Factuur opmaken in België: Gids, Sjablonen, E-factuur & Wettelijke Vereisten

1. Inleiding

Facturen zijn onmisbaar. Ze horen bij elk bedrijf. Dat geldt voor ondernemingen, zelfstandigen, ambachtslieden en ook voor particulieren. Een goede factuur helpt je je geld tijdig te ontvangen. Ze voorkomt fouten en problemen met de BTW-administratie en de FOD Financiën.

Vandaag bestaan er verschillende soorten facturen. Vroeger waren er voornamelijk papieren of pdf-facturen. Nu worden e-facturen steeds belangrijker. Voor e-facturen gelden vaste regels via het Peppol-netwerk en gestructureerde XML-formaten. Deze regels gelden in het bijzonder voor bedrijven die B2B-transacties uitvoeren.

In deze gids leer je op een eenvoudige manier hoe je facturen in België opstelt. Je vindt hier:

• alle verplichte vermeldingen
• de verschillen tussen gewone facturen, facturen voor vrijgestelde kleine ondernemingen en facturen van particulieren
• een beknopt overzicht van e-facturatie en Peppol
• gratis sjablonen als Word- of pdf-bestand
• tips over software, tools en online generators
• belangrijke juridische informatie zoals bewaartermijnen, art. 56bis BTW-Wetboek, aanmaningen en betalingsherinneringen

Deze gids toont je stap voor stap hoe je facturen snel, eenvoudig en correct opstelt.

2. Wat is een factuur? Basisprincipes

Een factuur is een schriftelijk document. Het toont welke dienst of welk goed je hebt geleverd of verkocht. Bedrijven, zelfstandigen, kleine ondernemingen en zelfs particulieren kunnen een factuur opmaken. Een factuur is een betalingsverzoek, een bewijs van levering en een belangrijk document voor de boekhouding en de BTW-administratie.

Om geldig te zijn, moet een factuur bepaalde verplichte vermeldingen bevatten. We leggen dit later uitgebreider uit.

2.1 Waarvoor heb je een factuur nodig?

Een factuur heeft meerdere functies:

• Ze toont inkomsten en uitgaven.
• Ze is belangrijk voor de boekhouding en de belastingen.
• Ze verzoekt om betaling en vermeldt de betaaltermijn.
• Ze bewijst dat een dienst of levering heeft plaatsgevonden.

2.2 Exclusief BTW, inclusief BTW en belastingen – eenvoudig uitgelegd

Veel mensen vragen zich af: wat is het verschil tussen exclusief en inclusief BTW?

• Excl. BTW = prijs zonder belasting over de toegevoegde waarde
• Incl. BTW = prijs met belasting over de toegevoegde waarde

💡 Voorbeeld: Een dienst kost €100 excl. BTW. Met het standaard BTW-tarief van 21% bedraagt de prijs €121 incl. BTW.

In België gelden drie BTW-tarieven: het standaardtarief van 21%, een verlaagd tarief van 12% (bv. voor bepaalde voedingsmiddelen en restaurant-diensten) en een verlaagd tarief van 6% (bv. voor basisvoedsel, farmaceutische producten en renovatiewerken aan woningen). Voor vrijgestelde kleine ondernemingen gelden aparte regels (zie sectie 4).

2.3 Wie mag een factuur opmaken?

Iedereen die een dienst heeft verleend of een goed heeft geleverd, mag een factuur opmaken. Dit zijn onder andere:

• Ondernemingen
• Vrije beroepen
• Kleine ondernemingen (vrijgesteld van BTW)
• Ambachtslieden en andere zelfstandigen
• Particulieren, bijvoorbeeld bij incidentele verkopen

Afhankelijk van wie de factuur uitreikt, kunnen sommige verplichte vermeldingen verschillen.

2.4 Klassieke facturen vs. e-factuur

Vroeger bestonden er bijna uitsluitend papieren of pdf-facturen. Tegenwoordig winnen e-facturen aan belang. Ze bestaan uit een digitale dataset die automatisch verwerkt kan worden, via het Peppol-netwerk in een gestructureerd XML-formaat (bv. UBL 2.1).

⚡ Belangrijk: Een gewone pdf is geen officiële e-factuur volgens de huidige Belgische regels. Meer hierover in sectie 5.

3. Een factuur opmaken – heel eenvoudig

Een factuur opmaken is eenvoudiger dan je denkt. Je hebt alleen de belangrijkste gegevens nodig. Dan is alles correct en begrijpelijk. Deze gids toont je stap voor stap hoe je een factuur correct opstelt.

