Rechnung schreiben in Deutschland: Anleitung, Vorlagen, E-Rechnung & gesetzliche Anforderungen

1. Einleitung

Rechnungen sind wichtig. Sie gehören zu jedem Geschäft. Das gilt für Firmen, Selbstständige, Handwerker und auch für Privatpersonen. Eine gute Rechnung hilft dir, dein Geld pünktlich zu bekommen. Sie verhindert Fehler und Probleme mit dem Finanzamt.

Heute gibt es verschiedene Arten von Rechnungen. Früher gab es vor allem Papier- oder PDF-Rechnungen. Jetzt werden E-Rechnungen immer wichtiger. Für E-Rechnungen gibt es feste Regeln wie XRechnung und ZUGFeRD. Diese Regeln gelten besonders für Unternehmen und Behörden.

In diesem Leitfaden erfährst du ganz einfach, wie du Rechnungen in Deutschland erstellst. Du findest hier:

• alle wichtigen Pflichtangaben
• die Unterschiede zwischen normalen Rechnungen, Kleinunternehmerrechnungen und Privatrechnungen
• einen kurzen Überblick über E-Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD
• kostenlose Vorlagen als Word- oder PDF-Datei
• Tipps zu Software, Tools und Online-Generatoren
• wichtige rechtliche Infos wie Aufbewahrung, §19 UStG, Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Rechnungen schnell, einfach und sicher erstellst.

2. Was ist eine Rechnung? Grundlagen

Eine Rechnung ist ein schriftliches Dokument. Es zeigt, welche Leistung oder Ware du verkauft hast. Firmen, Selbstständige, Kleinunternehmer und sogar Privatpersonen können eine Rechnung schreiben. Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, ein Leistungsnachweis und ein wichtiges Dokument für das Finanzamt.

Damit eine Rechnung gültig ist, braucht sie bestimmte Pflichtangaben. Diese erklären wir später genauer.

2.1 Wofür braucht man eine Rechnung?

Eine Rechnung hat mehrere Aufgaben:

• Sie zeigt Einnahmen und Ausgaben.
• Sie ist wichtig für die Buchhaltung und die Steuer.
• Sie fordert eine Zahlung an und nennt das Zahlungsziel.
• Sie beweist, dass eine Leistung oder Lieferung stattgefunden hat.

2.2 Netto, Brutto und Steuern – einfach erklärt

Viele fragen sich: Was ist der Unterschied zwischen Netto und Brutto?

• Netto = Preis ohne Umsatzsteuer
• Brutto = Preis mit Umsatzsteuer

💡 Beispiel: Eine Leistung kostet 100 € netto. Mit 19 % Umsatzsteuer beträgt der Preis 119 € brutto.

Diese Unterschiede sind wichtig. Besonders für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten besondere Regeln.

2.3 Wer darf eine Rechnung erstellen?

Jede Person darf eine Rechnung schreiben, wenn sie eine Leistung erbracht hat. Dazu gehören:

• Unternehmen
• Freiberufler
• Kleinunternehmer
• Handwerker und andere Selbstständige
• Privatpersonen, zum Beispiel bei seltenen Verkäufen

Je nach Art des Ausstellers ändern sich manche Pflichtangaben.

2.4 Klassische Rechnungen vs. E-Rechnung

Früher gab es fast nur Papier- oder PDF-Rechnungen. Heute gibt es immer mehr E-Rechnungen. Sie bestehen aus einem digitalen Datensatz, der automatisch verarbeitet werden kann, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

⚡ Wichtig: Eine einfache PDF ist keine offizielle E-Rechnung nach den aktuellen Regeln. Mehr dazu folgt später in Abschnitt 5.

3. Eine Rechnung schreiben – ganz einfach

Eine Rechnung zu schreiben ist einfacher, als du denkst. Du brauchst nur die wichtigsten Angaben. Dann ist alles korrekt und verständlich. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine Rechnung richtig erstellst.

