Cómo hacer una factura en España: guía completa, modelos y requisitos legales

1. Introducción

Las facturas son esenciales. Forman parte de cualquier actividad económica. Esto vale para empresas, autónomos, profesionales y también para particulares en determinadas situaciones. Una buena factura te ayuda a cobrar puntualmente, evita errores y problemas con la Agencia Tributaria.

Hoy existen distintos tipos de facturas. Antes predominaba el papel o el PDF. Ahora la factura electrónica cobra cada vez más importancia. Para las facturas electrónicas existen normas concretas como Facturae y los requisitos de la Ley Crea y Crece. Estas normas son especialmente relevantes para empresas y administraciones públicas.

En esta guía aprenderás de forma sencilla cómo emitir facturas en España. Aquí encontrarás:

• todos los datos obligatorios
• las diferencias entre facturas ordinarias, simplificadas y facturas de autónomos
• un resumen sobre la factura electrónica, Facturae y la Ley Crea y Crece
• plantillas gratuitas en Word o PDF
• consejos sobre software, herramientas y generadores en línea
• información legal importante: conservación de documentos, retención de IRPF, reclamaciones e intereses de demora

Esta guía te muestra paso a paso cómo emitir facturas de forma rápida, sencilla y con plena validez legal.

2. ¿Qué es una factura? Conceptos básicos

Una factura es un documento escrito que acredita la entrega de un bien o la prestación de un servicio. Empresas, autónomos, profesionales e incluso particulares pueden emitir una factura. Es a la vez una solicitud de pago, un justificante de la operación y un documento imprescindible para la Agencia Tributaria.

Para que una factura sea válida, debe incluir determinados datos obligatorios. Los explicamos más adelante con detalle.

2.1 ¿Para qué sirve una factura?

Una factura cumple varias funciones:

• Refleja los ingresos y gastos de la actividad.
• Es fundamental para la contabilidad y las obligaciones fiscales.
• Solicita el pago y establece el plazo para realizarlo.
• Acredita que se ha producido una entrega de bienes o una prestación de servicios.

2.2 Base imponible, IVA e importe total – explicado de forma sencilla

Muchos se preguntan: ¿cuál es la diferencia entre precio sin IVA y precio con IVA?

• Base imponible = precio sin IVA
• Total (precio con IVA) = precio con IVA incluido

💡 Ejemplo: Un servicio cuesta 100 € (base imponible). Con un IVA del 21 %, el precio total es 121 €.

Estas diferencias son importantes. Sobre todo para autónomos y empresas en distintos regímenes fiscales.

2.3 ¿Quién puede emitir una factura?

Cualquier persona puede emitir una factura cuando ha realizado una prestación o entrega. Esto incluye:

• Empresas
• Autónomos y profesionales liberales
• Pequeños negocios y comercios
• Particulares, por ejemplo en ventas esporádicas

Según el tipo de emisor, algunos datos obligatorios pueden variar.

2.4 Factura ordinaria vs. factura electrónica

Hasta hace poco predominaban las facturas en papel o PDF. Cada vez tienen más peso las facturas electrónicas. Están compuestas por datos estructurados que pueden procesarse automáticamente, como el formato Facturae (XML).

⚡ Importante: un simple PDF no es una factura electrónica oficial según la normativa vigente. Ampliamos esto en el apartado 5.

3. Cómo emitir una factura – paso a paso

Emitir una factura es más sencillo de lo que parece. Solo necesitas incluir los datos esenciales para que sea correcta y comprensible. Esta guía te muestra paso a paso cómo hacerlo bien.

3.1 Qué debe incluir toda factura

Según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), toda factura ordinaria debe contener:

• ¿Quién emite la factura? Nombre o razón social y dirección completa.
• NIF del emisor (DNI/NIE para autónomos, NIF para empresas).
• ¿A quién va dirigida? Nombre o razón social y dirección del destinatario.
  ✨ Consejo: En operaciones B2B es conveniente indicar también el NIF del receptor, especialmente si el cliente necesita deducirse el IVA o si se trata de operaciones intracomunitarias.
• Número y serie de la factura, de forma correlativa y sin saltos (p. ej. 2025-F-001).
• Fecha de expedición de la factura.
• Fecha de realización de la operación, si es distinta a la de expedición.
• Descripción de los bienes entregados o servicios prestados.
• Base imponible (precio sin IVA).
• Tipo impositivo de IVA aplicado (p. ej. 21 %, 10 % o 4 %).
• Cuota de IVA (importe del IVA).
• Importe total (precio con IVA incluido).
• Condiciones de pago (plazo, datos bancarios o enlace de pago).
• Si hay distintos tipos de IVA: desglosar claramente cada tipo y su cuota.
• Si el emisor está inscrito en el Registro Mercantil: forma jurídica y número de inscripción.

