Skriva faktura i Sverige: Guide, mallar, e-faktura & lagkrav

1. Inledning

Fakturor är viktiga. De hör till varje verksamhet. Det gäller för företag, egenföretagare, hantverkare och även för privatpersoner. En korrekt faktura hjälper dig att få betalt i tid. Den förhindrar fel och problem med Skatteverket.

I dag finns olika typer av fakturor. Tidigare skickades framför allt pappers- eller PDF-fakturor. Nu blir e-fakturor allt viktigare. För e-fakturor finns fastställda standarder som Peppol. Dessa regler gäller särskilt för transaktioner med myndigheter och offentlig sektor.

I den här guiden lär du dig enkelt hur du skapar fakturor i Sverige. Här hittar du:

• alla viktiga obligatoriska uppgifter
• skillnaderna mellan vanliga fakturor, fakturor med momsundantag och privatfakturor
• en kort översikt över e-faktura och Peppol
• kostnadsfria mallar som Word- eller PDF-fil
• tips om program, verktyg och online-generatorer
• viktig juridisk information som arkiveringskrav, momsregler, betalningspåminnelser och inkasso

Den här guiden visar dig steg för steg hur du skapar fakturor snabbt, enkelt och korrekt.

2. Vad är en faktura? Grunderna

En faktura är ett skriftligt dokument. Det visar vilken tjänst eller vara du har sålt. Företag, egenföretagare och även privatpersoner kan skriva en faktura. En faktura är en betalningsuppmaning, ett bevis på utfört arbete och ett viktigt dokument för bokföringen och Skatteverket.

För att en faktura ska vara giltig behöver den vissa obligatoriska uppgifter. Vi förklarar dessa längre fram.

2.1 Varför behöver man en faktura?

En faktura fyller flera funktioner:

• Den visar inkomster och utgifter.
• Den är viktig för bokföringen och skatten.
• Den kräver betalning och anger betalningsvillkoren.
• Den bevisar att en tjänst eller leverans har utförts.

2.2 Exkl. moms, inkl. moms och skatter – enkelt förklarat

Många undrar: vad är skillnaden mellan exklusive och inklusive moms?

• Exkl. moms = priset utan mervärdesskatt
• Inkl. moms = priset inklusive mervärdesskatt

💡 Exempel: En tjänst kostar 1 000 kr exkl. moms. Med 25 % moms blir det totalt 1 250 kr inkl. moms.

I Sverige är standardmomssatsen 25 %. Reducerade satser om 12 % (t.ex. livsmedel och hotell) och 6 % (t.ex. böcker, dagstidningar och persontransport) gäller för vissa varor och tjänster. Dessa skillnader är viktiga, särskilt om du tillämpar momsundantag enligt ML 23 kap.

2.3 Vem får utfärda en faktura?

Alla som har utfört en tjänst eller levererat en vara kan utfärda en faktura. Det gäller:

• Aktiebolag och handelsbolag
• Enskilda firmor och egenföretagare
• Frilansare och konsulter
• Hantverkare och andra yrkesutövare
• Privatpersoner vid enstaka försäljningar

Beroende på vem som utfärdar fakturan kan kraven på obligatoriska uppgifter variera.

2.4 Klassiska fakturor vs. e-faktura

Tidigare användes nästan uteslutande pappers- eller PDF-fakturor. I dag blir e-fakturor allt vanligare. De består av ett strukturerat digitalt dataformat som kan behandlas automatiskt, till exempel via Peppol.

⚡ Viktigt: En vanlig PDF är inte en officiell e-faktura enligt gällande regler. Mer om det i avsnitt 5.

3. Skriva en faktura – enkelt förklarat

Att skriva en faktura är enklare än du tror. Du behöver bara de viktigaste uppgifterna. Då är allt korrekt och begripligt. Den här anvisningen visar dig steg för steg hur du skapar en faktura rätt.

