Rechnung schreiben in Luxemburg: Anleitung, Vorlagen, E-Rechnung & gesetzliche Anforderungen

1. Einleitung

Rechnungen sind wichtig. Sie gehören zu jedem Geschäft. Das gilt für Firmen, Selbstständige, Handwerker und auch für Privatpersonen. Eine gute Rechnung hilft dir, dein Geld pünktlich zu bekommen. Sie verhindert Fehler und Probleme mit der Steuerverwaltung.

Luxemburg hat drei offizielle Sprachen: Luxemburgisch, Französisch und Deutsch. Rechnungen können in jeder dieser Sprachen ausgestellt werden. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) sind E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk inzwischen Pflicht. Luxemburg hat zudem den niedrigsten Mehrwertsteuernormalsatz in der EU: 17 %.

In diesem Leitfaden erfährst du ganz einfach, wie du Rechnungen in Luxemburg erstellst. Du findest hier:

• alle wichtigen Pflichtangaben nach luxemburgischem Recht (Loi TVA)
• die Unterschiede zwischen normalen Rechnungen, MwSt-befreiten Rechnungen und Privatrechnungen
• einen kurzen Überblick über E-Rechnungen und Peppol
• kostenlose Vorlagen als Word- oder PDF-Datei
• Tipps zu Software, Tools und Online-Generatoren
• wichtige rechtliche Infos wie Aufbewahrung, Art. 57bis Loi TVA, Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Rechnungen schnell, einfach und sicher erstellst.

2. Was ist eine Rechnung? Grundlagen

Eine Rechnung ist ein schriftliches Dokument. Es zeigt, welche Leistung oder Ware du verkauft hast. Firmen, Selbstständige, Kleinunternehmen und sogar Privatpersonen können eine Rechnung schreiben. Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, ein Leistungsnachweis und ein wichtiges Dokument für die Steuerverwaltung.

Damit eine Rechnung gültig ist, braucht sie bestimmte Pflichtangaben gemäß Art. 60 der luxemburgischen Loi TVA (Loi du 12 février 1979). Diese erklären wir später genauer.

2.1 Wofür braucht man eine Rechnung?

Eine Rechnung hat mehrere Aufgaben:

• Sie zeigt Einnahmen und Ausgaben.
• Sie ist wichtig für die Buchhaltung und die Steuer.
• Sie fordert eine Zahlung an und nennt das Zahlungsziel.
• Sie beweist, dass eine Leistung oder Lieferung stattgefunden hat.

2.2 Netto, Brutto und Steuern – einfach erklärt

Viele fragen sich: Was ist der Unterschied zwischen Netto und Brutto?

• Netto = Preis ohne Mehrwertsteuer (MwSt)
• Brutto = Preis mit Mehrwertsteuer (MwSt)

💡 Beispiel: Eine Leistung kostet 100 € netto. Mit 17 % MwSt (Normalsatz in Luxemburg) beträgt der Preis 117 € brutto.

In Luxemburg gibt es mehrere Steuersätze:

• 17 % – Normalsatz (die meisten Waren und Dienstleistungen)
• 14 % – Zwischensatz (z. B. Wein, Werbematerial, Bekleidung, Schuhe)
• 8 % – Ermäßigter Satz (z. B. Friseurdienstleistungen, bestimmte Reparaturen, Brennholz)
• 3 % – Supersermäßigter Satz (z. B. Lebensmittel, Medikamente, Bücher, öffentlicher Nahverkehr, Energie für Privathaushalte)

Prüfe immer, welcher Satz für deine Leistung oder Ware gilt.

2.3 Wer darf eine Rechnung erstellen?

Jede Person darf eine Rechnung schreiben, wenn sie eine Leistung erbracht hat. Dazu gehören:

• Unternehmen
• Freiberufler
• Kleinunternehmen (unter der MwSt-Freigrenze)
• Handwerker und andere Selbstständige
• Privatpersonen, zum Beispiel bei seltenen Verkäufen

Je nach Art des Ausstellers ändern sich manche Pflichtangaben.