✨ Consejo: Repasa todos los datos antes de enviar. Una factura incompleta puede ser rechazada o no permitir la deducción del IVA.

3.1.1 Facturas simplificadas (hasta 400 €)

Para operaciones cuyo importe no supere los 400 € IVA incluido (o hasta 3.000 € en determinados sectores como hostelería, comercio minorista o transporte de personas), se pueden emitir facturas simplificadas con menos requisitos. Basta con incluir:

• Número y serie
• Fecha de expedición
• NIF y nombre o razón social del emisor
• Descripción de los bienes o servicios
• Importe total (con IVA incluido) y el tipo aplicado, o la indicación "IVA incluido"

✨ Consejo: Ideal para pequeñas ventas, tickets de caja o encargos puntuales.

3.2 Diferencias según el tipo de emisor

3.2.1 Empresa / Sociedad mercantil

• Indica siempre base imponible, tipo de IVA y cuota.
• Datos completos del domicilio social.
• Número de inscripción en el Registro Mercantil si corresponde.
• El IVA debe aparecer claramente desglosado.

3.2.2 Particulares

• En general no están obligados a repercutir IVA en ventas esporádicas de bienes de segunda mano o activos personales.
• Para ventas a otros particulares puede bastar con un recibo o documento acreditativo del pago.
• Adecuado para ventas puntuales o prestaciones de servicios ocasionales no habituales.

⚡ Importante: Si realizas ventas o servicios de forma habitual con ánimo de lucro, es probable que debas darte de alta como autónomo y cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes. Una simple "factura de particular" no es suficiente en esos casos.

3.2.3 Autónomos y profesionales

• Deben incluir IVA salvo que la actividad esté exenta (educación, sanidad, servicios financieros, etc.).
• Las actividades profesionales facturadas a empresas o a otros autónomos generalmente llevan retención de IRPF.
• El resto de datos obligatorios son los mismos que en cualquier factura ordinaria.

Ampliamos todo lo relativo a autónomos, IVA e IRPF en el apartado 4.

3.3 Cómo describir correctamente el servicio o producto

Escribe con precisión qué has hecho o entregado. El cliente entiende de inmediato por qué paga, y facilita la contabilidad y las comprobaciones fiscales.

• "Diseño web: creación de página de inicio, entrega 12/03/2025"
• "Reparación fontanería: sustitución de 3 tuberías, servicio realizado el 08/02/2025"
• "Consultoría: 3 horas de asesoramiento el 20/02/2025"
• "5 × neumáticos de verano marca XY, entrega 15/03/2025"

✨ Consejo: Indica siempre la fecha, la cantidad y el tipo de servicio o producto.

3.4 Errores frecuentes que debes evitar

• Número de factura ausente o no correlativo
• Tipo de IVA incorrecto
• Descripción de la operación insuficiente o vaga
• Olvidar la retención de IRPF en facturas de autónomos
• No indicar la fecha de realización de la operación
• Errores en la base imponible o en el importe total
• No indicar los datos del Registro Mercantil cuando corresponde
• Mezclar distintos tipos de IVA sin desgranarlos por separado

✨ Consejo: Revisa siempre la factura detenidamente antes de enviarla.

3.5 Corrección de facturas

Los errores en las facturas pueden ocurrir. Lo importante es corregirlos correctamente para que tanto el cliente como la Agencia Tributaria puedan seguir el rastro de los cambios.

Cómo hacerlo bien:

• Emitir una factura rectificativa: La factura original queda anulada de forma oficial. Siempre debe hacerse referencia al número de la factura original.
• Crear una nueva factura correcta: Utiliza un número de factura nuevo y correlativo. Identifícala claramente como rectificación, p. ej. "Rectificación de la factura 2025-F-004".

