Factuur maken in Nederland: Handleiding, sjablonen, e-factuur & wettelijke vereisten

1. Inleiding

Facturen zijn belangrijk. Ze horen bij elk bedrijf. Dat geldt voor ondernemingen, ZZP'ers, freelancers en zelfs particulieren. Een goede factuur helpt je om op tijd betaald te worden. Het voorkomt fouten en problemen met de Belastingdienst.

Tegenwoordig zijn er verschillende soorten facturen. Vroeger waren er vooral papieren of PDF-facturen. Nu worden e-facturen steeds belangrijker. Voor e-facturen gelden vaste regels zoals PEPPOL en UBL. Deze regels gelden vooral voor ondernemingen en overheidsinstanties.

In deze handleiding leer je op een eenvoudige manier hoe je facturen in Nederland opstelt. Je vindt hier:

• alle verplichte vermeldingen
• de verschillen tussen gewone facturen, KOR-facturen en particuliere facturen
• een kort overzicht van e-facturen, PEPPOL en UBL
• gratis sjablonen als Word- of PDF-bestand
• tips over software, tools en online generatoren
• belangrijke juridische informatie zoals bewaarplicht, KOR, aanmaningen en betalingsherinneringen

Deze handleiding laat je stap voor stap zien hoe je facturen snel, eenvoudig en correct opstelt.

2. Wat is een factuur? Basisinformatie

Een factuur is een schriftelijk document. Het toont welke dienst of welk product je hebt geleverd. Bedrijven, ZZP'ers, kleine ondernemers en zelfs particulieren kunnen een factuur sturen. Een factuur is een betalingsverzoek, een bewijs van levering en een belangrijk document voor de Belastingdienst.

Om geldig te zijn, moet een factuur bepaalde verplichte vermeldingen bevatten. Deze leggen we later meer gedetailleerd uit.

2.1 Waarvoor heb je een factuur nodig?

Een factuur heeft meerdere functies:

• Het toont inkomsten en uitgaven.
• Het is belangrijk voor de boekhouding en de belastingaangifte.
• Het vraagt om betaling en vermeldt de betalingstermijn.
• Het bewijst dat een dienst of levering heeft plaatsgevonden.

2.2 Netto, bruto en belastingen – eenvoudig uitgelegd

Velen vragen zich af: wat is het verschil tussen netto en bruto?

• Netto = prijs zonder BTW
• Bruto = prijs met BTW

💡 Voorbeeld: Een dienst kost € 100 netto. Met 21% BTW bedraagt de prijs € 121 bruto.

Deze verschillen zijn belangrijk. Met name voor kleine ondernemers onder de KOR (kleineondernemersregeling) gelden bijzondere regels.

2.3 Wie mag een factuur opstellen?

Iedereen die een dienst of product heeft geleverd mag een factuur sturen. Dat zijn onder andere:

• Ondernemingen
• Freelancers en ZZP'ers
• Kleine ondernemers (KOR)
• Aannemers en andere zelfstandigen
• Particulieren, bijvoorbeeld bij incidentele verkopen

Afhankelijk van het type afzender kunnen sommige verplichte vermeldingen verschillen.

2.4 Klassieke facturen vs. e-factuur

Vroeger waren er bijna uitsluitend papieren of PDF-facturen. Nu worden er steeds meer e-facturen gebruikt. Ze bestaan uit een digitaal gegevensbestand dat automatisch kan worden verwerkt, zoals PEPPOL of UBL.

⚡ Belangrijk: Een eenvoudige PDF is geen officiële e-factuur volgens de huidige regels. Meer hierover volgt in sectie 5.

3. Een factuur maken – heel eenvoudig

Een factuur opstellen is eenvoudiger dan je denkt. Je hebt alleen de belangrijkste gegevens nodig. Dan is alles correct en begrijpelijk. Deze handleiding laat je stap voor stap zien hoe je een factuur correct opstelt.