3.1 Wat op elke Belgische factuur moet staan

Elke factuur moet de volgende gegevens bevatten:

• Wie stelt de factuur op? Naam en adres van de leverancier.
• Wie ontvangt de factuur? Naam en adres van de klant.
  ✨ Tip: Bij B2B ook het BTW-nummer van de ontvanger.
• BTW-nummer van de opsteller (formaat: BE + 10 cijfers, bv. BE0123.456.789).
• Ondernemingsnummer (KBO) van de opsteller, indien van toepassing.
• Factuurdatum.
• Factuurnummer, uniek en opeenvolgend (bv. 2025-FACT-001).
• Datum van levering of dienstverlening.
• Wat werd geleverd of gedaan? Korte beschrijving.
• Bedrag excl. BTW (prijs zonder belasting).
• BTW-tarief (bv. 21%, 12% of 6%).
• BTW-bedrag.
• Totaalbedrag incl. BTW (prijs inclusief belasting).
• Betalingsvoorwaarden (bv. betaaltermijn, rekeningnummer of IBAN).
• Bij meerdere BTW-tarieven: bedragen duidelijk afzonderlijk vermelden.
• Bij inschrijving in KBO: rechtsvorm en ondernemingsnummer vermelden.

✨ Tip: Controleer alles nog eens. Ontbreekt er iets, dan kan de factuur geweigerd worden.

3.1.1 Vereenvoudigde facturen

Voor bepaalde transacties en kleine bedragen zijn vereenvoudigde facturen toegestaan. Dit geldt onder andere voor detailhandel en bepaalde diensten aan particulieren. De verplichte vermeldingen zijn dan beperkt tot:

• Naam en adres van de opsteller
• Factuurdatum
• Beschrijving van de geleverde dienst of het goed
• Totaalbedrag (incl. BTW)
• BTW-tarief of vermelding van vrijstelling (bv. art. 56bis BTW-Wetboek)

✨ Tip: Ideaal voor kleine opdrachten, snelle verkopen of kassabonnen. Controleer in specifieke gevallen de toepasselijke regels bij jouw boekhouder.

3.2 Verschillen per type opsteller

3.2.1 Onderneming / handelaar

• Toont altijd bedrag excl. BTW, BTW-bedrag en bedrag incl. BTW.
• Volledig bedrijfsadres.
• KBO-inschrijving en rechtsvorm, indien vereist.
• BTW moet duidelijk vermeld zijn.

3.2.2 Particulieren

• Geen BTW.
• Vermelding: "Particuliere verkoop – geen BTW van toepassing".
• Geschikt voor incidentele verkopen of occasionele privédiensten.
• Voor veel particuliere verkopen volstaat ook een kwitantie of eenvoudig bewijs als de koper alleen een betalingsbewijs nodig heeft.

⚡ Belangrijk: Als je regelmatig factureert of daarmee winst wilt maken, moet je je doorgaans inschrijven als zelfstandige of onderneming en voldoen aan fiscale verplichtingen. Een "particuliere factuur" volstaat dan niet meer.

3.2.3 Vrijgestelde kleine onderneming (art. 56bis BTW-Wetboek)

• Prijs excl. BTW = eindprijs.
• Vermelding: "Vrijgesteld van BTW conform artikel 56bis van het BTW-Wetboek".
• Geen aparte BTW-vermelding.
• Alle andere verplichte vermeldingen zoals bij gewone facturen.

3.3 Hoe beschrijf je de dienst correct

Schrijf exact wat je hebt gedaan of geleverd. De klant begrijpt meteen waarvoor hij betaalt. Dit helpt ook bij de boekhouding en bij een eventuele controle door de BTW-administratie.

• "Webdesign: startpagina aangemaakt, levering op 12.03.2025"
• "Dakwerken: 12 dakpannen vervangen op 08.02.2025"
• "Advies: 3 uur coaching op 20.02.2025"
• "5 × zomerband, merk XY, levering op 15.03.2025"

✨ Tip: Vermeld altijd de datum, het aantal en de aard van de dienst of levering.

3.4 Veelgemaakte fouten vermijden

• Ontbrekend factuurnummer
• Verkeerd BTW-tarief
• Geen omschrijving van de dienst
• Vergeten vermelding voor vrijgestelde kleine ondernemingen
• Ontbrekende leveringsdatum
• Fout bedrag excl. of incl. BTW
• KBO-gegevens vergeten (indien vereist)
• BTW-tarieven niet duidelijk afzonderlijk vermeld

✨ Tip: Kijk de factuur altijd nog een keer goed na voordat je ze verstuurt.