✨ Consejo: Toda rectificación debe ser claramente visible para que el cliente y la Agencia Tributaria lo detecten de inmediato. La factura original no puede simplemente sobreescribirse.

4. Autónomos y profesionales: IVA, IRPF y regímenes especiales

¿Eres autónomo, freelance o profesional independiente? Entonces hay aspectos fiscales clave que debes conocer antes de emitir tus facturas.

4.1 IVA en facturas de autónomos

Como norma general, los autónomos deben repercutir IVA en sus facturas. Los tipos vigentes son:

• 21 % — tipo general (la mayoría de servicios y productos)
• 10 % — tipo reducido (hostelería, transporte, algunos alimentos, etc.)
• 4 % — tipo superreducido (alimentos básicos, libros, medicamentos, etc.)
• 0 % — actividades exentas (educación reglada, sanidad, servicios financieros, seguros, etc.)

La actividad que desarrolles (según el epígrafe del IAE) determina qué tipo de IVA debes aplicar.

4.2 Retención de IRPF: ¿cuándo y cuánto?

Muchos autónomos que prestan servicios profesionales a empresas u otros autónomos deben incluir una retención de IRPF en su factura. Esta retención la ingresa el cliente en nombre del autónomo en la Agencia Tributaria.

• Tipo general: 15 % de la base imponible
• Nuevos autónomos (primeros 3 años): 7 % de la base imponible

💡 Ejemplo de factura de un autónomo con más de 3 años de actividad:

• Servicio: asesoramiento, base imponible 1.000 €
• IVA 21 %: + 210 €
• Retención IRPF 15 %: − 150 €
• Total a pagar por el cliente: 1.060 €

El autónomo declara los 1.000 € como ingreso; el cliente abona 1.060 € e ingresa los 150 € de retención a Hacienda.

¿Cuándo NO aplica la retención de IRPF?

• Cuando el cliente es un particular (no empresa ni autónomo).
• En actividades comerciales o de venta de productos (no profesionales).
• En actividades agrícolas, ganaderas o forestales con tipos especiales.
• Cuando la factura va a otro país (exportaciones o intracomunitarias).

✨ Consejo: Comprueba siempre con tu asesor qué tipo de retención corresponde a tu actividad concreta.

4.3 Régimen simplificado y módulos

Algunos autónomos de determinados sectores (hostelería, transporte, agricultura…) pueden acogerse al régimen simplificado de IVA o a la estimación objetiva (módulos) en IRPF. En estos casos, el importe a ingresar se calcula por parámetros objetivos (metros del local, personal, etc.) en lugar de sobre la facturación real.

Ventajas: menor carga administrativa, pagos más previsibles.

Inconvenientes: menos flexible si el volumen real es bajo; no siempre resulta ventajoso.

✨ Consejo: Consulta con un gestor si el régimen de módulos es conveniente para tu actividad.

4.4 Recargo de equivalencia (comerciantes minoristas)

Si eres comerciante minorista que vende directamente a consumidores finales y no transformas los productos, debes aplicar el recargo de equivalencia. En este régimen no presentas declaraciones de IVA, pero tus proveedores te cargan un recargo adicional sobre el IVA.

• IVA 21 % + recargo 5,2 %
• IVA 10 % + recargo 1,4 %
• IVA 4 % + recargo 0,5 %

4.5 Facturas entre empresas y operaciones intracomunitarias

En operaciones entre empresas de distintos países de la UE (B2B intracomunitario):

• Se aplica la inversión del sujeto pasivo: el emisor no cobra IVA y el receptor lo declara en su propio país.
• Ambas partes deben figurar en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) y tener NIF-IVA.
• La factura debe incluir la mención "Operación exenta de IVA – art. 25 LIVA" o similar.

4.6 Errores frecuentes de autónomos

1. Olvidar incluir la retención de IRPF cuando corresponde
2. Aplicar el tipo de IVA incorrecto
3. No indicar el número correlativo de factura
4. Superar los límites de módulos sin cambiar de régimen
5. No disponer de NIF-IVA para operaciones intracomunitarias

✨ Consejo: Revisa siempre el número de factura y que el tipo de IVA y retención sean los correctos.