3.1 Was auf jede Rechnung gehört

Jede Rechnung braucht folgende Angaben:

• Wer stellt die Rechnung aus? Name und Adresse.
• Wer bekommt die Rechnung? Name und Adresse.
  ✨ Tipp: Bei B2B innerhalb der EU oft auch die Umsatzsteuer-ID des Empfängers.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers.
• Datum der Rechnung.
• Rechnungsnummer, einmalig und fortlaufend (z. B. 2025-INV-001).
• Datum der Leistung oder Lieferung.
• Was wurde gemacht oder geliefert? Kurz beschreiben.
• Netto-Betrag (Preis ohne Steuer).
• Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %).
• Umsatzsteuerbetrag.
• Brutto-Endbetrag (Preis inklusive Steuer).
• Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlungsziel, Bankverbindung oder Link).
• Wenn mehrere Umsatzsteuersätze vorkommen: Beträge klar getrennt ausweisen.
• Wenn im Handelsregister eingetragen: Rechtsform, Handelsregisternummer und Registergericht.

✨ Tipp: Prüfe alles noch einmal. Fehlt etwas, kann die Rechnung zurückgewiesen werden.

3.1.1 Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln. Es reichen folgende Angaben:

• Name und Adresse des Ausstellers
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Gesamtbetrag (Brutto)
• Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. § 19 UStG)

✨ Tipp: Ideal für kleine Aufträge, schnelle Verkäufe oder Kassenbelege.

3.2 Unterschiede je nach Absender

3.2.1 Unternehmen / Gewerbe

• Zeigt immer Netto, Steuer und Brutto.
• Vollständige Firmenanschrift.
• Handelsregistereintrag, falls nötig.
• Umsatzsteuer muss klar ausgewiesen sein.

3.2.2 Privatpersonen

• Keine Umsatzsteuer.
• Hinweis: „Privatverkauf – keine Umsatzsteuer nach § 19 UStG“.
• Geeignet für einmalige Verkäufe oder gelegentliche private Leistungen.
• Für viele private Verkäufe reicht oft auch eine Quittung oder ein einfacher Beleg, wenn der Käufer lediglich einen Zahlungsnachweis braucht.

⚡ Wichtig: Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst oder damit Gewinn erzielen willst, musst du meist ein Gewerbe anmelden und steuerliche Pflichten beachten. Eine „Privatrechnung“ reicht dann nicht mehr aus.

3.2.3 Kleinunternehmer

• Nettopreis = Endpreis.
• Hinweis: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“.
• Keine separate Steuerangabe.
• Alle anderen Pflichtangaben wie bei normalen Rechnungen.

3.3 So beschreibst du die Leistung richtig

Schreibe genau, was du gemacht hast. Der Kunde versteht sofort, wofür er bezahlt. Es hilft auch bei der Buchhaltung und beim Finanzamt.

• „Webdesign: Startseite erstellt, Lieferung am 12.03.2025“
• „Handwerk: 12 Dachziegel ausgetauscht am 08.02.2025“
• „Beratung: 3 Stunden Coaching am 20.02.2025“
• „5 × Sommerreifen, Marke XY, Lieferung am 15.03.2025“

✨ Tipp: Datum, Menge und Art der Leistung immer genau angeben.

3.4 Häufige Fehler vermeiden

• Fehlende Rechnungsnummer
• Falscher Umsatzsteuersatz
• Keine Leistungsbeschreibung
• Hinweis bei Kleinunternehmern vergessen
• Fehlendes Leistungsdatum
• Falsche Netto- oder Bruttosumme
• Handelsregisterangaben vergessen (falls nötig)
• Steuersätze nicht sauber getrennt ausgewiesen

✨ Tipp: Schau die Rechnung immer noch einmal genau durch, bevor du sie verschickst.

3.5 Rechnungen korrigieren

Fehler auf Rechnungen können passieren. Wichtig ist, sie korrekt zu berichtigen, damit sowohl Kunde als auch Finanzamt nachvollziehen können, was geändert wurde.

So geht’s richtig:

• Stornorechnung ausstellen: Die ursprüngliche Rechnung wird offiziell storniert. Immer auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.
• Neue, korrekte Rechnung erstellen: Nutze eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer. Kennzeichne sie klar als Korrektur, z. B. „Korrektur zu Rechnung 2025-004“.