3.1 Vad varje faktura måste innehålla

Varje faktura behöver följande uppgifter (enligt Mervärdesskattelagen, ML):

• Vem utfärdar fakturan? Namn och adress.
• Vem tar emot fakturan? Namn och adress.
  ✨ Tips: Vid B2B-transaktioner inom EU anges ofta även köparens momsregistreringsnummer.
• Säljarens momsregistreringsnummer (om momsregistrerad).
• Fakturadatum.
• Fakturanummer, unikt och löpande (t.ex. 2025-INV-001).
• Datum för leverans eller utförande av tjänst.
• Vad har levererats eller utförts? Beskriv kort.
• Belopp exkl. moms (pris utan mervärdesskatt).
• Momssats (t.ex. 25 %, 12 % eller 6 %).
• Momsbelopp.
• Totalbelopp inkl. moms.
• Betalningsvillkor (t.ex. betalningsfrist, bankgiro/IBAN eller OCR-nummer).
• Om flera momssatser förekommer: Beloppen ska redovisas separat per skattesats.
• F-skatt: Om du är egenföretagare ska det framgå att du innehar F-skatt (t.ex. "Innehar F-skatt"). Annars kan köparen bli skyldig att göra skatteavdrag.
• Om registrerat i Bolagsverket: Organisationsnummer och bolagsform (t.ex. AB, HB).

✨ Tips: Kontrollera allt en gång till. Saknas något kan fakturan avvisas.

3.1.1 Förenklat faktureringsunderlag (belopp under 4 000 kr inkl. moms)

För fakturor under 4 000 kr inklusive moms gäller förenklade krav. Det räcker med:

• Säljarens namn och adress
• Fakturadatum
• Beskrivning av varor eller tjänster
• Totalbelopp inkl. moms
• Momssats eller hänvisning till undantag från moms

✨ Tips: Praktiskt för kvitton, mindre uppdrag eller snabba försäljningar.

3.2 Skillnader beroende på vem som utfärdar fakturan

3.2.1 Företag / Enskild firma

• Visa alltid exkl. moms, momsbelopp och inkl. moms separat.
• Fullständig företagsadress.
• Organisationsnummer (10 siffror, format: XXXXXX-XXXX).
• Momsregistreringsnummer (SE + 12 siffror), om momsregistrerad.
• F-skatteuppgift, om egenföretagare.

3.2.2 Privatpersoner

• Ingen moms ska tas ut.
• Anges lämpligen: "Privatförsäljning – ingen moms debiteras".
• Lämpligt för enstaka försäljningar eller tillfälliga privata tjänster.
• För många privata försäljningar räcker ofta ett kvitto eller enkelt underlag om köparen bara behöver ett betalningsbevis.

⚡ Viktigt: Bedriver du regelbunden verksamhet eller vill göra vinst måste du vanligtvis registrera en enskild firma och uppfylla skattemässiga skyldigheter. En "privatfaktura" räcker inte längre.

3.2.3 Företag med momsundantag (ML 23 kap.)

• Pris exkl. moms = slutpris.
• Ange: "Momsfri omsättning enligt ML 23 kap." på fakturan.
• Ingen separat momsrad.
• Alla andra obligatoriska uppgifter gäller som vanligt.

3.3 Beskriv tjänsten eller varan tydligt

Skriv exakt vad du har utfört eller levererat. Kunden förstår direkt vad betalningen avser. Det underlättar också bokföringen och eventuella kontroller från Skatteverket.

• "Webbdesign: Startsida skapad, leverans 2025-03-12"
• "Hantverksarbete: 12 takpannor utbytta 2025-02-08"
• "Rådgivning: 3 timmars coaching 2025-02-20"
• "5 × sommardäck, märke XY, leverans 2025-03-15"

✨ Tips: Ange alltid datum, antal och typ av tjänst eller vara.

3.4 Undvik vanliga fel

• Saknat fakturanummer
• Fel momssats
• Ingen beskrivning av tjänsten eller varan
• Glömt ange momsundantag (om tillämpligt)
• Saknat leveransdatum
• Fel belopp exkl. eller inkl. moms
• Saknat organisationsnummer
• Glömt F-skatteuppgift
• Flera momssatser ej redovisade separat

✨ Tips: Gå alltid igenom fakturan noggrant innan du skickar den.

3.5 Korrigera en faktura

Fel på fakturor kan hända. Det viktiga är att rätta dem korrekt så att både kunden och Skatteverket kan följa vad som ändrats.