5. Factura electrónica, Facturae y Ley Crea y Crece

La contabilidad es cada vez más digital. Desde 2015, y de forma creciente a partir de 2025, España ha impulsado la factura electrónica. Especialmente para facturas con la Administración Pública (B2G) y, de manera progresiva, también entre empresas (B2B).

Si un cliente exige una factura electrónica estructurada, esta debe enviarse y recibirse en un formato legible por máquinas, como Facturae (XML).

En este apartado aprenderás:

• Qué es exactamente una factura electrónica
• Quién debe utilizarla y cuándo
• Qué formatos existen
• Cómo crearla y conservarla correctamente

5.1 ¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica no es simplemente un PDF. Contiene datos estructurados (en formato XML) que el software puede leer y procesar de forma automática.

Cómo reconocer una factura electrónica real:

• Contiene datos XML estructurados
• Puede procesarse automáticamente
• Cumple la norma europea EN 16931
• Puede importarse directamente en software de contabilidad

Estos formatos NO son facturas electrónicas:

• PDFs sin datos XML incrustados
• Documentos escaneados
• Archivos Word o Excel
• Facturas en papel

5.2 ¿Quién debe usar la factura electrónica?

La obligación se va implantando de forma progresiva:

• Desde 2015: Las facturas a la Administración General del Estado (B2G) deben enviarse electrónicamente a través del portal FACe.
• Ley Crea y Crece (Ley 18/2022): Obliga a la facturación electrónica B2B entre empresas y autónomos. La implantación es gradual en función de la facturación anual.
• Empresas con facturación > 8 millones €: obligación en el primer plazo tras la publicación del Reglamento de desarrollo.
• Resto de empresas y autónomos: en un segundo plazo, 24 meses tras dicha publicación.
• Sistema VERI*FACTU: mecanismo antifraude paralelo que exige registrar las facturas en tiempo real en la Agencia Tributaria para garantizar su integridad.

Nota para autónomos: También los autónomos deberán emitir facturas electrónicas para operaciones B2B una vez entre en vigor la obligación. Las facturas a particulares (B2C) podrán seguir siendo en PDF mientras no se amplíe la obligación. Consulta periódicamente los plazos actualizados, ya que el calendario puede variar.

5.3 Facturae – el formato estándar en España

Facturae es el formato XML estándar para la factura electrónica en España, especialmente exigido por las Administraciones Públicas. Puede procesarse de forma automatizada.

• Archivo XML estructurado
• No requiere un diseño visual elaborado
• Alta calidad de datos
• Formato obligatorio para B2G (facturas a la Administración)

Cómo crear una factura en formato Facturae:

• Con software específico de facturación electrónica
• A través de herramientas en línea con exportación Facturae
• Con programas de contabilidad como Holded, Contasimple o A3 Asesor

⚡ Importante: Un PDF no puede convertirse simplemente en Facturae — los datos deben capturarse o exportarse en formato estructurado desde el principio.

5.4 Formato híbrido: PDF + XML

Algunos programas permiten generar una factura en PDF que lleva incrustados los datos XML. Los humanos leen el PDF como siempre; el software puede extraer los datos automáticamente.

• Fácil de enviar
• Muy cómodo para el receptor
• Compatible con muchos programas
• Válido para B2B y B2G

Archivado: En el formato híbrido, la parte XML es el documento legalmente relevante. El PDF solo sirve para la lectura visual. Si se pierde el XML, el archivado no cumple los requisitos legales.

5.5 Software y herramientas

• Software de facturación con exportación a Facturae o formato híbrido
• Programas de contabilidad en la nube
• Herramientas en línea para crear facturas electrónicas

5.6 ¿Qué formato me conviene?

• Empresas / Administración Pública: Facturae (XML)
• B2B y contabilidad moderna: formato híbrido PDF + XML
• Particulares y pequeños encargos: el PDF es suficiente mientras no exista obligación de factura electrónica o el cliente no exija otro formato.

Ambos formatos cumplen los requisitos legales y permiten un procesamiento rápido y automatizado. Para el archivado conforme a la normativa, debe conservarse siempre la estructura XML; el PDF solo sirve como soporte visual.