✨ Tipp: Jede Korrektur sollte klar sichtbar sein, damit Kunde und Finanzamt sofort Bescheid wissen. Die alte Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden.

4. Kleinunternehmerregelung: Rechnungen nach § 19 UStG

Bist du Gründer, Freelancer oder Selbstständiger? Dann ist die Kleinunternehmerregelung interessant.

Kurz gesagt:

• Du musst keine Umsatzsteuer berechnen.
• Du darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen.

Das macht Rechnungen einfacher und die Buchhaltung leichter.

4.1 Wer ist Kleinunternehmer?

Du bist Kleinunternehmer, wenn:

• dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag
• dein Umsatz in diesem Jahr voraussichtlich unter 50.000 € liegt

Vorteile: Rechnungen ohne Umsatzsteuer, einfachere Buchhaltung, privatkundenfreundlich

Nachteile: Kein Vorsteuerabzug, bei wachsendem Umsatz evtl. unpraktisch

Wichtige Hinweise für Rechnungen als Kleinunternehmer:

• Auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, musst du alle anderen Pflichtangaben auf der Rechnung machen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Beträge, Zahlungsbedingungen etc.
• Auf der Rechnung sollte der Hinweis stehen: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“.
• Warnung: Wenn du die Umsatzgrenze überschreitest, bist du nicht mehr Kleinunternehmer und musst ab dann Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer stellen.
• Behalte deine Umsätze im Blick und prüfe regelmäßig, ob du die Grenze überschreitest.

✨ Tipp: Die Regelung lohnt sich besonders, wenn du hauptsächlich Privatkunden hast, aber behalte die Grenzen und Pflichten genau im Auge.

4.2 Was gehört auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Fast alles wie bei einer normalen Rechnung. Der wichtigste Unterschied:

• Keine Umsatzsteuer
• Du musst einen Hinweis auf § 19 UStG schreiben, z. B.:

„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Alternativ:

• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG“
• „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 19 Abs. 1 UStG“

⚠️ Achtung: Umsatzsteuer darf nie ausgewiesen werden. Wird sie versehentlich angegeben, muss sie ans Finanzamt abgeführt werden.

4.3 Beispielrechnung

• Leistung: Beratung am 10.02.2025, 2 Stunden
• Preis: 2 × 60 € = 120 € (Endpreis, ohne Umsatzsteuer)
• Hinweis: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
• Zahlungsziel: 14 Tage

4.4 Häufige Fehler

1. Umsatzsteuer versehentlich angegeben
2. Kein Hinweis auf § 19 UStG
3. Vorlage mit Umsatzsteuerfeldern verwendet
4. Keine fortlaufende Rechnungsnummer
5. Regelung genutzt, obwohl Umsatzgrenze überschritten

✨ Tipp: Prüfe immer die Rechnungsnummer und den Hinweis auf § 19 UStG.

4.5 Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Gut geeignet für:

• Privatkunden
• Nebengewerbe
• Kreative Berufe, Coaching, Online-Services
• Kleine Handwerksaufträge

Weniger geeignet für:

• Geschäftskunden mit Vorsteuerabzug
• Hohe Investitionen (kein Vorsteuerabzug)
• Stark wachsende Unternehmen

✨ Merktipp: Wenn du kleine Umsätze und viele Privatkunden hast, ist die Kleinunternehmerregelung meist die einfachste Wahl.

5. E-Rechnung, XRechnung & ZUGFeRD

Die Buchhaltung wird immer digitaler. Seit 2020, und besonders ab 2025, gibt es in Deutschland Regeln für elektronische Rechnungen (E-Rechnung). Vor allem für Rechnungen an Behörden (B2G) und zunehmend auch für Unternehmen (B2B).

Ob ein einfaches PDF reicht, hängt davon ab, ob der Empfänger eine strukturierte E-Rechnung verlangt. Dann muss die Rechnung in einem maschinenlesbaren Format verschickt oder empfangen werden – zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD.