Så gör du rätt:

• Utfärda en kreditfaktura: Den ursprungliga fakturan krediteras officiellt. Hänvisa alltid till det ursprungliga fakturanumret.
• Skapa en ny, korrekt faktura: Använd ett nytt, löpande fakturanummer. Märk den tydligt som rättelse, t.ex. "Rättelse av faktura 2025-004".

✨ Tips: Varje rättelse ska vara tydligt synlig så att kunden och Skatteverket direkt förstår vad som ändrats. Den gamla fakturan får inte bara skrivas över.

4. Momsundantag för mindre företag (ML 23 kap.)

Är du nyföretagare, frilansare eller egenföretagare med liten omsättning? Då kan momsundantaget för mindre företag vara intressant.

Kortfattat:

• Du behöver inte ta ut moms av dina kunder.
• Du får inte redovisa moms på fakturan.

Det förenklar faktureringen och bokföringen.

4.1 Vem kan använda momsundantaget?

Du kan tillämpa momsundantaget om:

• din momspliktiga omsättning under föregående beskattningsår understeg 120 000 kr
• din beräknade omsättning innevarande år understiger 120 000 kr

Fördelar: Fakturor utan moms, enklare bokföring, prisvärt gentemot privatkunder

Nackdelar: Ingen avdragsrätt för ingående moms, kan vara opraktiskt vid tillväxt

Viktiga noter för fakturor med momsundantag:

• Även om du inte tar ut moms måste du ange alla andra obligatoriska uppgifter på fakturan: fakturanummer, fakturadatum, leveransdatum, beskrivning, belopp, betalningsvillkor m.m.
• På fakturan ska det stå: "Momsfri omsättning enligt ML 23 kap."
• Varning: Överstiger du omsättningsgränsen upphör undantaget och du måste registrera dig för moms hos Skatteverket och börja debitera moms på dina fakturor.
• Håll koll på din omsättning och kontrollera regelbundet att du inte överskrider gränsen.

✨ Tips: Undantaget är fördelaktigt om du framför allt har privatkunder, men håll noga koll på gränserna och skyldigheterna.

4.2 Vad ska en faktura med momsundantag innehålla?

Nästan allt som en vanlig faktura. Den viktigaste skillnaden:

• Ingen moms
• Du måste hänvisa till ML 23 kap., t.ex.:

"Momsfri omsättning enligt ML 23 kap."

Alternativt:

• "Undantag från moms – ML 23 kap."
• "Ingen moms enligt Mervärdesskattelagen 23 kap."

⚠️ Obs: Moms får aldrig anges på fakturan. Anges moms av misstag måste den redovisas och betalas till Skatteverket.

4.3 Exempelfaktura

• Tjänst: Rådgivning 2025-02-10, 2 timmar
• Pris: 2 × 600 kr = 1 200 kr (slutpris, utan moms)
• Not: "Momsfri omsättning enligt ML 23 kap."
• Betalningstid: 14 dagar

4.4 Vanliga fel

1. Moms angiven av misstag
2. Ingen hänvisning till ML 23 kap.
3. Mall med momsrader använts
4. Inget löpande fakturanummer
5. Undantaget tillämpats trots att omsättningsgränsen överskridits

✨ Tips: Kontrollera alltid fakturanumret och hänvisningen till ML 23 kap.

4.5 När passar momsundantaget?

Passar bra för:

• Privatkunder
• Sidoverksamhet
• Kreativa yrken, coaching, onlinetjänster
• Mindre hantverksuppdrag

Passar sämre för:

• Företagskunder med avdragsrätt för ingående moms
• Stora investeringar (ingen avdragsrätt)
• Snabbt växande verksamheter

✨ Kom ihåg: Har du liten omsättning och många privatkunder är momsundantaget oftast det enklaste valet.

5. E-faktura och Peppol

Bokföringen blir allt mer digital. Sverige var tidigt ute med e-fakturor, och kraven har ökat successivt – särskilt för fakturor till offentlig sektor (B2G) och i ökande grad även för företag (B2B).

Huruvida en enkel PDF räcker beror på om mottagaren kräver en strukturerad e-faktura. Då måste fakturan skickas eller tas emot i ett maskinläsbart format – till exempel via Peppol-nätverket.