📝 Nota: Este es un resumen sobre la factura electrónica y Facturae. Las normas y excepciones dependen del tamaño de la empresa, la facturación, el tipo de operación y el sistema de archivado. Esta información no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. En casos específicos, consulta con un profesional.

6. Plantillas y modelos: facturas para autónomos, empresas y particulares

Emitir facturas no tiene por qué ser complicado. Con la plantilla adecuada o la herramienta en línea correcta ahorras tiempo, esfuerzo y errores. Tanto en Word, Excel o PDF — aquí encontrarás plantillas prácticas y servicios que puedes usar directamente.

6.1 Plantillas en línea y PDF

• Canva: Cientos de plantillas de facturas disponibles gratuitamente, totalmente personalizables (logo, colores, diseño) y exportables como PDF. Ver plantillas de Canva
• Adobe Express: Plantillas de facturas profesionales con personalización sencilla y descarga en PDF. Ver plantillas de Adobe Express

6.2 Plantillas para Word y Excel

• Word (en línea): Flexible, ideal para personalizaciones individuales y adaptación a tu marca. Ir a plantillas Word
• Excel (en línea): Perfecto para facturas con varias líneas, impuestos o cálculos automáticos. Ir a plantillas Excel

6.3 ¿Qué plantilla me conviene?

Depende de lo que necesites. Aquí tienes una orientación sencilla:

Rápido y sin complicaciones

Si quieres crear una factura de aspecto profesional de inmediato, sin software especial:

• Usa Canva o Adobe Express.
• Las plantillas ya están listas; solo tienes que rellenar tus datos.
• Ideal para facturas puntuales o uso esporádico.

Flexibilidad y personalizaciones recurrentes

• Las plantillas de Word (Word Online) son la mejor opción.
• Puedes adaptar el diseño, colores, tipografías y logotipo a tu gusto.
• Adecuado si emites facturas periódicamente para distintos clientes.

Cálculos automáticos / facturas complejas

• Las plantillas de Excel (Excel Online) ayudan cuando hay varias líneas, distintos impuestos o descuentos.
• Los totales y las fórmulas se calculan automáticamente.
• Perfecto para pequeños negocios o autónomos con facturación más detallada.

Imagen de marca y exportación a PDF

• Canva es ideal si quieres usar tu logo, colores y tipografía de forma coherente.
• Exporta tu factura directamente como PDF listo para imprimir o enviar.
• Alternativa: exportar desde Word o Excel a PDF.

6.4 Consejos y recomendaciones de uso

Para que tus facturas sean correctas y profesionales, ten en cuenta estos puntos:

Comprueba los datos obligatorios

• Número y serie de factura
• Fecha de expedición
• Nombre y dirección del emisor y del receptor
• Descripción de los servicios o productos
• Importes (base imponible, IVA, total)
• Retención de IRPF si corresponde
• Indicación del régimen especial si aplica

Adapta las plantillas

• Rellena todos los campos correctamente (datos del cliente, importes, descripción).
• Para facturas recurrentes: guarda tu propia plantilla maestra y cambia solo los datos específicos de cada factura.

Exportación a PDF y archivado

• Guarda las facturas definitivas como PDF o PDF/A.
• Así quedan inalterables y son válidas a efectos legales.

7. Crear facturas automáticamente: software y herramientas

Crear facturas manualmente lleva tiempo y es propenso a errores. Con el software adecuado es mucho más sencillo, rápido y, en muchos casos, gratuito. Así puedes:

• Crear facturas en segundos
• Evitar errores
• Preparar los datos automáticamente para la contabilidad
• Enviar facturas electrónicas en formato Facturae

Existen soluciones adecuadas para autónomos, profesionales, pequeños negocios y empresas de todos los tamaños.

7.1 Programas gratuitos

Perfectos si facturas de vez en cuando o acabas de empezar.

Qué pueden hacer:

• Usar plantillas prediseñadas
• Guardar datos de clientes
• Asignar el número de factura automáticamente
• Guardar facturas en PDF

Ventajas:

• Sin coste
• Fáciles de usar
• Ideales para encargos puntuales o trabajos secundarios

Limitaciones:

• Menos automatización
• La factura electrónica (Facturae) generalmente no está disponible
• Funcionalidades limitadas

7.2 Software profesional

Si emites muchas facturas o tienes una actividad regular, merece la pena una solución profesional.