2.4 Klassische Rechnungen vs. E-Rechnung

Früher gab es fast nur Papier- oder PDF-Rechnungen. Heute werden E-Rechnungen immer wichtiger. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Luxemburg ist die E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk seit 2020 verpflichtend.

⚡ Wichtig: Eine einfache PDF ist keine offizielle E-Rechnung. Mehr dazu folgt später in Abschnitt 5.

3. Eine Rechnung schreiben – ganz einfach

Eine Rechnung zu schreiben ist einfacher, als du denkst. Du brauchst nur die wichtigsten Angaben. Dann ist alles korrekt und verständlich. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine Rechnung richtig erstellst.

3.1 Was auf jede Rechnung gehört

Nach Art. 60 der luxemburgischen Loi TVA braucht jede Rechnung folgende Angaben:

• Wer stellt die Rechnung aus? Name und Adresse.
• Wer bekommt die Rechnung? Name und Adresse.
  ✨ Tipp: Bei B2B innerhalb der EU oft auch die MwSt-Nummer (TVA-Nummer) des Empfängers.
• MwSt-Nummer (Numéro TVA) des Ausstellers – luxemburgische Nummern beginnen mit „LU" gefolgt von 8 Ziffern (z. B. LU12345678).
• Datum der Rechnung.
• Rechnungsnummer, einmalig und fortlaufend (z. B. 2025-INV-001).
• Datum der Leistung oder Lieferung.
• Was wurde gemacht oder geliefert? Kurz beschreiben.
• Netto-Betrag (Preis ohne MwSt).
• MwSt-Satz (z. B. 17 %, 8 % oder 3 %).
• MwSt-Betrag.
• Brutto-Endbetrag (Preis inklusive MwSt).
• Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlungsziel, Bankverbindung oder Link).
• Wenn mehrere MwSt-Sätze vorkommen: Beträge klar getrennt ausweisen.
• Wenn im Handels- und Gesellschaftsregister eingetragen: Rechtsform und RCS-Nummer (Registre de Commerce et des Sociétés), z. B. „RCS Luxembourg B 123456".

✨ Tipp: Prüfe alles noch einmal. Fehlt etwas, kann die Rechnung zurückgewiesen werden.

3.1.1 Vereinfachte Rechnungen (für kleine Beträge)

Für Rechnungen über Beträge bis 100 € netto können vereinfachte Rechnungen ausgestellt werden. Es reichen folgende Angaben:

• Name und Adresse des Ausstellers
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Gesamtbetrag (Brutto)
• MwSt-Satz oder Hinweis auf MwSt-Befreiung

✨ Tipp: Ideal für kleine Aufträge, schnelle Verkäufe oder Kassenbelege.

3.2 Unterschiede je nach Absender

3.2.1 Unternehmen / Gewerbe

• Zeigt immer Netto, MwSt und Brutto.
• Vollständige Firmenanschrift.
• RCS-Eintrag und Rechtsform, falls nötig.
• MwSt muss klar ausgewiesen sein.

3.2.2 Privatpersonen

• Keine MwSt.
• Hinweis: „Privatverkauf – keine MwSt".
• Geeignet für einmalige Verkäufe oder gelegentliche private Leistungen.
• Für viele private Verkäufe reicht oft auch eine Quittung oder ein einfacher Beleg, wenn der Käufer lediglich einen Zahlungsnachweis braucht.

⚡ Wichtig: Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst oder damit Gewinn erzielen willst, musst du meist eine Tätigkeit anmelden und steuerliche Pflichten beachten. Eine „Privatrechnung" reicht dann nicht mehr aus.

3.2.3 MwSt-befreite Kleinunternehmen (Art. 57bis Loi TVA)

• Nettopreis = Endpreis.
• Hinweis auf die MwSt-Befreiung gemäß Art. 57bis der Loi TVA.
• Keine separate MwSt-Angabe.
• Alle anderen Pflichtangaben wie bei normalen Rechnungen.