In diesem Abschnitt lernst du:

• Was eine E-Rechnung genau ist
• Wer sie nutzen muss
• Welche Formate es gibt
• Wie man sie erstellt und richtig archiviert

5.1 Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht nur ein PDF. Sie enthält strukturierte Daten (zum Beispiel XML), die automatisch von Software gelesen und verarbeitet werden können.

So erkennst du eine echte E-Rechnung:

• Sie enthält strukturierte XML-Daten
• Sie kann automatisch verarbeitet werden
• Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931
• Sie lässt sich direkt in Buchhaltungssoftware importieren

Diese Formate sind keine E-Rechnungen:

• PDFs ohne eingebettete XML-Daten
• Eingescannte Dokumente
• Word- oder Excel-Dateien
• Papierrechnungen

5.2 Wer muss E-Rechnungen nutzen?

Die Pflicht zur E-Rechnung kommt Schritt für Schritt:

• Seit 2020: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden) müssen elektronisch sein.
• Ab 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, wenn der Empfänger eine strukturierte Rechnung verlangt. Ein PDF alleine reicht dann unter Umständen nicht.
• 2025–2027: Je nach Unternehmensgröße, Umsatz und ggf. weiteren Sonderfällen müssen Unternehmen nach und nach auch selbst E-Rechnungen ausstellen. Für manche kleine Unternehmen oder besondere Rechnungsarten gelten Übergangsregelungen oder Ausnahmen.
• Ab 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen für B2B-Transaktionen vollständig ausstellen und empfangen können.

Hinweis für Kleinunternehmer: Du musst E-Rechnungen nicht automatisch erstellen, solange es keine gesetzliche Pflicht oder Kundenanforderung gibt. Du solltest aber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Rechnungen an Privatkunden können weiterhin als PDF verschickt werden.

5.3 XRechnung – das Standardformat

Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Format, das besonders von Behörden verwendet wird. Es kann direkt automatisiert verarbeitet werden.

• Strukturierte XML-Datei
• Keine aufwändige optische Gestaltung notwendig
• Sehr hohe Datenqualität
• Pflichtformat für B2G

So erstellst du eine XRechnung:

• Mit spezieller E-Rechnungssoftware
• Über Online-Tools mit XRechnung-Export
• Mit Buchhaltungsprogrammen wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk

⚡ Wichtig: Ein PDF kann nicht einfach in eine XRechnung umgewandelt werden – die Daten müssen von Anfang an strukturiert erfasst oder exportiert werden.

5.4 ZUGFeRD – das Hybridformat

ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Menschen sehen das PDF wie gewohnt, Software kann die Daten automatisch auslesen.

• Einfach zu verschicken
• Sehr nutzerfreundlich
• Kompatibel mit vielen Programmen
• Für B2B und B2G geeignet

Archivierung beachten: Bei ZUGFeRD ist die XML-Datei der rechtlich relevante Teil. Das PDF dient nur zur Lesbarkeit. Geht die XML-Datei verloren, ist die Archivierung nicht GoBD-konform.

5.5 Software und Tools

• Rechnungssoftware mit XRechnung- oder ZUGFeRD-Export
• Cloud-Buchhaltungsprogramme
• Online-Tools zur E-Rechnungserstellung

5.6 Welches Format passt zu mir?

• Unternehmen / Behörden: XRechnung
• B2B & moderne Buchhaltung: ZUGFeRD
• Privat & kleine Aufträge: PDF ist in der Regel ausreichend, solange keine Pflicht zur E-Rechnung besteht oder keine besonderen Anforderungen des Rechnungsempfängers vorliegen.

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und ermöglichen eine schnelle, automatische Verarbeitung. Für GoBD-konforme Archivierung muss die XML-Struktur immer aufbewahrt werden; das PDF dient nur zur Lesbarkeit.

📝 Hinweis: Dies ist ein Überblick über E-Rechnungen, XRechnung & ZUGFeRD. Regeln und Ausnahmen hängen von Unternehmensgröße, Umsatz, Rechnungsart und Archivierung ab. Diese Infos ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Bei Spezialfällen professionelle Beratung einholen.