3.1 Wat moet er op elke factuur staan?

Elke factuur heeft de volgende gegevens nodig:

• Wie stelt de factuur op? Naam en adres.
• Wie ontvangt de factuur? Naam en adres.
  ✨ Tip: Bij B2B binnen de EU ook het BTW-nummer van de ontvanger.
• BTW-identificatienummer of fiscaal nummer van de afzender.
• KVK-nummer (indien ingeschreven bij de Kamer van Koophandel).
• Datum van de factuur.
• Factuurnummer, uniek en oplopend (bijv. 2025-FAC-001).
• Datum van levering of dienstverlening.
• Wat is geleverd of gedaan? Kort omschrijven.
• Nettobedrag (prijs zonder BTW).
• BTW-tarief (bijv. 21% of 9%).
• BTW-bedrag.
• Brutototaalbedrag (prijs inclusief BTW).
• Betalingsvoorwaarden (bijv. betalingstermijn, IBAN of betaallink).
• Als er meerdere BTW-tarieven van toepassing zijn: bedragen duidelijk gescheiden vermelden.
• Als ingeschreven in het handelsregister: rechtsvorm, KVK-nummer en vestigingsplaats.

✨ Tip: Controleer alles nog een keer. Ontbreekt er iets, dan kan de factuur worden geweigerd.

3.1.1 Vereenvoudigde facturen (tot € 100)

Voor facturen tot € 100 inclusief BTW gelden vereenvoudigde regels. De volgende gegevens volstaan:

• Naam en adres van de afzender
• Factuurdatum
• Omschrijving van de dienst of levering
• Totaalbedrag (bruto)
• BTW-tarief of verwijzing naar BTW-vrijstelling (bijv. KOR)

✨ Tip: Ideaal voor kleine opdrachten, snelle verkopen of kassabonnen.

3.2 Verschillen per afzender

3.2.1 Onderneming / bedrijf

• Vermeld altijd netto, BTW en bruto.
• Volledig bedrijfsadres.
• KVK-inschrijving indien van toepassing.
• BTW moet duidelijk worden vermeld.

3.2.2 Particulieren

• Geen BTW.
• Vermelding: "Particuliere verkoop – geen BTW verschuldigd".
• Geschikt voor incidentele verkopen of incidentele particuliere diensten.
• Voor veel particuliere verkopen volstaat een kwitantie of een eenvoudige bon als de koper alleen een betaalbewijs nodig heeft.

⚡ Belangrijk: Als je regelmatig facturen stuurt of daarmee winst wil maken, moet je meestal een onderneming inschrijven bij de KVK en fiscale verplichtingen nakomen. Een "particuliere factuur" is dan niet meer voldoende.

3.2.3 Kleine ondernemers (KOR)

• Nettoprijs = eindprijs.
• Vermelding: "Op grond van de kleineondernemersregeling (artikel 25 Wet OB 1968) wordt geen BTW in rekening gebracht".
• Geen aparte BTW-vermelding.
• Alle andere verplichte vermeldingen zoals bij normale facturen.

3.3 Zo omschrijf je de dienst correct

Schrijf precies wat je hebt gedaan. De klant begrijpt meteen waarvoor hij betaalt. Het helpt ook bij de boekhouding en de belastingaangifte.

• "Webdesign: startpagina gemaakt, opgeleverd op 12-03-2025"
• "Aannemer: 12 dakpannen vervangen op 08-02-2025"
• "Advies: 3 uur coaching op 20-02-2025"
• "5 × zomerbanden, merk XY, geleverd op 15-03-2025"

✨ Tip: Vermeld altijd datum, hoeveelheid en aard van de dienst of levering.

3.4 Veelgemaakte fouten vermijden

• Ontbrekend factuurnummer
• Onjuist BTW-tarief
• Geen omschrijving van de dienst
• KOR-vermelding vergeten
• Ontbrekende leverings- of dienstverleningsdatum
• Onjuist netto- of brutobedrag
• KVK-gegevens vergeten (indien van toepassing)
• BTW-tarieven niet duidelijk gescheiden vermeld

✨ Tip: Controleer de factuur altijd nogmaals voordat je hem verstuurt.

3.5 Facturen corrigeren

Fouten op facturen kunnen voorkomen. Het is belangrijk ze correct te corrigeren, zodat zowel de klant als de Belastingdienst kunnen zien wat er is gewijzigd.

Zo doe je het correct:

• Creditnota opstellen: De oorspronkelijke factuur wordt officieel gecorrigeerd. Verwijs altijd naar het oorspronkelijke factuurnummer.
• Nieuwe, correcte factuur opstellen: Gebruik een nieuw, oplopend factuurnummer. Markeer het duidelijk als correctie, bijv. "Correctie op factuur 2025-004".