3.5 Facturen corrigeren

Fouten op facturen kunnen voorkomen. Het is belangrijk ze correct te verbeteren, zodat zowel de klant als de BTW-administratie kunnen nagaan wat er gewijzigd werd.

Zo doe je het correct:

• Creditnota opstellen: De oorspronkelijke factuur wordt officieel geannuleerd. Verwijs altijd naar het oorspronkelijke factuurnummer.
• Nieuwe, correcte factuur aanmaken: Gebruik een nieuw, opeenvolgend factuurnummer. Markeer ze duidelijk als correctie, bv. "Correctie bij factuur 2025-004".

✨ Tip: Elke correctie moet duidelijk zichtbaar zijn, zodat de klant en de BTW-administratie meteen op de hoogte zijn. De oude factuur mag niet zomaar overschreven worden.

4. Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen (art. 56bis BTW-Wetboek)

Ben je starter, freelancer of zelfstandige? Dan is de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen interessant.

Kort samengevat:

• Je hoeft geen BTW aan te rekenen.
• Je mag geen BTW vermelden op de factuur.

Dat maakt facturen eenvoudiger en de boekhouding minder zwaar.

4.1 Wie is een vrijgestelde kleine onderneming?

Je valt onder de vrijstellingsregeling als:

• je jaarlijkse omzet (excl. BTW) niet meer dan €25.000 bedraagt

Voordelen: Facturen zonder BTW, eenvoudigere boekhouding, aantrekkelijker voor particuliere klanten.

Nadelen: Geen recht op aftrek van voorbelasting (BTW op aankopen), mogelijk minder interessant bij sterke groei.

Belangrijke aandachtspunten voor facturen als vrijgestelde kleine onderneming:

• Ook als je geen BTW aanrekent, moet je alle andere verplichte vermeldingen opnemen: factuurnummer, factuurdatum, leveringsdatum, omschrijving, bedragen, betalingsvoorwaarden enz.
• Op de factuur moet de vermelding staan: "Vrijgesteld van BTW conform artikel 56bis van het BTW-Wetboek".
• Waarschuwing: Als je de omzetdrempel overschrijdt, val je niet meer onder de vrijstellingsregeling en moet je voortaan BTW aanrekenen en afdragen.
• Houd je omzet nauwgezet bij en controleer regelmatig of je de drempel nadert.

✨ Tip: De regeling loont vooral als je voornamelijk particuliere klanten hebt. Houd de grenzen en verplichtingen goed in de gaten.

4.2 Wat hoort er op een factuur van een vrijgestelde kleine onderneming?

Bijna alles zoals bij een gewone factuur. Het belangrijkste verschil:

• Geen BTW
• Je moet een verwijzing naar art. 56bis BTW-Wetboek opnemen, bv.:

"Vrijgesteld van BTW conform artikel 56bis van het BTW-Wetboek."

Alternatief:

• "Kleine onderneming onderworpen aan vrijstellingsregeling – BTW niet van toepassing"
• "BTW-vrijstelling van toepassing conform art. 56bis BTW-Wetboek"

⚠️ Let op: BTW mag nooit worden vermeld. Als er per vergissing BTW wordt opgegeven, moet die worden afgedragen aan de BTW-administratie.

4.3 Voorbeeldfactuur

• Dienst: Advies op 10.02.2025, 2 uur
• Prijs: 2 × €60 = €120 (eindprijs, geen BTW)
• Vermelding: "Vrijgesteld van BTW conform artikel 56bis van het BTW-Wetboek."
• Betaaltermijn: 14 dagen

4.4 Veelgemaakte fouten

1. BTW per vergissing vermeld
2. Geen verwijzing naar art. 56bis BTW-Wetboek
3. Sjabloon met BTW-velden gebruikt
4. Geen opeenvolgend factuurnummer
5. Vrijstelling toegepast terwijl de omzetdrempel overschreden was

✨ Tip: Controleer altijd het factuurnummer en de vermelding van art. 56bis BTW-Wetboek.

4.5 Wanneer loont de vrijstellingsregeling?

Goed geschikt voor:

• Particuliere klanten
• Bijberoep
• Creatieve beroepen, coaching, online diensten
• Kleine ambachtsklussen

Minder geschikt voor:

• Zakelijke klanten die BTW willen aftrekken
• Hoge investeringen (geen recht op aftrek van voorbelasting)
• Sterk groeiende ondernemingen

✨ Onthoud: Als je een kleine omzet hebt en voornamelijk particuliere klanten bedient, is de vrijstellingsregeling meestal de eenvoudigste keuze.