6. Vorlagen & Muster: Rechnungen für Kleinunternehmer und Privatpersonen

Rechnungen schreiben muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Vorlage oder dem passenden Online-Tool sparst du Zeit, Nerven und Fehler. Egal ob Word, Excel oder PDF – hier findest du praktische Vorlagen und Dienste, die du direkt nutzen kannst.

6.1 Online- & PDF-Vorlagen

• Canva: Hunderte frei verfügbare Rechnungsvorlagen, individuell anpassbar (Logo, Farben, Layout) und als PDF exportierbar. Zur Canva-Vorlagen-Seite
• Adobe Express: Professionelle Rechnungsvorlagen mit einfacher Anpassung und PDF-Download. Zur Adobe Express Vorlagen-Seite

6.2 Vorlagen für Word & Excel

• Word (Online): Flexibel, perfekt für individuelle Anpassungen und Branding. Zu den Word-Vorlagen
• Excel (Online): Ideal für Rechnungen mit mehreren Posten, Steuern oder automatischen Berechnungen. Zu den Excel-Vorlagen

6.3 Welche Vorlage passt zu mir?

Es hängt davon ab, was du brauchst. Hier eine einfache Orientierung:

Schnell und einfach

Wenn du ohne Software sofort eine fertige, professionell aussehende Rechnung erstellen willst:

• Nutze Canva oder Adobe Express.
• Vorlagen sind bereits fertig, du musst nur deine Daten eintragen.
• Ideal für einmalige Rechnungen oder seltene Nutzung.

Flexibilität & wiederkehrende Anpassungen

• Word-Vorlagen (Word Online) sind optimal.
• Du kannst Layout, Farben, Schriftarten und Logo individuell anpassen.
• Gut, wenn du regelmäßig Rechnungen für unterschiedliche Kunden erstellst.

Automatische Berechnungen / komplexe Rechnungen

• Excel-Vorlagen (Excel Online) helfen bei mehreren Posten, Steuern oder Rabatten.
• Summen und Formeln werden automatisch berechnet.
• Perfekt für kleinere Gewerbe oder Freiberufler mit komplexeren Abrechnungen.

Branding & PDF-Export

• Canva eignet sich, wenn du dein Logo, Farben und Schrift einheitlich nutzen willst.
• Exportiere deine Rechnung direkt als druckfertiges PDF.
• Alternativ: Export aus Word oder Excel als PDF.

6.4 Tipps & Hinweise für die Nutzung

Damit deine Rechnungen korrekt und professionell bleiben, achte auf folgende Punkte:

Pflichtangaben prüfen

• Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Name und Anschrift von dir und dem Kunden
• Leistungsbeschreibung
• Beträge (Netto, Umsatzsteuer, Brutto)
• Hinweis zur Umsatzsteuer oder Kleinunternehmerregelung (wenn zutreffend)

Vorlagen anpassen

• Fülle alle Felder korrekt aus (Kundendaten, Beträge, Leistungsbeschreibung).
• Bei wiederkehrenden Rechnungen: eigene Master-Vorlage speichern und nur die individuellen Daten ändern.

PDF-Export & Archivierung

• Speichere fertige Rechnungen als PDF oder PDF/A.
• So bleiben sie unveränderbar und revisionssicher.

7. Rechnungen automatisch erstellen: Software & Tools

Rechnungen manuell zu schreiben kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mit der richtigen Software geht das viel einfacher, schneller und oft sogar kostenlos. So kannst du:

• Rechnungen in Sekunden erstellen
• Fehler vermeiden
• Daten automatisch für die Buchhaltung vorbereiten
• E-Rechnungen, XRechnungen oder ZUGFeRD verschicken

Es gibt passende Lösungen für Einzelunternehmer, Freiberufler, Kleinunternehmer und Handwerker.

7.1 Kostenlose Programme

Perfekt, wenn du nur ab und zu Rechnungen schreibst oder gerade startest.

Was sie können:

• Fertige Vorlagen nutzen
• Kundendaten speichern
• Rechnungsnummer automatisch vergeben
• Rechnungen als PDF speichern

Vorteile:

• Keine Kosten
• Einfach zu bedienen
• Ideal für Einzelaufträge oder Nebenjobs

Einschränkungen:

• Weniger Automatisierung
• E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) meist nicht möglich
• Funktionen begrenzt

7.2 Profi-Software

Wenn du viele Rechnungen schreibst oder regelmäßig abrechnest, lohnt sich eine professionelle Lösung.