I det här avsnittet lär du dig:

• Vad en e-faktura egentligen är
• Vem som måste använda den
• Vilka format som finns
• Hur du skapar och arkiverar den korrekt

5.1 Vad är en e-faktura?

En e-faktura är inte bara en PDF. Den innehåller strukturerad data (t.ex. XML) som automatiskt kan läsas och behandlas av programvara.

Så känner du igen en riktig e-faktura:

• Den innehåller strukturerad XML-data
• Den kan behandlas automatiskt
• Den uppfyller den europeiska standarden EN 16931
• Den kan importeras direkt i bokföringsprogram

Dessa format är inte e-fakturor:

• PDF-filer utan inbäddad XML-data
• Inskannade dokument
• Word- eller Excel-filer
• Pappersfakturor

5.2 Vem måste använda e-faktura?

Kravet på e-faktura har byggts ut stegvis i Sverige (rättslig grund: EU-direktiv 2014/55/EU samt SFTI-standarder):

• Sedan 2019: Fakturor till statliga myndigheter och kommuner (B2G) måste skickas som strukturerade e-fakturor via Peppol eller motsvarande godkänd kanal.
• Sedan 2020: Alla offentliga upphandlande myndigheter är skyldiga att ta emot e-fakturor enligt EU-standarden EN 16931.
• B2B: Det finns i dagsläget inget generellt lagkrav för e-faktura mellan privata företag i Sverige, men allt fler företag och upphandlingsavtal kräver Peppol-fakturor. Håll koll på eventuella framtida lagkrav.

Not för egenföretagare och enskilda firmor: Fakturerar du offentlig sektor måste du kunna skicka e-fakturor via Peppol. Fakturor till privatkunder (B2C) kan fortsatt skickas som PDF. Kontrollera alltid vad din kund kräver.

5.3 Peppol – den svenska standarden

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) är det dominerande nätverket för e-faktura i Sverige och Norden. Det möjliggör säkert utbyte av strukturerade affärsdokument mellan organisationer.

• Strukturerad XML-fil (Peppol BIS 3.0)
• Skickas via Peppol-nätverket med en unik Peppol-adress (GLN eller organisationsnummer)
• Kan behandlas automatiskt i mottagarens system
• Obligatoriskt för fakturering till offentlig sektor i Sverige

Så skapar du en Peppol-faktura:

• Med specialiserad e-fakturaprogram
• Via din banks eller bokföringsprogrammets e-fakturatjänst
• Genom en Peppol-accesspunkt (t.ex. via Visma, Fortnox eller liknande leverantörer)

⚡ Viktigt: En vanlig PDF kan inte konverteras till en Peppol-faktura – data måste vara strukturerad från start och exporteras i rätt format.

5.4 SFTI och Svefaktura – bakgrund

Sverige har sedan länge ett nationellt samordningsorgan för e-handel inom offentlig sektor: SFTI (Single Face To Industry). Det äldre formatet Svefaktura har i stor utsträckning ersatts av Peppol BIS 3.0, men kan fortfarande förekomma hos äldre system.

• Svefaktura 2.0 är en nationell profil baserad på UBL 2.1
• Peppol BIS 3.0 är i dag den rekommenderade standarden
• Båda uppfyller EU-standarden EN 16931

5.5 Program och verktyg

• Bokföringsprogram med Peppol-export (t.ex. Fortnox, Visma, Bokio)
• Molnbaserade faktureringsprogram
• Banktjänster med inbyggd e-fakturahantering
• Online-verktyg för att skapa e-fakturor

5.6 Vilket format passar mig?

• Fakturor till myndigheter och kommuner: Peppol BIS 3.0
• B2B med moderna kunder: Peppol (allt vanligare)
• Privatkunder och småuppdrag: PDF räcker i regel, så länge ingen kund kräver e-faktura

Peppol-formatet uppfyller lagkraven och möjliggör snabb, automatisk behandling. Arkivera alltid e-fakturor i originalformatet (XML) för att uppfylla bokföringslagens krav.