✨ Tip: Elke correctie moet duidelijk zichtbaar zijn, zodat klant en Belastingdienst dit direct kunnen zien. De oude factuur mag niet zomaar worden overschreven.

4. Kleineondernemersregeling (KOR): Facturen zonder BTW

Ben je starter, freelancer of ZZP'er? Dan is de kleineondernemersregeling (KOR) interessant.

Kortgezegd:

• Je hoeft geen BTW te berekenen.
• Je mag geen BTW op de factuur vermelden.

Dat maakt facturen eenvoudiger en de boekhouding minder arbeidsintensief.

4.1 Wie valt onder de KOR?

Je komt in aanmerking voor de KOR als:

• je jaaromzet (inclusief BTW) niet meer bedraagt dan € 20.000
• je in Nederland bent gevestigd
• je je hebt aangemeld bij de Belastingdienst

Voordelen: Facturen zonder BTW, eenvoudigere boekhouding, geen periodieke BTW-aangiften, klantvriendelijk voor particulieren

Nadelen: Geen recht op aftrek van voorbelasting, bij groeiende omzet mogelijk onpraktisch

Belangrijke aandachtspunten voor KOR-facturen:

• Ook als je geen BTW vermeldt, moet je alle andere verplichte gegevens op de factuur zetten: factuurnummer, factuurdatum, leveringsdatum, omschrijving van de dienst, bedragen, betalingsvoorwaarden etc.
• Op de factuur moet staan: "Op grond van de kleineondernemersregeling (artikel 25 Wet OB 1968) wordt geen BTW in rekening gebracht".
• Waarschuwing: Wanneer je de omzetdrempel van € 20.000 overschrijdt, val je niet meer onder de KOR en moet je vanaf dat moment facturen met BTW sturen.
• Houd je omzet bij en controleer regelmatig of je de drempel nadert.

✨ Tip: De regeling is met name voordelig als je voornamelijk particuliere klanten hebt, maar let goed op de grenzen en verplichtingen.

4.2 Wat hoort er op een KOR-factuur?

Bijna hetzelfde als bij een normale factuur. Het belangrijkste verschil:

• Geen BTW
• Je moet een verwijzing naar de KOR opnemen, bijv.:

"Op grond van de kleineondernemersregeling (artikel 25 Wet OB 1968) wordt geen BTW in rekening gebracht."

Alternatief:

• "BTW-vrijgesteld op basis van de kleineondernemersregeling (KOR)"
• "Geen BTW verschuldigd – KOR (artikel 25 Wet OB 1968)"

⚠️ Let op: BTW mag nooit worden vermeld. Als dat per ongeluk toch gebeurt, moet het worden afgedragen aan de Belastingdienst.

4.3 Voorbeeldfactuur

• Dienst: Advies op 10-02-2025, 2 uur
• Prijs: 2 × € 60 = € 120 (eindprijs, zonder BTW)
• Vermelding: "Op grond van de KOR (artikel 25 Wet OB 1968) wordt geen BTW in rekening gebracht."
• Betalingstermijn: 14 dagen

4.4 Veelgemaakte fouten

1. BTW per ongeluk toch vermeld
2. Geen verwijzing naar de KOR
3. Sjabloon met BTW-velden gebruikt
4. Geen oplopend factuurnummer
5. Regeling toegepast terwijl de omzetdrempel al is overschreden

✨ Tip: Controleer altijd het factuurnummer en de KOR-vermelding.

4.5 Wanneer is de KOR voordelig?

Goed geschikt voor:

• Particuliere klanten
• Nevenactiviteiten
• Creatieve beroepen, coaching, online diensten
• Kleine klussen

Minder geschikt voor:

• Zakelijke klanten met recht op BTW-aftrek
• Hoge investeringen (geen recht op vooraftrek)
• Sterk groeiende ondernemingen

✨ Geheugensteuntje: Als je kleine omzetten hebt en veel particuliere klanten, is de KOR meestal de eenvoudigste keuze.

5. E-factuur, PEPPOL & UBL

De boekhouding wordt steeds digitaler. In Nederland – en in heel Europa – zijn er regels voor elektronische facturen (e-facturen). Vooral voor facturen aan overheidsinstanties (B2G) en in toenemende mate ook voor zakelijke transacties (B2B).