Damit kannst du:

• Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen
• Angebote und Aufträge verwalten
• Mahnungen automatisch verschicken
• Buchhaltung integrieren (z. B. DATEV)
• E-Rechnungen direkt verschicken
• Projekte und Arbeitszeiten erfassen
• Alles mobil per App erledigen

Vorteile: Spart Zeit, reduziert Fehler und alle Daten sind zentral gespeichert.

7.3 Handwerkersoftware

Handwerker brauchen oft spezielle Funktionen. Die Software kann:

• Material- und Leistungspositionen erfassen
• Aufmaße dokumentieren
• GAEB-Dateien importieren
• Texte individuell anpassen
• Wartungsverträge verwalten
• Rechnungen automatisch erstellen

Vorteile: Routinearbeiten laufen schneller, Kalkulation und Dokumentation werden einfacher.

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7.4 Online-Rechnungs-Generatoren

Für einzelne Rechnungen sind Online-Generatoren ideal.

• PDF direkt im Browser erstellen
• Vorlagen für Kleinunternehmer oder Privatpersonen nutzen
• Kundendaten teilweise speichern

Ideal für:

• Einzelaufträge
• Privatpersonen
• Kleine Nebenjobs

Für viele Rechnungen oder größere Unternehmen ist Profi-Software besser.

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7.5 Vorteile automatisierter Rechnungen

• Zeit sparen: weniger Handarbeit
• Fehler vermeiden: Beträge und Steuern automatisch berechnet
• Rechtssicher: Pflichtangaben korrekt ergänzt
• Schneller bezahlt werden: digitale Rechnungen erreichen Kunden sofort
• Alles im Blick: Rechnungen zentral gespeichert
• E-Rechnung-fähig: erfüllt gesetzliche Vorgaben

Fazit: Automatisierte Rechnungen machen das Leben leichter. Ob kostenloser Generator, Profi-Software oder Handwerkerlösung – für jeden gibt es die passende Lösung. So sparst du Zeit, vermeidest Fehler und hast alle Rechnungen jederzeit im Griff.

8. Zahlung, Mahnung & Fristen

Eine Rechnung zu schreiben ist nur der Anfang. Damit du wirklich pünktlich bezahlt wirst, sind klare Zahlungsfristen, freundliche Erinnerungen und ein durchdachtes Mahnwesen entscheidend. Hier erfährst du einfach, wie das funktioniert.

8.1 Zahlungsfristen: Wann muss der Kunde zahlen?

Die üblichen Fristen sind:

• 14 Tage
• 30 Tage
• Sofort ohne Abzug
• 7 Tage (bei kleinen Beträgen oder Privatkunden)

⚡ Wichtig: Steht keine Frist auf der Rechnung, gerät der Kunde laut § 286 Abs. 3 BGB 30 Tage nach Rechnungserhalt automatisch in Verzug. Bei Privatkunden muss dies ausdrücklich erwähnt werden.

Beispiele für Formulierungen auf Rechnungen:

• „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum.“
• „Zahlbar sofort ohne Abzug.“
• „Kunde gerät 30 Tage nach Fälligkeit in Verzug.“

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8.2 Zahlungseingang prüfen

Behalte immer den Überblick:

• Prüfe Rechnungsnummer und Betrag
• Buche die Zahlung in deiner Buchhaltung
• Notiere Teilzahlungen
• Achte auf verspätete Zahlungen und sende ggf. eine Erinnerung

✨ Tipp: Digitale Buchhaltungssoftware kann viele dieser Schritte automatisch erledigen.

8.3 Zahlungserinnerung schreiben

Wenn eine Rechnung überfällig ist, beginne freundlich. Eine Erinnerung ist keine Mahnung, sondern ein sanfter Hinweis.