Con ella puedes:

• Crear facturas recurrentes automáticamente
• Gestionar presupuestos y pedidos
• Enviar recordatorios de pago automáticamente
• Integrar la contabilidad (p. ej. con tu asesor fiscal)
• Enviar facturas electrónicas directamente
• Registrar proyectos y horas de trabajo
• Gestionar todo desde el móvil con la app

Ventajas: Ahorra tiempo, reduce errores y todos los datos están centralizados.

🔍 Búsqueda sugerida: programa facturación autónomos, software gestión empresas España

7.3 Software para profesionales del sector

Los autónomos de sectores específicos (construcción, fontanería, hostelería…) a menudo necesitan funciones especiales. El software sectorial puede:

• Registrar materiales y partidas de mano de obra
• Documentar mediciones
• Gestionar contratos de mantenimiento
• Personalizar textos y condiciones
• Crear facturas automáticamente a partir de presupuestos

Ventajas: Las tareas rutinarias se agilizan; el cálculo y la documentación se simplifican.

🔍 Búsqueda sugerida: software obra, programa presupuestos reformas

7.4 Generadores de facturas en línea

Para facturas puntuales, los generadores en línea son ideales.

• Crear el PDF directamente en el navegador
• Usar plantillas para autónomos o particulares
• Guardar datos de clientes en algunos casos

Ideales para:

• Encargos puntuales
• Particulares
• Trabajos secundarios esporádicos

Para volúmenes altos o empresas grandes, el software profesional es mejor opción.

🔍 Búsqueda sugerida: hacer factura online gratis, crear factura PDF online, generador facturas autónomo

7.5 Ventajas de la facturación automatizada

• Ahorra tiempo: menos trabajo manual
• Evita errores: importes e impuestos calculados automáticamente
• Cumplimiento legal: datos obligatorios correctamente incluidos
• Cobras antes: las facturas digitales llegan al cliente de inmediato
• Control total: todas las facturas centralizadas
• Factura electrónica: cumple los requisitos legales vigentes

Conclusión: La facturación automatizada te simplifica la vida. Tanto si usas un generador gratuito, un software profesional o una solución sectorial — hay una opción adecuada para cada necesidad. Así ahorras tiempo, evitas errores y tienes todas tus facturas siempre bajo control.

8. Cobro, reclamación de impagos y plazos

Emitir una factura es solo el comienzo. Para cobrar puntualmente necesitas plazos de pago claros, recordatorios amables y un proceso de reclamación bien estructurado. Aquí te explicamos cómo funciona de forma sencilla.

8.1 Plazos de pago: ¿cuándo debe pagar el cliente?

Los plazos más habituales son:

• 30 días
• 15 días
• Al contado (pago inmediato)
• 60 días (máximo legal en operaciones B2B según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad)

⚡ Importante: Según la Ley 3/2004, si no se indica plazo en la factura, el cliente incurre en mora automáticamente 30 días después de la entrega o prestación del servicio. En operaciones entre empresas el plazo máximo acordado no puede superar los 60 días.

Ejemplos de redacciones en la factura:

• "Pago en 30 días desde la fecha de factura."
• "Pago inmediato a la recepción."
• "El impago a los 30 días de la entrega generará intereses de demora."

🔍 Búsqueda sugerida: plazo pago factura, condiciones pago autónomo

8.2 Comprobación del cobro

Mantén siempre el control:

• Comprueba número de factura e importe
• Registra el cobro en tu contabilidad
• Anota los pagos parciales
• Estate atento a los pagos tardíos y envía un recordatorio si es necesario

✨ Consejo: El software de contabilidad digital puede automatizar muchos de estos pasos.

8.3 Cómo redactar un recordatorio de pago

Si una factura está vencida, empieza de forma amable. Un recordatorio no es una reclamación formal, sino un aviso cordial.