3.3 So beschreibst du die Leistung richtig

Schreibe genau, was du gemacht hast. Der Kunde versteht sofort, wofür er bezahlt. Es hilft auch bei der Buchhaltung und bei der Steuerverwaltung.

• „Webdesign: Startseite erstellt, Lieferung am 12.03.2025"
• „Handwerk: 12 Dachziegel ausgetauscht am 08.02.2025"
• „Beratung: 3 Stunden Coaching am 20.02.2025"
• „5 × Sommerreifen, Marke XY, Lieferung am 15.03.2025"

✨ Tipp: Datum, Menge und Art der Leistung immer genau angeben.

3.4 Häufige Fehler vermeiden

• Fehlende Rechnungsnummer
• Falscher MwSt-Satz (in Luxemburg gibt es vier Sätze: 17 %, 14 %, 8 %, 3 %)
• Keine Leistungsbeschreibung
• Hinweis auf MwSt-Befreiung vergessen (bei Kleinunternehmen)
• Fehlendes Leistungsdatum
• Falsche Netto- oder Bruttosumme
• RCS-Angaben vergessen (falls nötig)
• Steuersätze nicht sauber getrennt ausgewiesen

✨ Tipp: Schau die Rechnung immer noch einmal genau durch, bevor du sie verschickst.

3.5 Rechnungen korrigieren

Fehler auf Rechnungen können passieren. Wichtig ist, sie korrekt zu berichtigen, damit sowohl Kunde als auch Steuerverwaltung nachvollziehen können, was geändert wurde.

So geht's richtig:

• Stornorechnung ausstellen: Die ursprüngliche Rechnung wird offiziell storniert. Immer auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.
• Neue, korrekte Rechnung erstellen: Nutze eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer. Kennzeichne sie klar als Korrektur, z. B. „Korrektur zu Rechnung 2025-004".

✨ Tipp: Jede Korrektur sollte klar sichtbar sein, damit Kunde und Steuerverwaltung sofort Bescheid wissen. Die alte Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden.

4. MwSt-Befreiung für Kleinunternehmen (Art. 57bis Loi TVA)

Bist du Gründer, Freelancer oder Selbstständiger in Luxemburg? Dann ist die MwSt-Befreiung für Kleinunternehmen interessant.

Kurz gesagt:

• Du musst keine MwSt berechnen.
• Du darfst keine MwSt auf der Rechnung ausweisen.

Das macht Rechnungen einfacher und die Buchhaltung leichter.

4.1 Wer ist MwSt-befreit?

Du kannst die Befreiung in Anspruch nehmen, wenn:

• dein jährlicher Umsatz 50.000 € nicht übersteigt (Schwelle seit 1. Januar 2025; davor: 35.000 €)

Vorteile: Rechnungen ohne MwSt, einfachere Buchhaltung, privatkundenfreundlich

Nachteile: Kein Vorsteuerabzug, bei wachsendem Umsatz evtl. unpraktisch

Wichtige Hinweise für Rechnungen als MwSt-befreites Kleinunternehmen:

• Auch wenn du keine MwSt ausweist, musst du alle anderen Pflichtangaben auf der Rechnung machen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Beträge, Zahlungsbedingungen etc.
• Auf der Rechnung sollte ein Hinweis auf die MwSt-Befreiung stehen, z. B.: „Gemäß Art. 57bis der Loi TVA (Loi du 12 février 1979) enthält der Rechnungsbetrag keine Mehrwertsteuer."
• Warnung: Wenn du die Umsatzgrenze von 50.000 € überschreitest, bist du nicht mehr MwSt-befreit und musst künftig Rechnungen mit ausgewiesener MwSt stellen. Eine MwSt-Registrierung bei der AED (Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA) ist dann erforderlich.
• Behalte deine Umsätze im Blick und prüfe regelmäßig, ob du die Grenze überschreitest.