Of een eenvoudige PDF volstaat, hangt ervan af of de ontvanger een gestructureerde e-factuur vereist. In dat geval moet de factuur worden verzonden of ontvangen in een machineleesbaar formaat – zoals PEPPOL of UBL.

In dit gedeelte leer je:

• Wat een e-factuur precies is
• Wie het moet gebruiken
• Welke formaten er zijn
• Hoe je een e-factuur maakt en correct archiveert

5.1 Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is niet zomaar een PDF. Het bevat gestructureerde gegevens (zoals XML), die automatisch kunnen worden gelezen en verwerkt door software.

Zo herken je een echte e-factuur:

• Het bevat gestructureerde XML-gegevens
• Het kan automatisch worden verwerkt
• Het voldoet aan de Europese norm EN 16931
• Het kan direct worden geïmporteerd in boekhoudssoftware

Dit zijn geen e-facturen:

• PDF's zonder ingebedde XML-gegevens
• Gescande documenten
• Word- of Excel-bestanden
• Papieren facturen

5.2 Wie moet e-facturen gebruiken?

De verplichting voor e-facturen wordt stap voor stap ingevoerd:

• Sinds april 2019: Nederlandse overheidsinstanties moeten e-facturen kunnen ontvangen conform de EU-richtlijn 2014/55/EU.
• B2G (zakelijk naar overheid): Wie factureert aan de overheid moet dit via het PEPPOL-netwerk of een erkend formaat doen.
• Vanaf 2026–2028: De EU werkt via het ViDA-pakket (VAT in the Digital Age) aan verplichte e-facturering voor alle B2B-transacties. Controleer de actuele stand van zaken bij de Belastingdienst.
• Voor particulieren (B2C): PDF-facturen zijn voorlopig nog toegestaan.

Let op voor KOR-ondernemers: Controleer regelmatig of er nieuwe verplichtingen gelden voor kleine ondernemers, ook als je onder de KOR valt.

5.3 PEPPOL – het standaardnetwerk

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk voor het uitwisselen van elektronische bedrijfsdocumenten, waaronder facturen. Het is het verplichte kanaal voor facturen aan de Nederlandse overheid.

• Gestandaardiseerde XML-structuur (UBL-formaat)
• Veilige en geautomatiseerde uitwisseling
• Verplicht voor B2G-facturen
• Breed ondersteund door boekhoudprogramma's

Zo maak je een PEPPOL-factuur:

• Via speciale e-factureersoftware
• Via online tools met PEPPOL-export
• Via boekhoudprogramma's zoals Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden

⚡ Belangrijk: Een PDF kan niet eenvoudig worden omgezet naar een PEPPOL-factuur – de gegevens moeten van meet af aan gestructureerd worden ingevoerd of geëxporteerd.

5.4 UBL – het hybride factuurformaat

UBL (Universal Business Language) is het standaard XML-formaat dat binnen PEPPOL wordt gebruikt. Mensen zien een leesbare factuur, terwijl software de XML-gegevens automatisch kan uitlezen.

• Eenvoudig te versturen
• Zeer gebruiksvriendelijk
• Compatibel met veel programma's
• Geschikt voor B2B en B2G

Archivering: De XML-structuur is het wettelijk relevante deel. Zorg dat je de originele bestanden altijd in het oorspronkelijke formaat bewaart.

5.5 Software en tools

• Factureersoftware met PEPPOL/UBL-export
• Cloudgebaseerde boekhoudprogramma's
• Online tools voor e-factuurcreatie

5.6 Welk formaat past bij mij?

• Overheid en grote bedrijven: PEPPOL/UBL
• B2B en moderne boekhouding: UBL via PEPPOL
• Particulieren en kleine opdrachten: PDF is doorgaans voldoende, zolang er geen verplichting tot e-facturering geldt of de ontvanger geen bijzondere eisen stelt.

Beide formaten voldoen aan de wettelijke vereisten en maken snelle, automatische verwerking mogelijk. Voor correcte archivering moet de XML-structuur altijd worden bewaard; de PDF dient alleen voor leesbaarheid.

📝 Opmerking: Dit is een overzicht van e-facturen, PEPPOL & UBL. Regels en uitzonderingen zijn afhankelijk van bedrijfsomvang, omzet, factuurtype en archivering. Deze informatie vervangt geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg bij specifieke vragen een professional.