5. E-factuur & Peppol in België

De boekhouding wordt steeds digitaler. België voert stapsgewijs een verplichte e-facturatie in voor B2B-transacties. Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische BTW-plichtige ondernemingen verplicht om gestructureerde e-facturen te versturen en te ontvangen voor B2B-transacties.

Of een gewone pdf volstaat, hangt af van de situatie. Als de ontvanger een gestructureerde e-factuur vereist, moet de factuur in een machineleesbaar formaat worden verstuurd – via het Peppol-netwerk als gestructureerde XML.

In dit onderdeel leer je:

• Wat een e-factuur precies is
• Wie ze moet gebruiken
• Welke formaten er zijn
• Hoe je ze aanmaakt en correct archiveert

5.1 Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is niet zomaar een pdf. Ze bevat gestructureerde gegevens (in XML-formaat) die automatisch door software kunnen worden gelezen en verwerkt.

Zo herken je een echte e-factuur:

• Ze bevat gestructureerde XML-gegevens
• Ze kan automatisch verwerkt worden
• Ze voldoet aan de Europese norm EN 16931
• Ze kan rechtstreeks worden geïmporteerd in boekhoudprogramma's

Dit zijn geen e-facturen:

• Pdf-bestanden zonder ingebedde XML-gegevens
• Ingescande documenten
• Word- of Excel-bestanden
• Papieren facturen

5.2 Wie moet e-facturen gebruiken in België?

De verplichting voor e-facturatie wordt stapsgewijs ingevoerd:

• Reeds verplicht: Facturen aan overheidsinstanties (B2G) moeten elektronisch zijn via Peppol.
• Vanaf 1 januari 2026: Alle Belgische BTW-plichtige ondernemingen moeten gestructureerde e-facturen versturen en ontvangen voor B2B-transacties tussen Belgische ondernemingen. Een gewone pdf volstaat niet meer voor B2B als beide partijen in België BTW-plichtig zijn.

Opmerking voor vrijgestelde kleine ondernemingen: Vrijgestelde kleine ondernemingen (art. 56bis) zijn voorlopig vrijgesteld van de verplichting om e-facturen te versturen. Ze moeten echter wel in staat zijn om e-facturen te ontvangen. Controleer de actuele stand van zaken bij je boekhouder, want de regelgeving evolueert.

5.3 Peppol – het Belgische standaardnetwerk

België gebruikt het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) als infrastructuur voor de uitwisseling van e-facturen. Via dit netwerk worden facturen veilig en gestandaardiseerd uitgewisseld.

• Gestructureerd XML-bestand (UBL 2.1 of CII, conform EN 16931)
• Versturen en ontvangen via gecertificeerde Peppol-accesspunten
• Hoge gegevenskwaliteit en automatische verwerking
• Verplicht formaat voor B2G en vanaf 2026 voor B2B

Zo maak je een Peppol-e-factuur aan:

• Via gespecialiseerde e-facturatiesoftware met Peppol-connectiviteit
• Via online tools met Peppol-export
• Via boekhoudprogramma's zoals Exact Online, Billit, Teamleader of Octopus

⚡ Belangrijk: Een gewone pdf kan niet zomaar worden omgezet naar een Peppol-e-factuur. De gegevens moeten van meet af aan gestructureerd worden ingevoerd of geëxporteerd.

5.4 Welk formaat past bij mij?

• Overheidsinstanties / B2G: Peppol (verplicht)
• B2B vanaf 2026: gestructureerde Peppol-e-factuur (verplicht)
• Particulieren / kleine opdrachten: pdf is in de meeste gevallen voorlopig nog voldoende voor B2C, zolang er geen specifieke verplichting geldt.

Het Peppol-formaat voldoet aan de wettelijke vereisten en maakt een snelle, automatische verwerking mogelijk. Voor archivering conform Belgisch boekhoudrecht moet de XML-structuur altijd bewaard worden.

📝 Opmerking: Dit is een overzicht van e-facturatie en Peppol in België. Regels en uitzonderingen hangen af van de bedrijfsgrootte, omzet, factuursoort en archivering. Deze informatie vervangt geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg bij specifieke vragen een professionele adviseur.