✨ Tipp: Die Regelung lohnt sich besonders, wenn du hauptsächlich Privatkunden hast, aber behalte die Grenzen und Pflichten genau im Auge.

4.2 Was gehört auf eine Rechnung ohne MwSt?

Fast alles wie bei einer normalen Rechnung. Der wichtigste Unterschied:

• Keine MwSt
• Du musst einen Hinweis auf die Befreiung nach Art. 57bis Loi TVA schreiben, z. B.:

„Gemäß Art. 57bis der Loi TVA enthält der Rechnungsbetrag keine Mehrwertsteuer."

Alternativ (Français / English):

• „TVA non applicable – Art. 57bis de la loi TVA du 12 février 1979."
• „VAT exempt – Art. 57bis of the Luxembourg VAT Law."

⚠️ Achtung: MwSt darf nie ausgewiesen werden, wenn du die Befreiung nutzt. Wird sie versehentlich angegeben, muss sie an die AED abgeführt werden.

4.3 Beispielrechnung

• Leistung: Beratung am 10.02.2025, 2 Stunden
• Preis: 2 × 60 € = 120 € (Endpreis, ohne MwSt)
• Hinweis: „Gemäß Art. 57bis der Loi TVA enthält der Rechnungsbetrag keine Mehrwertsteuer."
• Zahlungsziel: 14 Tage

4.4 Häufige Fehler

1. MwSt versehentlich angegeben
2. Kein Hinweis auf Art. 57bis Loi TVA
3. Vorlage mit MwSt-Feldern verwendet
4. Keine fortlaufende Rechnungsnummer
5. Regelung genutzt, obwohl Umsatzgrenze von 50.000 € überschritten (Schwelle seit 1. Januar 2025)

✨ Tipp: Prüfe immer die Rechnungsnummer und den Hinweis auf Art. 57bis Loi TVA.

4.5 Wann lohnt sich die MwSt-Befreiung?

Gut geeignet für:

• Privatkunden
• Nebengewerbe und Nebentätigkeiten
• Kreative Berufe, Coaching, Online-Services
• Kleine Handwerksaufträge

Weniger geeignet für:

• Geschäftskunden mit Vorsteuerabzug
• Hohe Investitionen (kein Vorsteuerabzug möglich)
• Stark wachsende Unternehmen

✨ Merktipp: Wenn du kleine Umsätze und viele Privatkunden hast, ist die MwSt-Befreiung meist die einfachste Wahl.

5. E-Rechnung & Peppol in Luxemburg

Die Buchhaltung wird immer digitaler. In Luxemburg sind E-Rechnungen für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) bereits seit 2020 Pflicht. Die gesetzliche Grundlage bildet die Loi du 22 octobre 2020 zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Ob ein einfaches PDF reicht, hängt davon ab, ob der Empfänger eine strukturierte E-Rechnung verlangt. Dann muss die Rechnung in einem maschinenlesbaren Format übermittelt werden – in Luxemburg über das Peppol-Netzwerk auf Basis der europäischen Norm EN 16931.

In diesem Abschnitt lernst du:

• Was eine E-Rechnung genau ist
• Wer sie nutzen muss
• Wie das Peppol-Netzwerk funktioniert
• Wie man sie erstellt und richtig archiviert

5.1 Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht nur ein PDF. Sie enthält strukturierte Daten (zum Beispiel XML), die automatisch von Software gelesen und verarbeitet werden können.

So erkennst du eine echte E-Rechnung:

• Sie enthält strukturierte XML-Daten
• Sie kann automatisch verarbeitet werden
• Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931
• Sie lässt sich direkt in Buchhaltungssoftware importieren

Diese Formate sind keine E-Rechnungen:

• PDFs ohne eingebettete XML-Daten
• Eingescannte Dokumente
• Word- oder Excel-Dateien
• Papierrechnungen

5.2 Wer muss E-Rechnungen nutzen?

• Seit 2020: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) in Luxemburg müssen als E-Rechnung über Peppol übermittelt werden.
• B2B: Für Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es derzeit noch keine allgemeine Pflicht in Luxemburg, allerdings können Geschäftspartner eine E-Rechnung verlangen. Die EU arbeitet an einer europaweiten B2B-E-Rechnungspflicht im Rahmen von „VAT in the Digital Age" (ViDA).
• B2C: Rechnungen an Privatkunden können weiterhin als PDF verschickt werden.