6. Sjablonen & voorbeelden: Facturen voor ZZP'ers en particulieren

Facturen maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met het juiste sjabloon of de juiste online tool bespaar je tijd, moeite en fouten. Of het nu Word, Excel of PDF is – hier vind je praktische sjablonen en diensten die je direct kunt gebruiken.

6.1 Online- & PDF-sjablonen

• Canva: Honderden gratis factuursjablonen, individueel aanpasbaar (logo, kleuren, lay-out) en exporteerbaar als PDF. Naar de Canva-sjablonenpagina
• Adobe Express: Professionele factuursjablonen met eenvoudige aanpassing en PDF-download. Naar de Adobe Express-sjablonenpagina

6.2 Sjablonen voor Word & Excel

• Word (Online): Flexibel, ideaal voor individuele aanpassingen en huisstijl. Naar de Word-sjablonen
• Excel (Online): Ideaal voor facturen met meerdere posten, BTW of automatische berekeningen. Naar de Excel-sjablonen

6.3 Welk sjabloon past bij mij?

Dat hangt af van wat je nodig hebt. Hier een eenvoudige leidraad:

Snel en eenvoudig

Als je zonder software meteen een kant-en-klare, professioneel ogende factuur wilt maken:

• Gebruik Canva of Adobe Express.
• Sjablonen zijn al klaar; je hoeft alleen je gegevens in te vullen.
• Ideaal voor eenmalige facturen of incidenteel gebruik.

Flexibiliteit & terugkerende aanpassingen

• Word-sjablonen (Word Online) zijn optimaal.
• Je kunt lay-out, kleuren, lettertypen en logo individueel aanpassen.
• Handig als je regelmatig facturen voor verschillende klanten opstelt.

Automatische berekeningen / complexe facturen

• Excel-sjablonen (Excel Online) helpen bij meerdere posten, BTW of kortingen.
• Totalen en formules worden automatisch berekend.
• Perfect voor kleine bedrijven of freelancers met complexere afrekeningen.

Huisstijl & PDF-export

• Canva is geschikt als je je logo, kleuren en lettertype consistent wilt toepassen.
• Exporteer je factuur direct als drukklare PDF.
• Alternatief: exporteer vanuit Word of Excel als PDF.

6.4 Tips & aandachtspunten voor gebruik

Zorg dat je facturen correct en professioneel blijven door op het volgende te letten:

Verplichte vermeldingen controleren

• Factuurnummer
• Uitgiftedatum
• Naam en adres van jou en de klant
• Omschrijving van de dienst of levering
• Bedragen (netto, BTW, bruto)
• Verwijzing naar BTW of KOR (indien van toepassing)

Sjablonen aanpassen

• Vul alle velden correct in (klantgegevens, bedragen, omschrijving van de dienst).
• Bij terugkerende facturen: sla een eigen basissjabloon op en wijzig alleen de individuele gegevens.

PDF-export & archivering

• Sla voltooide facturen op als PDF of PDF/A.
• Zo blijven ze onveranderbaar en controleerbaar.

7. Facturen automatisch maken: Software & tools

Facturen handmatig opstellen kost tijd en is foutgevoelig. Met de juiste software gaat dat veel eenvoudiger, sneller en vaak zelfs gratis. Zo kun je:

• Facturen in seconden maken
• Fouten voorkomen
• Gegevens automatisch voor de boekhouding voorbereiden
• E-facturen via PEPPOL versturen

Er zijn passende oplossingen voor eenmanszaken, freelancers, ZZP'ers en kleine bedrijven.

7.1 Gratis programma's

Ideaal als je slechts af en toe facturen stuurt of net begint.

Wat ze kunnen:

• Kant-en-klare sjablonen gebruiken
• Klantgegevens opslaan
• Factuurnummer automatisch toewijzen
• Facturen opslaan als PDF

Voordelen:

• Geen kosten
• Eenvoudig te gebruiken
• Ideaal voor incidentele opdrachten of bijbaantjes

Beperkingen:

• Minder automatisering
• E-facturen (PEPPOL/UBL) meestal niet mogelijk
• Beperkte functionaliteit

7.2 Professionele software

Als je veel facturen stuurt of regelmatig afrekent, loont een professionele oplossing.

Hiermee kun je:

• Terugkerende facturen automatisch aanmaken
• Offertes en opdrachten beheren
• Aanmaningen automatisch versturen
• Boekhouding integreren
• E-facturen direct versturen via PEPPOL
• Projecten en werktijden bijhouden
• Alles mobiel via een app regelen

Voordelen: Bespaart tijd, vermindert fouten en alle gegevens zijn centraal opgeslagen.