6. Sjablonen & voorbeelden: facturen voor zelfstandigen en particulieren

Facturen opmaken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met het juiste sjabloon of de juiste online tool bespaar je tijd, moeite en fouten. Of je nu Word, Excel of pdf gebruikt – hier vind je praktische sjablonen en diensten die je direct kunt gebruiken.

6.1 Online- & pdf-sjablonen

• Canva: Honderden gratis factuursjablonen, individueel aanpasbaar (logo, kleuren, layout) en exporteerbaar als pdf. Naar de Canva-sjablonenpage
• Adobe Express: Professionele factuursjablonen met eenvoudige aanpassing en pdf-download. Naar de Adobe Express-sjablonenpage

6.2 Sjablonen voor Word & Excel

• Word (Online): Flexibel, ideaal voor individuele aanpassingen en huisstijl. Naar de Word-sjablonen
• Excel (Online): Ideaal voor facturen met meerdere posten, belastingen of automatische berekeningen. Naar de Excel-sjablonen

6.3 Welk sjabloon past bij mij?

Dat hangt af van wat je nodig hebt. Hier een eenvoudige richtlijn:

Snel en eenvoudig

Als je zonder software meteen een kant-en-klare, professioneel ogende factuur wilt opstellen:

• Gebruik Canva of Adobe Express.
• Sjablonen zijn al klaar; je hoeft alleen je gegevens in te vullen.
• Ideaal voor eenmalige facturen of zelden gebruik.

Flexibiliteit & terugkerende aanpassingen

• Word-sjablonen (Word Online) zijn de beste optie.
• Je kunt layout, kleuren, lettertypen en logo individueel aanpassen.
• Handig als je regelmatig facturen maakt voor verschillende klanten.

Automatische berekeningen / complexe facturen

• Excel-sjablonen (Excel Online) helpen bij meerdere posten, belastingen of kortingen.
• Totalen en formules worden automatisch berekend.
• Perfect voor kleinere ondernemingen of freelancers met complexere afrekeningen.

Huisstijl & pdf-export

• Canva is geschikt als je je logo, kleuren en lettertype consistent wilt gebruiken.
• Exporteer je factuur rechtstreeks als drukklare pdf.
• Alternatief: exporteer vanuit Word of Excel als pdf.

6.4 Tips & aandachtspunten voor gebruik

Zorg ervoor dat je facturen correct en professioneel blijven door op de volgende punten te letten:

Verplichte vermeldingen controleren

• Factuurnummer
• Uitstellingsdatum
• Naam en adres van jou en de klant
• Omschrijving van de dienst of levering
• Bedragen (excl. BTW, BTW-bedrag, incl. BTW)
• Vermelding van BTW-tarief of vrijstelling (indien van toepassing)

Sjablonen aanpassen

• Vul alle velden correct in (klantgegevens, bedragen, omschrijving).
• Bij terugkerende facturen: sla een eigen mastersjabloon op en wijzig alleen de individuele gegevens.

Pdf-export & archivering

• Sla afgewerkte facturen op als pdf of pdf/A.
• Zo blijven ze onwijzigbaar en revisieklaar.

7. Facturen automatisch aanmaken: software & tools

Facturen manueel opmaken kost tijd en is foutgevoelig. Met de juiste software gaat dat veel eenvoudiger, sneller en vaak zelfs gratis. Zo kan je:

• Facturen in seconden aanmaken
• Fouten vermijden
• Gegevens automatisch klaarzetten voor de boekhouding
• E-facturen via Peppol versturen

Er zijn passende oplossingen voor eenmanszaken, freelancers, vrijgestelde kleine ondernemingen en ambachtslieden.

7.1 Gratis programma's

Perfect als je slechts af en toe factureert of net begint.

Wat ze kunnen:

• Kant-en-klare sjablonen gebruiken
• Klantgegevens opslaan
• Factuurnummer automatisch toewijzen
• Facturen als pdf opslaan

Voordelen:

• Geen kosten
• Eenvoudig te gebruiken
• Ideaal voor eenmalige opdrachten of bijverdienstjes

Beperkingen:

• Minder automatisering
• E-facturen (Peppol/UBL) meestal niet mogelijk
• Beperkte functies

7.2 Professionele software

Als je veel factureert of regelmatig afrekent, loont professionele software de moeite.