• Indica el número de factura y la fecha
• Menciona el importe pendiente
• Establece un nuevo plazo de pago
• Usa un tono cordial y profesional

💡 Ejemplo:

"Le recordamos amablemente el pago de nuestra factura n.º 2025-F-014 de fecha 2 de marzo de 2025. Le rogamos que realice el pago del importe pendiente en un plazo de 7 días."

🔍 Búsqueda sugerida: modelo recordatorio pago factura, carta recordatorio pago

8.4 Cómo redactar una reclamación formal

Si el pago no llega, corresponde una reclamación. Debe ser clara, objetiva y bien estructurada.

Estructura de una carta de reclamación:

• Asunto: "Reclamación de pago" o "1.ª reclamación"
• Número de factura, fecha e importe
• Referencia al recordatorio previo (si lo hubo)
• Nuevo plazo de pago
• Mención a los intereses de demora que se aplicarán

💡 Ejemplo:

"No hemos recibido el pago de la factura n.º 2025-F-014. Le solicitamos que abone el importe pendiente en un plazo de 7 días. Transcurrido dicho plazo, nos reservamos el derecho a reclamar intereses de demora conforme a la Ley 3/2004."

🔍 Búsqueda sugerida: carta reclamación impago, modelo carta morosidad

8.5 Intereses de demora

Según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad:

• Operaciones B2B: tipo de interés de referencia del BCE + 10 puntos porcentuales
• Particulares (B2C): se aplica el interés legal del dinero fijado en los Presupuestos Generales del Estado

Además, es posible reclamar una compensación mínima por costes de cobro de 40 € por factura impagada en operaciones B2B.

8.6 Proceso de reclamación paso a paso

1. Recordatorio de pago – amable e informativo
2. 1.ª reclamación formal – solicitud clara de pago
3. 2.ª reclamación – último plazo, con mención de intereses
4. Recobro / vía judicial o extrajudicial – solo en casos extremos

✨ Consejo: Muchos programas de facturación envían recordatorios automáticamente para que no se te pase ningún plazo.

Conclusión: Con plazos claros, recordatorios bien redactados y un proceso de reclamación profesional cobras antes, evitas conflictos y ahorras energía.

9. Plazos de conservación y requisitos legales

Las facturas, contratos y documentos contables son algo más que papeleo — te protegen ante posibles inspecciones de la Agencia Tributaria. Si los conservas correctamente, tendrás todo a mano cuando lo necesites y estarás en regla.

En este apartado aprenderás:

• Qué documentos debes conservar
• Cuánto tiempo dura la obligación de conservación
• Cómo archivar correctamente en formato digital
• Qué datos obligatorios deben figurar en las facturas

9.1 Plazos de conservación

6 años (Código de Comercio)

• Libros contables y correspondencia comercial
• Facturas emitidas y recibidas
• Justificantes y documentos de soporte contable

4 años (obligación fiscal – plazo de prescripción)

• Documentos relevantes para la declaración de impuestos (IVA, IRPF, IS)
• Facturas electrónicas (Facturae) — conservar siempre en el formato original
• Cualquier documento digital con relevancia fiscal

En la práctica, se recomienda guardar todos los documentos fiscales durante al menos 6 años para cumplir tanto el Código de Comercio como la normativa fiscal.
💡 Ejemplo: Factura emitida el 12/03/2025 → conservar hasta al menos el 31/12/2031

Extractos bancarios

• Empresas y autónomos: mínimo 6 años
• Particulares: recomendable conservarlos para garantías o posibles reclamaciones

9.2 Papel o digital — ambas opciones son válidas

Los documentos pueden conservarse en papel o en formato digital, siempre que cumplan los requisitos legales:

• Legibles: comprensibles en todo momento para ti y para la Agencia Tributaria.
• Inalterables: las facturas ya emitidas no pueden modificarse. Las correcciones solo se realizan mediante factura rectificativa.
• Trazables: cualquier cambio debe estar documentado. Para ello, conviene usar un sistema de archivo digital con registro de modificaciones.
• Accesibles en todo momento: disponibles de forma inmediata, incluso años después.