📝 Obs: Det här är en översikt över e-faktura och Peppol. Krav och undantag beror på företagets storlek, omsättning, fakturatyp och arkivering. Informationen ersätter inte juridisk eller skattemässig rådgivning. Kontakta en expert vid specifika frågor.

6. Mallar & verktyg: Fakturor för företag och privatpersoner

Att skriva fakturor behöver inte vara komplicerat. Med rätt mall eller lämpligt onlineverktyg sparar du tid, energi och undviker fel. Oavsett om du föredrar Word, Excel eller PDF – här hittar du praktiska mallar och tjänster du kan använda direkt.

6.1 Online- och PDF-mallar

• Canva: Hundratals gratis fakturamallar, anpassningsbara (logotyp, färger, layout) och exporterbara som PDF. Till Canvas mallsida
• Adobe Express: Professionella fakturamallar med enkel anpassning och PDF-nedladdning. Till Adobe Express mallsida

6.2 Mallar för Word & Excel

• Word (Online): Flexibelt, perfekt för individuell anpassning och varumärkesstil. Till Word-mallar
• Excel (Online): Idealiskt för fakturor med flera rader, moms eller automatiska beräkningar. Till Excel-mallar

6.3 Vilken mall passar mig?

Det beror på vad du behöver. Här är en enkel vägledning:

Snabbt och enkelt

Om du vill skapa en färdig, professionell faktura direkt utan programvara:

• Använd Canva eller Adobe Express.
• Mallarna är färdiga – du fyller bara i dina uppgifter.
• Idealiskt för enstaka fakturor eller sällan använd fakturering.

Flexibilitet och återkommande anpassningar

• Word-mallar (Word Online) är optimala.
• Du kan anpassa layout, färger, typsnitt och logotyp individuellt.
• Bra om du regelbundet fakturerar olika kunder.

Automatiska beräkningar / komplexa fakturor

• Excel-mallar (Excel Online) hjälper vid flera poster, olika momssatser eller rabatter.
• Summor och formler beräknas automatiskt.
• Perfekt för mindre företag eller frilansare med mer komplexa fakturor.

Varumärkesprofil och PDF-export

• Canva passar om du vill använda din logotyp, färger och typsnitt konsekvent.
• Exportera fakturan direkt som utskriftsklar PDF.
• Alternativt: exportera från Word eller Excel som PDF.

6.4 Tips och råd vid användning

För att fakturorna ska vara korrekta och professionella, tänk på följande:

Kontrollera obligatoriska uppgifter

• Fakturanummer
• Utfärdandedatum
• Ditt namn/företag och adress, samt kundens
• Beskrivning av tjänsten eller varan
• Belopp (exkl. moms, moms, inkl. moms)
• Hänvisning till momsundantag (om tillämpligt)
• F-skatteuppgift (om tillämpligt)

Anpassa mallar

• Fyll i alla fält korrekt (kunduppgifter, belopp, beskrivning).
• Vid återkommande fakturor: spara en egen grundmall och ändra bara de individuella uppgifterna.

PDF-export och arkivering

• Spara färdiga fakturor som PDF eller PDF/A.
• Då förblir de oföränderliga och revisionsklara.

7. Skapa fakturor automatiskt: Program & tjänster

Att skriva fakturor manuellt tar tid och är felbenäget. Med rätt program går det mycket enklare, snabbare och ofta till och med kostnadsfritt. Då kan du:

• Skapa fakturor på sekunder
• Undvika fel
• Förbereda data automatiskt för bokföringen
• Skicka e-fakturor via Peppol

Det finns lämpliga lösningar för enskilda firmor, frilansare och mindre företag.

7.1 Kostnadsfria program

Perfekt om du bara ibland fakturerar eller precis har startat.

Vad de kan:

• Använda färdiga mallar
• Spara kunduppgifter
• Tilldela fakturanummer automatiskt
• Spara fakturor som PDF

Fördelar:

• Inga kostnader
• Enkla att använda
• Idealiska för enstaka uppdrag eller sidoinkomst

Begränsningar:

• Mindre automatisering
• E-faktura (Peppol) oftast inte möjlig
• Begränsade funktioner

7.2 Professionell programvara

Fakturerar du mycket eller regelbundet är det värt att investera i en professionell lösning.