Daarmee kun je:

• Terugkerende facturen automatisch aanmaken
• Offertes en opdrachten beheren
• Aanmaningen automatisch versturen
• Boekhouding integreren (bv. koppeling met je accountant)
• E-facturen rechtstreeks via Peppol versturen
• Projecten en uren registreren
• Alles mobiel via een app beheren

Voordelen: Bespaart tijd, vermindert fouten en alle gegevens zijn centraal opgeslagen.

7.3 Bouwsoftware & ambachtssoftware

Ambachtslieden en bouwondernemers hebben vaak specifieke functies nodig. De software kan:

• Materiaal- en dienstposities registreren
• Opmeting documenteren
• Teksten individueel aanpassen
• Onderhoudscontracten beheren
• Facturen automatisch aanmaken

Voordelen: Routinewerkzaamheden verlopen sneller; berekening en documentatie worden eenvoudiger.

🔍 Zoekterm: bouwsoftware, factuurprogramma ambachtsman, facturatieprogramma zelfstandige

7.4 Online factuurgeneratoren

Voor individuele facturen zijn online generators ideaal.

• Pdf rechtstreeks in de browser aanmaken
• Sjablonen voor vrijgestelde kleine ondernemingen of particulieren gebruiken
• Klantgegevens deels opslaan

Ideaal voor:

• Eenmalige opdrachten
• Particulieren
• Kleine bijverdienstjes

Voor veel facturen of grotere ondernemingen is professionele software beter.

🔍 Zoekterm: factuur maken, factuur opmaken gratis, factuur als pdf aanmaken

7.5 Voordelen van geautomatiseerde facturatie

• Tijd besparen: minder handmatig werk
• Fouten vermijden: bedragen en belastingen automatisch berekend
• Rechtsseker: verplichte vermeldingen correct aangevuld
• Sneller betaald worden: digitale facturen bereiken klanten onmiddellijk
• Alles in het oog houden: facturen centraal opgeslagen
• E-factuur-klaar: voldoet aan de wettelijke vereisten

Conclusie: Geautomatiseerde facturen maken het leven makkelijker. Of het nu een gratis generator, professionele software of een vakliedenprogramma is – voor iedereen is er een passende oplossing. Zo bespaar je tijd, vermijd je fouten en heb je alle facturen altijd in de hand.

8. Betaling, aanmaning & termijnen

Een factuur opstellen is slechts het begin. Om echt tijdig betaald te worden, zijn duidelijke betalingstermijnen, vriendelijke herinneringen en een doordacht aanmaningsbeleid cruciaal. Hier lees je op een eenvoudige manier hoe dat werkt in België.

8.1 Betalingstermijnen: wanneer moet de klant betalen?

De meest gebruikelijke termijnen zijn:

• 14 dagen
• 30 dagen
• Onmiddellijk, netto
• 7 dagen (bij kleine bedragen of particuliere klanten)

⚡ Belangrijk: Staat er geen termijn op de factuur, dan is de wettelijke betaaltermijn voor B2B-transacties in België 30 dagen na ontvangst van de factuur, conform de Belgische Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Bij B2C-transacties gelden de regels ter bescherming van consumenten.

Voorbeelden van formuleringen op facturen:

• "Betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum."
• "Onmiddellijk betaalbaar, netto."
• "Bij niet-betaling binnen 30 dagen is de klant van rechtswege in verzuim."

🔍 Zoekterm: factuur betaling, factuur betalen termijn, betalingstermijn factuur

8.2 Betalingsontvangst controleren

Behoud altijd het overzicht:

• Controleer factuurnummer en bedrag
• Boek de betaling in je boekhouding
• Noteer deelbetalingen
• Let op laattijdige betalingen en stuur indien nodig een herinnering

✨ Tip: Digitale boekhoudsoftware kan veel van deze stappen automatisch uitvoeren.

8.3 Betalingsherinnering schrijven

Als een factuur vervallen is, begin dan vriendelijk. Een herinnering is geen aanmaning, maar een zachte opmerking.

• Factuurnummer en datum vermelden
• Openstaand bedrag aangeven
• Nieuwe betaaltermijn instellen
• Beleefd en vriendelijk formuleren

💡 Voorbeeld:

"Wij herinneren u vriendelijk aan de betaling van onze factuur nr. 2025-014 van 2 maart 2025. Gelieve het openstaande bedrag binnen 7 dagen over te schrijven."

🔍 Zoekterm: betalingsherinnering sjabloon, herinnering factuur

8.4 Aanmaning schrijven

Blijft de betaling uit, dan volgt een aanmaning. Die moet duidelijk, zakelijk en goed gestructureerd zijn.