Hinweis für Kleinunternehmen: Auch wenn du MwSt-befreit bist, kann ein öffentlicher Auftraggeber eine E-Rechnung verlangen. Prüfe die Anforderungen deines Auftraggebers im Einzelfall.

5.3 Peppol – das europäische Netzwerk

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Datenaustausch, das auch in Luxemburg für B2G-Rechnungen genutzt wird.

• Strukturierte XML-Datei auf Basis von EN 16931
• Sicherer, standardisierter Übermittlungsweg
• In ganz Europa anerkannt
• Pflichtformat für B2G in Luxemburg

So erstellst du eine E-Rechnung für Peppol:

• Mit spezieller E-Rechnungssoftware mit Peppol-Unterstützung
• Über das luxemburgische Unternehmensportal (MyGuichet.lu)
• Mit Buchhaltungsprogrammen, die Peppol oder EN-16931-Formate exportieren

⚡ Wichtig: Ein PDF kann nicht einfach in eine Peppol-E-Rechnung umgewandelt werden – die Daten müssen von Anfang an strukturiert erfasst werden.

5.4 Welches Format passt zu mir?

• Rechnungen an Behörden/öffentliche Auftraggeber: Peppol/EN 16931 (Pflicht)
• B2B-Rechnungen: PDF ist derzeit ausreichend, Peppol auf Anfrage
• Privat & kleine Aufträge: PDF reicht in der Regel, sofern keine besonderen Anforderungen bestehen

📝 Hinweis: Dies ist ein Überblick über E-Rechnungen und Peppol in Luxemburg. Regeln und Ausnahmen hängen von Unternehmensgröße, Auftraggeber und Rechnungsart ab. Diese Infos ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Bei Spezialfällen professionelle Beratung einholen.

6. Vorlagen & Muster: Rechnungen für Kleinunternehmen und Privatpersonen

Rechnungen schreiben muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Vorlage oder dem passenden Online-Tool sparst du Zeit, Nerven und Fehler. Egal ob Word, Excel oder PDF – hier findest du praktische Vorlagen und Dienste, die du direkt nutzen kannst.

6.1 Online- & PDF-Vorlagen

• Canva: Hunderte frei verfügbare Rechnungsvorlagen, individuell anpassbar (Logo, Farben, Layout) und als PDF exportierbar. Zur Canva-Vorlagen-Seite
• Adobe Express: Professionelle Rechnungsvorlagen mit einfacher Anpassung und PDF-Download. Zur Adobe Express Vorlagen-Seite

6.2 Vorlagen für Word & Excel

• Word (Online): Flexibel, perfekt für individuelle Anpassungen und Branding. Zu den Word-Vorlagen
• Excel (Online): Ideal für Rechnungen mit mehreren Posten, Steuern oder automatischen Berechnungen. Zu den Excel-Vorlagen

6.3 Welche Vorlage passt zu mir?

Es hängt davon ab, was du brauchst. Hier eine einfache Orientierung:

Schnell und einfach

Wenn du ohne Software sofort eine fertige, professionell aussehende Rechnung erstellen willst:

• Nutze Canva oder Adobe Express.
• Vorlagen sind bereits fertig, du musst nur deine Daten eintragen.
• Ideal für einmalige Rechnungen oder seltene Nutzung.

Flexibilität & wiederkehrende Anpassungen

• Word-Vorlagen (Word Online) sind optimal.
• Du kannst Layout, Farben, Schriftarten und Logo individuell anpassen.
• Gut, wenn du regelmäßig Rechnungen für unterschiedliche Kunden erstellst.