• Rechnungsnummer und Datum nennen
• Offenen Betrag angeben
• Neue Zahlungsfrist setzen
• Höflich und freundlich formulieren

💡 Beispiel:

„Wir möchten Sie höflich an die Zahlung unserer Nr. 2025-014 vom 02. März 2025 erinnern. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7 Tagen.“

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8.4 Mahnung schreiben

Bleibt die Zahlung aus, folgt die Mahnung. Diese sollte klar, sachlich und gut strukturiert sein.

Aufbau einer Mahnung:

• Betreff: „1. Mahnung“ oder „Zahlungsaufforderung“
• Rechnungsnummer, Datum und Betrag
• Hinweis auf vorherige Erinnerung (optional)
• Neue Zahlungsfrist nennen
• Androhung von Mahngebühren oder Verzugszinsen

💡 Beispiel:

„Leider konnten wir keinen Zahlungseingang zu Nr. 2025-014 feststellen. Bitte begleichen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7 Tagen. Nach Ablauf behalten wir uns vor, Verzugszinsen und Mahngebühren zu berechnen.“

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8.5 Verzugszinsen

• Privatkunden: 5 Prozentpunkte über Basiszinssatz
• Unternehmen (B2B): 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz

Außerdem sind übliche Mahngebühren (2–5 € pro Mahnung) zulässig.

8.6 Mahnwesen Schritt für Schritt

1. Zahlungserinnerung – freundlich, informativ
2. 1. Mahnung – klare Zahlungsaufforderung
3. 2. Mahnung – letzte Frist, ggf. mit Mahngebühren
4. Inkasso / rechtliche Schritte – nur im Notfall

✨ Tipp: Viele Buchhaltungsprogramme erledigen Erinnerungen und Mahnungen automatisch – so verpasst du keine Fristen.

Fazit: Mit klaren Fristen, gut formulierten Erinnerungen und professionellem Mahnwesen bekommst du dein Geld pünktlich, sparst Nerven und vermeidest Streit.

9. Aufbewahrungsfristen & Rechtliche Anforderungen

Rechnungen, Verträge und Buchhaltungsunterlagen sind mehr als Papierkram – sie schützen dich vor Problemen mit dem Finanzamt. Wenn du sie richtig aufbewahrst, hast du alles jederzeit griffbereit und bist auf der sicheren Seite.

In diesem Abschnitt erfährst du:

• Welche Dokumente du aufbewahren musst
• Wie lange die Aufbewahrungspflicht gilt
• Worauf es bei digitaler Archivierung nach GoBD ankommt
• Welche Pflichtangaben auf Rechnungen stehen müssen

9.1 Aufbewahrungsfristen

10 Jahre

• Alle Rechnungen, die du verschickst oder erhältst
• Buchungsbelege
• E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) – immer im Originalformat speichern, z. B. PDF + XML bei ZUGFeRD
• Alle digitalen steuerrelevanten Unterlagen

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.
💡 Beispiel: Rechnung vom 12.03.2025 → aufbewahren bis 31.12.2035

6 Jahre

• Geschäftsbriefe, Angebote, Zahlungsaufforderungen
• E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt

Kontoauszüge

• Unternehmer: 10 Jahre
• Privatpersonen: freiwillig, praktisch z. B. für Garantien oder Versicherungsfälle

9.2 Papier oder digital – beides erlaubt

Dokumente dürfen auf Papier oder digital aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass sie die GoBD-Anforderungen erfüllen:

• Lesbar: Jederzeit verständlich für dich und das Finanzamt.
• Unverändert: Einmal erstellte Rechnungen dürfen nicht mehr bearbeitet werden. Korrekturen erfolgen nur über Stornorechnung und neue, korrekte Rechnung.
• Nachvollziehbar: Jede Änderung muss dokumentiert sein. Dafür eignet sich ein digitales Archivsystem und eine Verfahrensdokumentation.
• Jederzeit verfügbar: Direkt abrufbar, auch Jahre später.