✨ Consejos prácticos:

• Guarda los PDFs sin modificaciones.
• Archiva las facturas electrónicas en su formato original: XML en el caso de Facturae puro, o PDF + XML en el formato híbrido.
• Los escáneres de documentos en papel son válidos si la calidad es suficiente y se almacenan conforme a la normativa.
• Los sistemas de archivo digital deben registrar cambios, guardar marcas de tiempo y controlar accesos.
• Documenta el procedimiento: describe cómo se crean, almacenan y archivan las facturas para que todo sea verificable en caso de inspección.

9.3 Datos obligatorios en toda factura

• Nombre o razón social y domicilio del emisor
• Nombre o razón social y domicilio del receptor
• NIF del emisor (y del receptor en operaciones B2B)
• Fecha de expedición
• Número de factura único y correlativo (el formato es libre)
• Fecha de realización de la operación (si difiere de la fecha de expedición)
• Descripción de los bienes entregados o servicios prestados
• Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA
• Importe total (con IVA incluido)
• Retención de IRPF si corresponde (autónomos profesionales)
• Mención al régimen especial si aplica (p. ej. recargo de equivalencia, inversión del sujeto pasivo…)

9.4 Particularidades para autónomos en módulos u otros regímenes

• En el régimen simplificado o de módulos: indicarlo expresamente en la factura
• En el recargo de equivalencia: el proveedor es quien aplica el recargo; el comerciante no emite declaraciones de IVA
• Todos los demás datos obligatorios siguen siendo necesarios (número, fecha, descripción, etc.)

9.5 Corrección de facturas

• Emitir factura rectificativa: La factura original queda anulada oficialmente. Siempre debe indicarse el número de la factura original.
• Crear una nueva factura correcta: Usa un número correlativo nuevo. Identifícala claramente como rectificación, p. ej. "Rectificación de la factura 2025-F-004".

✨ Consejo: Toda rectificación debe ser claramente visible para que el cliente y la Agencia Tributaria lo detecten de inmediato. La factura original no puede sobreescribirse. En el caso de facturas archivadas digitalmente, tanto el original como la rectificativa deben conservarse de forma segura.

9.6 Recordatorios de pago y reclamaciones

Los recordatorios y reclamaciones también forman parte de la documentación contable — deben conservarse durante al menos 6 años. Acreditan los pagos pendientes y ayudan a defender tus derechos si hay disputa.

✨ Consejo: Con un programa de gestión puedes registrar y enviar recordatorios automáticamente.

10. Conclusión – facturas sin complicaciones

Emitir facturas no tiene por qué ser complicado. Con unas normas básicas, buenas plantillas y el software adecuado tienes todo bajo control, ahorras tiempo y evitas el estrés.

Los puntos más importantes de un vistazo:

• Incluye todos los datos obligatorios: tu nombre, dirección, datos del cliente, número de factura único, descripción de lo entregado o prestado, importes y tipo de IVA — y retención de IRPF si corresponde.
• Autónomos: incluye siempre la retención de IRPF en facturas a empresas u otros profesionales; aplica el tipo de IVA que corresponda a tu actividad.
• Usa la factura electrónica: formatos como Facturae facilitan el procesamiento digital y cumplen los requisitos legales. La Ley Crea y Crece la hará obligatoria de forma progresiva.
• Las plantillas y modelos ayudan: Word, PDF o herramientas en línea ahorran tiempo y dan un aspecto profesional a tus facturas.
• Plazos claros y proceso de reclamación: establece condiciones de pago claras, envía recordatorios de forma amable y reclama con rigor si es necesario. Así cobras antes.
• Cumple los plazos de conservación: documentos fiscales mínimo 4 años (recomendado 6 años), correctamente archivados.
• Software y automatización: los programas de facturación se encargan de las tareas repetitivas, controlan importes y números correlativos, y gestionan la factura electrónica.

📌 Recuerda: Con estos consejos emitir facturas es rápido, sin estrés y con total validez legal — pero no sustituyen al asesoramiento personal de un gestor o asesor fiscal.

11. Aviso legal – Nota importante

Este artículo tiene únicamente fines informativos.

• No constituye asesoramiento legal, fiscal ni contable.
• Para dudas o consultas concretas, acude siempre a profesionales cualificados (p. ej. asesor fiscal, gestor o abogado).

✨ Consejo: Imprime los puntos más importantes como pequeña lista de verificación o ten a mano una plantilla preparada. Así emitir facturas será aún más fácil y rápido.