Populaire Nederlandse opties: Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online, Snelstart, Twinfield

7.3 Software voor aannemers en vakmensen

Aannemers en vakmensen hebben vaak specifieke functies nodig. De software kan:

• Materiaal- en dienstposities vastleggen
• Opmaatstaten documenteren
• Teksten individueel aanpassen
• Onderhoudscontracten beheren
• Facturen automatisch aanmaken

Voordelen: Routinewerkzaamheden verlopen sneller, berekening en documentatie worden eenvoudiger.

🔍 Zoekterm: aannemerssoftware, factureersoftware vakman

7.4 Online factuur-generatoren

Voor individuele facturen zijn online generatoren ideaal.

• PDF direct in de browser maken
• Sjablonen voor KOR-ondernemers of particulieren gebruiken
• Klantgegevens gedeeltelijk opslaan

Ideaal voor:

• Incidentele opdrachten
• Particulieren
• Kleine bijbaantjes

Voor veel facturen of grotere ondernemingen is professionele software beter.

🔍 Zoekterm: factuur maken, factuur aanmaken gratis, factuur als pdf maken

7.5 Voordelen van geautomatiseerde facturen

• Tijd besparen: minder handmatig werk
• Fouten voorkomen: bedragen en BTW automatisch berekend
• Rechtsgeldig: verplichte vermeldingen correct toegevoegd
• Sneller betaald worden: digitale facturen bereiken klanten direct
• Alles overzichtelijk: facturen centraal opgeslagen
• E-factuur-klaar: voldoet aan wettelijke vereisten

Conclusie: Geautomatiseerde facturen maken het leven eenvoudiger. Of het nu een gratis generator, professionele software of een vakmansoplossing is – voor iedereen is er een passende oplossing. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en heb je alle facturen altijd onder controle.

8. Betaling, aanmaning & termijnen

Een factuur opstellen is slechts het begin. Om daadwerkelijk op tijd betaald te worden, zijn duidelijke betalingstermijnen, vriendelijke herinneringen en een doordacht aanmaningsproces cruciaal. Hier leer je op een eenvoudige manier hoe dat werkt.

8.1 Betalingstermijnen: Wanneer moet de klant betalen?

Gangbare termijnen zijn:

• 14 dagen
• 30 dagen
• Direct (zonder korting)
• 7 dagen (bij kleine bedragen of particuliere klanten)

⚡ Belangrijk: Staat er geen termijn op de factuur, dan treedt de klant bij B2B-transacties van rechtswege in verzuim na 30 dagen na ontvangst van de factuur (conform de Wet betalingstermijnen zakelijke transacties). Bij particuliere klanten moet dit uitdrukkelijk worden vermeld.

Voorbeelden van formuleringen op facturen:

• "Betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum."
• "Direct betaalbaar zonder korting."
• "Bij niet-tijdige betaling treedt verzuim in na 30 dagen."

🔍 Zoekterm: factuur betaling, factuur betalen termijn

8.2 Betalingsontvangst controleren

Houd altijd het overzicht:

• Controleer factuurnummer en bedrag
• Verwerk de betaling in je boekhouding
• Noteer deelbetalingen
• Let op te late betalingen en stuur indien nodig een herinnering

✨ Tip: Digitale boekhoudprogramma's kunnen veel van deze stappen automatisch uitvoeren.

8.3 Betalingsherinnering schrijven

Als een factuur te laat is, begin je vriendelijk. Een herinnering is geen aanmaning, maar een zachte hint.

• Factuurnummer en datum vermelden
• Openstaand bedrag opgeven
• Nieuwe betalingstermijn stellen
• Vriendelijk en beleefd formuleren

💡 Voorbeeld:

"Wij willen u vriendelijk herinneren aan de betaling van onze factuur nr. 2025-014 van 2 maart 2025. Gelieve het openstaande bedrag binnen 7 dagen over te maken."

🔍 Zoekterm: betalingsherinnering sjabloon

8.4 Aanmaning schrijven

Blijft de betaling uit, dan volgt de aanmaning. Deze moet duidelijk, zakelijk en goed gestructureerd zijn.