Opbouw van een aanmaning:

• Onderwerp: "1e aanmaning" of "Ingebrekestelling"
• Factuurnummer, datum en bedrag
• Verwijzing naar eerdere herinnering (optioneel)
• Nieuwe betaaltermijn vermelden
• Aankondiging van aanmaningskosten of verwijlinteresten

💡 Voorbeeld:

"Helaas konden wij geen betaling vaststellen voor factuur nr. 2025-014. Gelieve het openstaande bedrag binnen 7 dagen te vereffenen. Na afloop behouden wij ons het recht voor om verwijlinteresten en aanmaningskosten aan te rekenen."

🔍 Zoekterm: aanmaning schrijven, tekst aanmaning, sjabloon aanmaning

8.5 Verwijlinteresten

In België gelden de volgende regels voor verwijlinteresten bij laattijdige betaling:

• B2B (handelstransacties): De wettelijke interestvoet wordt tweemaal per jaar vastgesteld door de FOD Financiën. Het betreft de Europese referentierentevoet verhoogd met 8 procentpunten, conform de Wet van 2 augustus 2002.
• B2C (consumenten): Voor consumenten gelden specifieke beschermingsregels. Je moet eerst een kosteloze herinnering sturen voordat je rente of kosten mag aanrekenen.

Bovendien is bij B2B een forfaitaire schadevergoeding toegelaten voor invorderingskosten, conform de geldende Belgische wetgeving.

8.6 Aanmaningsprocedure stap voor stap

1. Betalingsherinnering – vriendelijk, informatief
2. 1e aanmaning – duidelijke betalingsvordering
3. 2e aanmaning – laatste termijn, evt. met aanmaningskosten
4. Incasso / gerechtelijke stappen – alleen als uiterste maatregel

✨ Tip: Veel boekhoudprogramma's verwerken herinneringen en aanmaningen automatisch – zo mis je geen termijnen.

Conclusie: Met duidelijke termijnen, goed geformuleerde herinneringen en een professioneel aanmaningsbeleid ontvang je je geld tijdig, bespaar je energie en vermijd je conflicten.

9. Bewaartermijnen & Wettelijke Vereisten

Facturen, contracten en boekhoudkundige stukken zijn meer dan papierwerk – ze beschermen je bij een controle door de BTW-administratie of de belastingdienst. Als je ze correct bewaart, heb je alles altijd bij de hand en sta je op veilige grond.

In dit onderdeel leer je:

• Welke documenten je moet bewaren
• Hoe lang de bewaarplicht geldt
• Waarop het aankomt bij digitale archivering
• Welke verplichte vermeldingen op facturen moeten staan

9.1 Bewaartermijnen in België

7 jaar

• Alle facturen die je verstuurt of ontvangt
• Boekhoudkundige stukken
• E-facturen (Peppol/UBL) – altijd bewaren in het originele formaat (XML)
• Alle digitale fiscaal relevante documenten

De termijn begint op het einde van het boekjaar waarin de factuur werd opgesteld.
💡 Voorbeeld: Factuur van 12.03.2025 → bewaren tot 31.12.2032

Overige zakelijke documenten

• Zakelijke correspondentie, offertes, betalingsverzoeken: raadpleeg je boekhouder voor de toepasselijke bewaartermijn (doorgaans minimum 5 à 7 jaar).
• E-mails met zakelijk relevante inhoud: zelfde termijnen als papieren documenten.

Bankafschriften

• Ondernemingen: minimaal 7 jaar
• Particulieren: vrijwillig, praktisch bv. voor garanties of verzekeringszaken

9.2 Papier of digitaal – beide toegestaan

Documenten mogen op papier of digitaal worden bewaard. Belangrijk is dat ze aan de Belgische wettelijke vereisten voor archivering voldoen:

• Leesbaar: Op elk moment begrijpelijk voor jou en de belastingdienst.
• Ongewijzigd: Eenmaal opgestelde facturen mogen niet meer worden bewerkt. Correcties verlopen uitsluitend via een creditnota en een nieuwe, correcte factuur.
• Traceerbaar: Elke wijziging moet gedocumenteerd zijn. Hiervoor is een digitaal archiveringssysteem aangewezen.
• Op elk moment beschikbaar: Direct opvraagbaar, ook jaren later.

✨ Praktische tips:

• Pdf-bestanden ongewijzigd opslaan.
• E-facturen bewaren in het originele formaat: XML bij Peppol/UBL-facturen.
• Scans van papieren documenten zijn toegestaan als de kwaliteit voldoende is en ze wettelijk conform worden opgeslagen.
• Digitale archiveringssystemen moeten wijzigingen vastleggen, tijdstempels opslaan en toegang controleren.