Automatische Berechnungen / komplexe Rechnungen

• Excel-Vorlagen (Excel Online) helfen bei mehreren Posten, Steuern oder Rabatten.
• Summen und Formeln werden automatisch berechnet.
• Perfekt für kleinere Gewerbe oder Freiberufler mit komplexeren Abrechnungen.

Branding & PDF-Export

• Canva eignet sich, wenn du dein Logo, Farben und Schrift einheitlich nutzen willst.
• Exportiere deine Rechnung direkt als druckfertiges PDF.
• Alternativ: Export aus Word oder Excel als PDF.

6.4 Tipps & Hinweise für die Nutzung

Damit deine Rechnungen korrekt und professionell bleiben, achte auf folgende Punkte:

Pflichtangaben prüfen

• Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Name und Anschrift von dir und dem Kunden
• Leistungsbeschreibung
• Beträge (Netto, MwSt, Brutto) oder Hinweis auf MwSt-Befreiung
• MwSt-Nummer (falls MwSt-pflichtig)
• RCS-Nummer (falls im Handels- und Gesellschaftsregister eingetragen)

Vorlagen anpassen

• Fülle alle Felder korrekt aus (Kundendaten, Beträge, Leistungsbeschreibung).
• Bei wiederkehrenden Rechnungen: eigene Master-Vorlage speichern und nur die individuellen Daten ändern.
• Passe den MwSt-Satz an (17 %, 14 %, 8 % oder 3 % – je nach Leistung).

PDF-Export & Archivierung

• Speichere fertige Rechnungen als PDF oder PDF/A.
• So bleiben sie unveränderbar und revisionssicher.

7. Rechnungen automatisch erstellen: Software & Tools

Rechnungen manuell zu schreiben kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mit der richtigen Software geht das viel einfacher, schneller und oft sogar kostenlos. So kannst du:

• Rechnungen in Sekunden erstellen
• Fehler vermeiden
• Daten automatisch für die Buchhaltung vorbereiten
• E-Rechnungen über Peppol verschicken

Es gibt passende Lösungen für Einzelunternehmer, Freiberufler, Kleinunternehmen und Handwerker.

7.1 Kostenlose Programme

Perfekt, wenn du nur ab und zu Rechnungen schreibst oder gerade startest.

Was sie können:

• Fertige Vorlagen nutzen
• Kundendaten speichern
• Rechnungsnummer automatisch vergeben
• Rechnungen als PDF speichern

Vorteile:

• Keine Kosten
• Einfach zu bedienen
• Ideal für Einzelaufträge oder Nebenjobs

Einschränkungen:

• Weniger Automatisierung
• E-Rechnungen (Peppol) meist nicht möglich
• Funktionen begrenzt

7.2 Profi-Software

Wenn du viele Rechnungen schreibst oder regelmäßig abrechnest, lohnt sich eine professionelle Lösung.

Damit kannst du:

• Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen
• Angebote und Aufträge verwalten
• Mahnungen automatisch verschicken
• Buchhaltung integrieren
• E-Rechnungen direkt über Peppol verschicken
• Projekte und Arbeitszeiten erfassen
• Alles mobil per App erledigen

Vorteile: Spart Zeit, reduziert Fehler und alle Daten sind zentral gespeichert.

7.3 Handwerkersoftware

Handwerker brauchen oft spezielle Funktionen. Die Software kann:

• Material- und Leistungspositionen erfassen
• Aufmaße dokumentieren
• Texte individuell anpassen
• Wartungsverträge verwalten
• Rechnungen automatisch erstellen

Vorteile: Routinearbeiten laufen schneller, Kalkulation und Dokumentation werden einfacher.

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7.4 Online-Rechnungs-Generatoren

Für einzelne Rechnungen sind Online-Generatoren ideal.

• PDF direkt im Browser erstellen
• Vorlagen für MwSt-befreite Unternehmen oder Privatpersonen nutzen
• Kundendaten teilweise speichern

Ideal für:

• Einzelaufträge
• Privatpersonen
• Kleine Nebenjobs

Für viele Rechnungen oder größere Unternehmen ist Profi-Software besser.