Opbouw van een aanmaning:

• Onderwerp: "1e aanmaning" of "Betalingsverzoek"
• Factuurnummer, datum en bedrag
• Verwijzing naar eerdere herinnering (optioneel)
• Nieuwe betalingstermijn vermelden
• Aankondiging van aanmaningskosten of wettelijke rente

💡 Voorbeeld:

"Helaas hebben wij nog geen betaling ontvangen voor factuur nr. 2025-014. Verzoek het openstaande bedrag binnen 7 dagen te voldoen. Na het verstrijken van deze termijn behouden wij ons het recht voor wettelijke rente en aanmaningskosten in rekening te brengen."

🔍 Zoekterm: aanmaning schrijven, tekst aanmaning, sjabloon aanmaning

8.5 Wettelijke rente

• Particuliere klanten (B2C): Wettelijke rente (jaarlijks vastgesteld door de overheid)
• Zakelijke klanten (B2B): Wettelijke handelsrente (hoger tarief, jaarlijks vastgesteld)

Daarnaast zijn gebruikelijke buitengerechtelijke incassokosten (conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten) toegestaan.

8.6 Aanmaningsproces stap voor stap

1. Betalingsherinnering – vriendelijk, informatief
2. 1e aanmaning – duidelijk betalingsverzoek
3. 2e aanmaning – laatste termijn, evt. met aanmaningskosten
4. Incasso / juridische stappen – alleen als laatste redmiddel

✨ Tip: Veel boekhoudprogramma's regelen herinneringen en aanmaningen automatisch – zo mis je geen termijnen.

Conclusie: Met duidelijke termijnen, goed geformuleerde herinneringen en professioneel aanmaningsbeheer krijg je je geld op tijd, bespaar je moeite en voorkom je conflicten.

9. Bewaartermijnen & wettelijke vereisten

Facturen, contracten en boekhoudkundige bescheiden zijn meer dan papierwerk – ze beschermen je bij problemen met de Belastingdienst. Als je ze correct bewaart, heb je alles altijd bij de hand en sta je aan de juiste kant.

In dit gedeelte leer je:

• Welke documenten je moet bewaren
• Hoe lang de bewaarplicht geldt
• Waarop het aankomt bij digitale archivering
• Welke verplichte vermeldingen op facturen moeten staan

9.1 Bewaartermijnen

7 jaar

• Alle facturen die je verstuurt of ontvangt
• Boekingsbewijzen
• E-facturen (PEPPOL/UBL) – altijd in het originele XML-formaat opslaan
• Alle digitale fiscaal relevante bescheiden

De termijn begint aan het einde van het boekjaar waarin de factuur is opgesteld.
💡 Voorbeeld: Factuur van 12-03-2025 → bewaren tot 31-12-2032

Zakelijke correspondentie

• Zakelijke brieven, offertes, betalingsverzoeken: 7 jaar
• E-mails met zakelijk relevante inhoud: 7 jaar

Bankafschriften

• Ondernemers: 7 jaar
• Particulieren: vrijwillig, praktisch bijv. voor garanties of verzekeringszaken

9.2 Papier of digitaal – beide toegestaan

Documenten mogen op papier of digitaal worden bewaard. Belangrijk is dat ze voldoen aan de fiscale bewaarplicht (AWR – Algemene wet inzake rijksbelastingen):

• Leesbaar: Te allen tijde begrijpelijk voor jou en de Belastingdienst.
• Ongewijzigd: Eenmaal opgestelde facturen mogen niet meer worden bewerkt. Correcties verlopen uitsluitend via een creditnota en een nieuwe, correcte factuur.
• Traceerbaar: Elke wijziging moet worden gedocumenteerd. Een digitaal archiefsysteem is hiervoor geschikt.
• Te allen tijde beschikbaar: Direct opvraagbaar, ook jaren later.

✨ Praktische tips:

• PDF's ongewijzigd opslaan.
• E-facturen in het originele formaat archiveren: XML bij PEPPOL/UBL.
• Scans van papieren documenten zijn toegestaan, mits de kwaliteit hoog genoeg is en ze fiscaal correct worden opgeslagen.
• Digitale archiefsystemen moeten wijzigingen vastleggen, tijdstempels opslaan en toegang controleren.
• Houd bij hoe facturen worden aangemaakt, opgeslagen en gearchiveerd, zodat alles controleerbaar is.