Med dem kan du:

• Skapa återkommande fakturor automatiskt
• Hantera offerter och uppdrag
• Skicka påminnelser automatiskt
• Integrera bokföringen
• Skicka e-fakturor direkt via Peppol
• Registrera projekt och arbetstid
• Sköta allt via mobilen

Fördelar: Sparar tid, minskar fel och all data lagras centralt.

Populära svenska alternativ inkluderar Fortnox, Visma eEkonomi, Bokio och Frilans Finans.

7.3 Hantverkarprogram

Hantverkare behöver ofta specialfunktioner. Programmen kan:

• Registrera material och tjänsteposter
• Dokumentera mätningar och kontroller
• Importera AMA-filer
• Anpassa texter individuellt
• Hantera underhållsavtal
• Skapa fakturor automatiskt

Fördelar: Rutinarbete går snabbare, kalkylering och dokumentation förenklas.

🔍 Sökord: hantverkarprogram Sverige, faktureringsprogram hantverkare

7.4 Online-fakturageneratorer

För enstaka fakturor är online-generatorer idealiska.

• Skapa PDF direkt i webbläsaren
• Använd mallar för företag med eller utan moms
• Spara kunduppgifter delvis

Idealiskt för:

• Enstaka uppdrag
• Privatpersoner
• Smala sidouppdrag

För många fakturor eller större verksamheter är professionell programvara bättre.

🔍 Sökord: skapa faktura online, faktura gratis, faktura som PDF

7.5 Fördelar med automatiserad fakturering

• Spara tid: Mindre manuellt arbete
• Undvika fel: Belopp och moms beräknas automatiskt
• Lagkorrekt: Obligatoriska uppgifter ifyllda korrekt
• Bli betald snabbare: Digitala fakturor når kunden direkt
• Överblick: Fakturor sparade centralt
• E-faktura-redo: Uppfyller lagkraven

Slutsats: Automatiserad fakturering förenklar vardagen. Oavsett om du väljer en gratis generator, professionell programvara eller ett hantverkarprogram – det finns rätt lösning för alla. Så sparar du tid, undviker fel och har alltid koll på dina fakturor.

8. Betalning, påminnelse & inkasso

Att skriva en faktura är bara början. För att verkligen få betalt i tid är tydliga betalningsvillkor, vänliga påminnelser och ett genomtänkt inkassoförfarande avgörande. Här lär du dig enkelt hur det fungerar.

8.1 Betalningstider: När ska kunden betala?

Vanliga betalningstider är:

• 10 dagar
• 30 dagar
• Omgående
• 7 dagar (vid små belopp eller privatkunder)

⚡ Viktigt: Anges ingen betalningstid på fakturan gäller i Sverige som huvudregel 30 dagar från fakturadatum (enligt lagen om betalningsvillkor i kommersiella avtal, SFS 2013:275). Vid B2C-transaktioner gäller konsumentlagstiftningens regler.

Exempel på formuleringar på fakturor:

• "Betalning inom 30 dagar från fakturadatum."
• "Betalas omgående."
• "Förfallodatum: [datum]"

🔍 Sökord: faktura betalning, faktura betalningsfrist Sverige

8.2 Kontrollera betalningsinkomsten

Håll alltid koll:

• Kontrollera fakturanummer och belopp
• Bokför betalningen
• Notera delbetalningar
• Uppmärksamma försenade betalningar och skicka en påminnelse om det behövs

✨ Tips: Digital bokföringsprogramvara kan automatisera många av dessa steg.

8.3 Skriva en betalningspåminnelse

Är en faktura förfallen börjar du vänligt. En påminnelse är inte ett krav, utan en artig uppmaning.

• Ange fakturanummer och datum
• Ange det obetalda beloppet
• Sätt en ny betalningsfrist
• Formulera dig artigt och vänligt

💡 Exempel:

"Vi vill vänligen påminna om betalning av vår faktura nr 2025-014 från den 2 mars 2025. Vänligen betala det utestående beloppet inom 7 dagar."

🔍 Sökord: betalningspåminnelse mall Sverige

8.4 Skriva ett inkassokrav

Uteblir betalningen följer ett krav. Det ska vara tydligt, sakligt och välstrukturerat.