✨ Praktische Tipps:

• PDFs unverändert speichern.
• E-Rechnungen im Originalformat archivieren: PDF + XML bei ZUGFeRD, XML bei XRechnung.
• Scans von Papierdokumenten sind erlaubt, wenn die Qualität hoch genug ist und sie GoBD-konform gespeichert werden.
• Digitale Archivsysteme sollten Änderungen protokollieren, Zeitstempel speichern und Zugriffe kontrollieren.
• Führe eine Verfahrensdokumentation: Beschreibe, wie Rechnungen erstellt, gespeichert und archiviert werden, damit alles prüfbar ist.

Rechtlicher Rahmen: Die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung) gelten für alle Dokumente – egal ob Papier oder digital. Sie verlangen, dass Unterlagen unverändert, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar bleiben.

9.3 Pflichtangaben auf jeder Rechnung

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Name und Anschrift des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Ausstellung
• Eindeutige Rechnungsnummer (keine Duplikate, Format frei wählbar)
• Leistungszeitpunkt
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
• Umsatzsteuersatz
• Hinweis auf Steuerbefreiung, falls zutreffend (§19 UStG)

9.4 Besonderheiten für Kleinunternehmer (§19 UStG)

• Keine Umsatzsteuer ausweisen
• Pflichtangabe: „Gemäß §19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“
• Alle anderen Pflichtangaben bleiben erforderlich (Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung etc.)

9.5 Rechnungen korrigieren

• Stornorechnung ausstellen: Die ursprüngliche Rechnung wird offiziell storniert. Immer auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.
• Neue, korrekte Rechnung erstellen: Nutze eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer. Kennzeichne sie klar als Korrektur, z. B. „Korrektur zu Rechnung 2025-004“.

✨ Tipp: Jede Korrektur sollte deutlich sichtbar sein, damit Kunde und Finanzamt sofort Bescheid wissen. Die alte Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden. Bei digital archivierten Rechnungen müssen sowohl Original als auch Korrektur revisionssicher gespeichert werden.

9.6 Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Auch Mahnungen gehören zur Buchhaltung – sie müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Sie dokumentieren offene Zahlungen und helfen, Ansprüche nachzuweisen.

✨ Tipp: Mit Software kannst du Mahnungen automatisch erfassen und pünktlich verschicken.

10. Fazit – Rechnungen leicht gemacht

Rechnungen schreiben muss nicht kompliziert sein. Mit ein paar einfachen Regeln, guten Vorlagen und der richtigen Software behältst du den Überblick, sparst Zeit und vermeidest Stress.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Alle Pflichtangaben drauf: Dein Name, Anschrift, Kundendaten, eindeutige Rechnungsnummer, was geliefert oder geleistet wurde, die Beträge und der Steuersatz – oder bei Kleinunternehmern der Hinweis auf §19 UStG.
• Kleinunternehmer: Keine Umsatzsteuer ausweisen, Hinweis auf §19 UStG angeben.
• Digitale Rechnungen nutzen: E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD machen digitale Verarbeitung einfacher und sorgen, dass alles gesetzlich korrekt bleibt.
• Vorlagen & Muster helfen: Word, PDF oder Online-Tools sparen Zeit und sorgen für ein professionelles Layout.
• Klare Fristen & Mahnwesen: Gib deinen Kunden eindeutige Zahlungsfristen, verschicke Erinnerungen freundlich und Mahnungen sachlich. So kommt das Geld schneller.
• Aufbewahrungspflicht beachten: Steuerunterlagen 10 Jahre, Mahnungen 6 Jahre – am besten übersichtlich archivieren.
• Software & Automatisierung: Rechnungsprogramme übernehmen wiederkehrende Aufgaben, kontrollieren Beträge und Nummern und unterstützen E-Rechnungen.

📌 Merke: Mit diesen Tipps machst du Rechnungen schreiben stressfrei, schnell und professionell – sie ersetzen aber keine persönliche Beratung durch Steuerberater oder Buchhaltungsexperten.

11. Haftungsausschluss – Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient nur zur Information.

• Er ist keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung.
• Für konkrete Fragen oder Unsicherheiten wende dich bitte an qualifizierte Fachleute (z. B. Steuerberater).

✨ Tipp: Druck die wichtigsten Punkte als kleine Checkliste aus oder lege eine Vorlage bereit. So wird das Rechnungen schreiben noch einfacher und schneller.