9.3 Verplichte vermeldingen op elke factuur

• Naam en adres van de opsteller
• Naam en adres van de ontvanger
• BTW-nummer van de opsteller
• BTW-nummer van de ontvanger (voor B2B-transacties)
• Datum van uitreiking
• Uniek factuurnummer (geen duplicaten, vrij formaat)
• Datum van levering of dienstverlening
• Omschrijving van de dienst of levering
• Bedrag excl. BTW, BTW-bedrag en bedrag incl. BTW
• BTW-tarief
• Vermelding van vrijstelling, indien van toepassing (art. 56bis BTW-Wetboek)

9.4 Bijzonderheden voor vrijgestelde kleine ondernemingen (art. 56bis BTW-Wetboek)

• Geen BTW vermelden
• Verplichte vermelding: "Vrijgesteld van BTW conform artikel 56bis van het BTW-Wetboek"
• Alle andere verplichte vermeldingen blijven vereist (factuurnummer, datum, omschrijving enz.)

9.5 Facturen corrigeren

• Creditnota opstellen: De oorspronkelijke factuur wordt officieel geannuleerd. Verwijs altijd naar het oorspronkelijke factuurnummer.
• Nieuwe, correcte factuur aanmaken: Gebruik een nieuw, opeenvolgend factuurnummer. Markeer ze duidelijk als correctie, bv. "Correctie bij factuur 2025-004".

✨ Tip: Elke correctie moet duidelijk zichtbaar zijn, zodat de klant en de BTW-administratie meteen op de hoogte zijn. De oude factuur mag niet zomaar worden overschreven. Bij digitaal gearchiveerde facturen moeten zowel het origineel als de correctie revisieklaar worden opgeslagen.

9.6 Aanmaningen en betalingsherinneringen

Ook aanmaningen horen bij de boekhouding – ze moeten gedurende de toepasselijke wettelijke termijn worden bewaard. Ze documenteren openstaande betalingen en helpen bij het aantonen van aanspraken.

✨ Tip: Met software kun je aanmaningen automatisch registreren en tijdig versturen.

10. Conclusie – Facturen opmaken eenvoudig gemaakt

Facturen opmaken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een paar eenvoudige regels, goede sjablonen en de juiste software behoud je het overzicht, bespaar je tijd en vermijd je stress.

De belangrijkste punten op een rij:

• Alle verplichte vermeldingen erin: Jouw naam, adres, klantgegevens, uniek factuurnummer, wat geleverd of gepresteerd werd, de bedragen en het BTW-tarief – of bij vrijgestelde kleine ondernemingen de verwijzing naar art. 56bis BTW-Wetboek.
• Vrijgestelde kleine onderneming: Geen BTW vermelden, verwijzing naar art. 56bis BTW-Wetboek opnemen.
• Digitale facturen gebruiken: E-facturen via Peppol maken digitale verwerking eenvoudiger en zorgen ervoor dat alles wettelijk correct blijft.
• Sjablonen & modellen helpen: Word, pdf of online tools besparen tijd en zorgen voor een professionele lay-out.
• Duidelijke termijnen & aanmaningsbeleid: Geef klanten duidelijke betaaltermijnen, stuur vriendelijke herinneringen en zakelijke aanmaningen. Zo komt het geld sneller binnen.
• Bewaarplicht naleven: Boekhoudkundige stukken minimaal 7 jaar bewaren – bij voorkeur overzichtelijk gearchiveerd.
• Software & automatisering: Factuurprogramma's nemen terugkerende taken over, controleren bedragen en nummers en ondersteunen e-facturatie via Peppol.

📌 Onthoud: Met deze tips maak je het opstellen van facturen stressvrij, snel en professioneel – maar ze vervangen geen persoonlijk advies van een boekhouder of fiscaal adviseur.

11. Aansprakelijkheidsbeperking – Belangrijke opmerking

Dit artikel dient uitsluitend ter informatie.

• Het vormt geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies.
• Voor concrete vragen of onduidelijkheden raden wij aan contact op te nemen met gekwalificeerde professionals (bv. een erkend boekhouder of belastingadviseur).

✨ Tip: Druk de belangrijkste punten af als een kleine checklist of zet een sjabloon klaar. Zo wordt het opmaken van facturen nog eenvoudiger en sneller.