Upplägg för ett krav:

• Rubrik: "Betalningskrav" eller "Inkassokrav"
• Fakturanummer, datum och belopp
• Hänvisning till eventuell tidigare påminnelse
• Ange ny betalningsfrist
• Avisera påminnelseavgift eller dröjsmålsränta

💡 Exempel:

"Vi har tyvärr inte mottagit betalning för faktura nr 2025-014. Vänligen betala det utestående beloppet inom 7 dagar. Vid utebliven betalning förbehåller vi oss rätten att debitera dröjsmålsränta och överlämna ärendet till inkasso."

🔍 Sökord: skriva inkassokrav, mall inkasso, betalningskrav Sverige

8.5 Dröjsmålsränta

• Kommersiella avtal (B2B): Riksbankens referensränta + 8 procentenheter (enligt räntelagen, SFS 1975:635)
• Konsumentavtal (B2C): Riksbankens referensränta + 8 procentenheter, men avtalsvillkor kan begränsa detta

Dessutom är en påminnelseavgift på upp till 60 kr per påminnelse tillåten vid konsumentavtal (inkassolagen). Vid B2B gäller avtalad eller skälig avgift.

8.6 Inkassoförfarande steg för steg

1. Betalningspåminnelse – vänlig, informativ
2. Betalningskrav – tydlig uppmaning
3. Inkassokrav – sista frist, eventuell avisering av inkasso
4. Kronofogden / rättsliga åtgärder – endast vid behov

✨ Tips: Många bokföringsprogram hanterar påminnelser och krav automatiskt – så missar du inga frister.

Slutsats: Med tydliga villkor, välformulerade påminnelser och professionellt inkasso får du betalt i tid, slipper stress och undviker konflikter.

9. Bokföring & arkivering

Fakturor, avtal och bokföringsunderlag är mer än pappersarbete – de skyddar dig mot problem med Skatteverket. Arkiverar du dem korrekt har du alltid allt tillgängligt och är på den säkra sidan.

I det här avsnittet lär du dig:

• Vilka dokument du måste bevara
• Hur länge arkiveringsskyldigheten gäller
• Vad som gäller för digital arkivering
• Vilka obligatoriska uppgifter som måste finnas på fakturor

9.1 Arkiveringstider

7 år

• Alla fakturor du skickar eller tar emot
• Bokföringsverifikationer
• E-fakturor (Peppol) – spara alltid i originalformat (XML)
• Alla digitala affärshandlingar med skattemässig betydelse

Fristen börjar löpa vid utgången av det räkenskapsår då affärshändelsen inträffade (Bokföringslagen, BFL 1999:1078, 7 kap.).
💡 Exempel: Faktura utfärdad 2025-03-12 → bevara till och med 2032-12-31

Övriga affärshandlingar

• Avtal, offerter och affärsbrev: 7 år
• E-post med affärsmässigt innehåll: 7 år (om de utgör bokföringsunderlag)

Kontoutdrag

• Företag: 7 år
• Privatpersoner: frivilligt, praktiskt t.ex. för garantier eller försäkringsärenden

9.2 Papper eller digitalt – båda tillåtet

Dokument får bevaras på papper eller digitalt. Viktigt är att de uppfyller bokföringslagens krav:

• Läsbart: Alltid begripligt för dig och Skatteverket.
• Oförändrat: En utfärdad faktura får inte redigeras. Rättelser görs enbart via kreditfaktura och ny korrekt faktura.
• Spårbart: Alla ändringar ska dokumenteras. Digitala arkiveringssystem och tydliga rutiner rekommenderas.
• Alltid tillgängligt: Direkt åtkomligt, även år senare.

✨ Praktiska tips:

• Spara PDF-fakturor oförändrade.
• E-fakturor (Peppol/XML) arkiveras i originalformat.
• Skannade pappersdokument är tillåtna om kvaliteten är tillräcklig och de lagras på ett betryggande sätt.
• Digitala arkiveringssystem bör logga ändringar, spara tidsstämplar och kontrollera åtkomst.
• Upprätta rutiner för hur fakturor skapas, lagras och arkiveras – det underlättar vid revision.