Wettelijk kader: De bewaarplicht is vastgelegd in de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Deze geldt voor alle documenten – of het nu papier of digitaal is. Ze vereist dat bescheiden ongewijzigd, traceerbaar en te allen tijde beschikbaar blijven.

9.3 Verplichte vermeldingen op elke factuur

• Naam en adres van de afzender
• Naam en adres van de ontvanger
• BTW-identificatienummer of fiscaal nummer
• KVK-nummer (indien van toepassing)
• Datum van uitgifte
• Uniek factuurnummer (geen duplicaten, formaat vrij te kiezen)
• Datum van levering of dienstverlening
• Omschrijving van de dienst of levering
• Netto-, BTW- en brutobedrag
• BTW-tarief
• Verwijzing naar BTW-vrijstelling indien van toepassing (KOR, artikel 25 Wet OB 1968)

9.4 Bijzonderheden voor KOR-ondernemers (artikel 25 Wet OB 1968)

• Geen BTW vermelden
• Verplichte vermelding: "Op grond van de KOR (artikel 25 Wet OB 1968) wordt geen BTW in rekening gebracht"
• Alle andere verplichte vermeldingen blijven vereist (factuurnummer, datum, omschrijving etc.)

9.5 Facturen corrigeren

• Creditnota opstellen: De oorspronkelijke factuur wordt officieel gecorrigeerd. Verwijs altijd naar het oorspronkelijke factuurnummer.
• Nieuwe, correcte factuur opstellen: Gebruik een nieuw, oplopend factuurnummer. Markeer het duidelijk als correctie, bijv. "Correctie op factuur 2025-004".

✨ Tip: Elke correctie moet duidelijk zichtbaar zijn, zodat klant en Belastingdienst dit direct kunnen zien. De oude factuur mag niet zomaar worden overschreven. Bij digitaal gearchiveerde facturen moeten zowel het origineel als de correctie controleerbaar worden opgeslagen.

9.6 Aanmaningen en betalingsherinneringen

Ook aanmaningen horen bij de boekhouding – ze moeten 7 jaar worden bewaard. Ze documenteren openstaande betalingen en helpen bij het aantonen van vorderingen.

✨ Tip: Met software kun je aanmaningen automatisch vastleggen en op tijd versturen.

10. Conclusie – Facturen maken gemakkelijk gemaakt

Facturen maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een paar eenvoudige regels, goede sjablonen en de juiste software behoud je het overzicht, bespaar je tijd en voorkom je stress.

De belangrijkste punten op een rij:

• Alle verplichte vermeldingen erop: Jouw naam, adres, klantgegevens, uniek factuurnummer, wat is geleverd of gedaan, de bedragen en het BTW-tarief – of bij KOR-ondernemers de verwijzing naar artikel 25 Wet OB 1968.
• KOR-ondernemers: Geen BTW vermelden, verwijzing naar KOR (artikel 25 Wet OB 1968) opnemen.
• Digitale facturen gebruiken: E-facturen zoals PEPPOL/UBL maken digitale verwerking eenvoudiger en zorgen ervoor dat alles wettelijk correct blijft.
• Sjablonen & voorbeelden helpen: Word, PDF of online tools besparen tijd en zorgen voor een professionele lay-out.
• Duidelijke termijnen & aanmaningsproces: Geef je klanten duidelijke betalingstermijnen, stuur herinneringen vriendelijk en aanmaningen zakelijk. Zo komt het geld sneller binnen.
• Bewaarplicht in acht nemen: Fiscale bescheiden 7 jaar bewaren – bij voorkeur overzichtelijk gearchiveerd.
• Software & automatisering: Factureerprogramma's nemen terugkerende taken over, controleren bedragen en nummers en ondersteunen e-facturen.

📌 Onthoud: Met deze tips maak je facturen stressvrij, snel en professioneel – maar ze vervangen geen persoonlijk advies van een belastingadviseur of boekhoudkundige expert.

11. Disclaimer – Belangrijke opmerking

Dit artikel dient uitsluitend ter informatie.

• Het is geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies.
• Voor specifieke vragen of onzekerheden raden wij aan contact op te nemen met gekwalificeerde professionals (bijv. een belastingadviseur).

✨ Tip: Druk de belangrijkste punten af als kleine checklist of bewaar een sjabloon bij de hand. Zo wordt facturen maken nog eenvoudiger en sneller.