Rättslig grund: Bokföringslagen (BFL 1999:1078) gäller för alla bokföringspliktiga – oavsett om handlingarna är på papper eller i digitalt format. De ska bevaras oförändrade, spårbara och alltid tillgängliga.

9.3 Obligatoriska uppgifter på varje faktura

• Säljarens namn och adress
• Köparens namn och adress
• Säljarens momsregistreringsnummer (om momsregistrerad)
• Organisationsnummer
• Utfärdandedatum
• Unikt fakturanummer (löpande, inget dubbletter)
• Datum för leverans eller utförande av tjänst
• Beskrivning av tjänst eller vara
• Belopp exkl. moms, momsbelopp och totalbelopp inkl. moms
• Momssats per varugrupp
• Hänvisning till undantag från moms, om tillämpligt (ML 23 kap.)
• F-skatteuppgift, om egenföretagare

9.4 Särskilt om momsundantag (ML 23 kap.)

• Ingen moms ska redovisas
• Obligatorisk not: "Momsfri omsättning enligt ML 23 kap."
• Alla andra obligatoriska uppgifter kvarstår (fakturanummer, datum, beskrivning m.m.)

9.5 Korrigera fakturor

• Utfärda en kreditfaktura: Den ursprungliga fakturan krediteras officiellt. Hänvisa alltid till det ursprungliga fakturanumret.
• Skapa en ny, korrekt faktura: Använd ett nytt, löpande fakturanummer. Märk den tydligt som rättelse, t.ex. "Rättelse av faktura 2025-004".

✨ Tips: Varje rättelse ska vara tydligt synlig så att kunden och Skatteverket omedelbart förstår vad som ändrats. Den gamla fakturan får inte bara skrivas över. Vid digitalt arkiverade fakturor ska både original och rättelse bevaras på ett revisionsklart sätt.

9.6 Påminnelser och krav

Påminnelser och krav ingår i bokföringen – de ska bevaras i 7 år. De dokumenterar obetalda fordringar och hjälper dig att styrka dina anspråk.

✨ Tips: Med program kan du registrera och skicka påminnelser automatiskt och i tid.

10. Sammanfattning – Enkel fakturering

Att skriva fakturor behöver inte vara komplicerat. Med några enkla regler, bra mallar och rätt programvara håller du koll, sparar tid och slipper stress.

De viktigaste punkterna i korthet:

• Alla obligatoriska uppgifter: Ditt namn, adress, kunduppgifter, unikt fakturanummer, vad som levererats eller utförts, belopp och momssats – eller vid momsundantag en hänvisning till ML 23 kap.
• Momsundantag: Ingen moms anges, hänvisa till ML 23 kap. på fakturan.
• F-skatt: Ange att du innehar F-skatt om du är egenföretagare – annars kan köparen bli skyldig att göra skatteavdrag.
• Digitala fakturor: E-fakturor via Peppol gör digital behandling enklare och säkerställer att allt är lagkorrekt – obligatoriskt vid fakturering till offentlig sektor.
• Mallar och verktyg hjälper: Word, PDF eller online-verktyg sparar tid och ger ett professionellt intryck.
• Tydliga frister och inkasso: Ge kunden tydliga betalningsvillkor, skicka påminnelser vänligt och krav sakligt. Så kommer pengarna snabbare.
• Arkiveringsskyldighet: Bokföringsunderlag 7 år enligt Bokföringslagen – arkivera överskådligt.
• Program och automatisering: Faktureringsprogram tar hand om återkommande uppgifter, kontrollerar belopp och nummer och stöder e-faktura via Peppol.

📌 Kom ihåg: Med dessa tips blir fakturering stressfri, snabb och professionell – men de ersätter inte personlig rådgivning från revisor eller skatterådgivare.

11. Ansvarsfriskrivning – Viktig information

Den här artikeln är enbart avsedd för information.

• Den utgör inte juridisk, skattemässig eller bokföringsmässig rådgivning.
• För konkreta frågor eller oklarheter, kontakta kvalificerade experter (t.ex. auktoriserad redovisningskonsult eller skatterådgivare).

✨ Tips: Skriv ut de viktigaste punkterna som en liten checklista eller förbered en mall. Då blir faktureringen ännu enklare och snabbare.