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7.5 Vorteile automatisierter Rechnungen

• Zeit sparen: weniger Handarbeit
• Fehler vermeiden: Beträge und Steuern automatisch berechnet
• Rechtssicher: Pflichtangaben korrekt ergänzt
• Schneller bezahlt werden: digitale Rechnungen erreichen Kunden sofort
• Alles im Blick: Rechnungen zentral gespeichert
• E-Rechnung-fähig: erfüllt gesetzliche Vorgaben für B2G

Fazit: Automatisierte Rechnungen machen das Leben leichter. Ob kostenloser Generator, Profi-Software oder Handwerkerlösung – für jeden gibt es die passende Lösung. So sparst du Zeit, vermeidest Fehler und hast alle Rechnungen jederzeit im Griff.

8. Zahlung, Mahnung & Fristen

Eine Rechnung zu schreiben ist nur der Anfang. Damit du wirklich pünktlich bezahlt wirst, sind klare Zahlungsfristen, freundliche Erinnerungen und ein durchdachtes Mahnwesen entscheidend. Hier erfährst du einfach, wie das funktioniert.

8.1 Zahlungsfristen: Wann muss der Kunde zahlen?

Die üblichen Fristen sind:

• 14 Tage
• 30 Tage
• Sofort ohne Abzug
• 7 Tage (bei kleinen Beträgen oder Privatkunden)

⚡ Wichtig: In Luxemburg gilt das Gesetz vom 18. April 2004 (Umsetzung der EU-Richtlinie 2000/35/EG) zu Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr. Steht keine Frist auf der Rechnung, gerät der Schuldner automatisch nach 30 Tagen nach Rechnungserhalt in Verzug. Bei Privatkunden (B2C) muss dies ausdrücklich auf der Rechnung erwähnt werden.

Beispiele für Formulierungen auf Rechnungen:

• „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum."
• „Zahlbar sofort ohne Abzug."
• „Schuldner gerät 30 Tage nach Fälligkeit in Verzug."

8.2 Zahlungseingang prüfen

Behalte immer den Überblick:

• Prüfe Rechnungsnummer und Betrag
• Buche die Zahlung in deiner Buchhaltung
• Notiere Teilzahlungen
• Achte auf verspätete Zahlungen und sende ggf. eine Erinnerung

✨ Tipp: Digitale Buchhaltungssoftware kann viele dieser Schritte automatisch erledigen.

8.3 Zahlungserinnerung schreiben

Wenn eine Rechnung überfällig ist, beginne freundlich. Eine Erinnerung ist keine Mahnung, sondern ein sanfter Hinweis.

• Rechnungsnummer und Datum nennen
• Offenen Betrag angeben
• Neue Zahlungsfrist setzen
• Höflich und freundlich formulieren

💡 Beispiel:

„Wir möchten Sie höflich an die Zahlung unserer Nr. 2025-014 vom 02. März 2025 erinnern. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7 Tagen."

8.4 Mahnung schreiben

Bleibt die Zahlung aus, folgt die Mahnung. Diese sollte klar, sachlich und gut strukturiert sein.

Aufbau einer Mahnung:

• Betreff: „1. Mahnung" oder „Zahlungsaufforderung"
• Rechnungsnummer, Datum und Betrag
• Hinweis auf vorherige Erinnerung (optional)
• Neue Zahlungsfrist nennen
• Androhung von Mahngebühren oder Verzugszinsen

💡 Beispiel:

„Leider konnten wir keinen Zahlungseingang zu Nr. 2025-014 feststellen. Bitte begleichen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7 Tagen. Nach Ablauf behalten wir uns vor, Verzugszinsen und Mahngebühren zu berechnen."

8.5 Verzugszinsen

In Luxemburg richtet sich der Verzugszins nach dem gesetzlichen Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank (EZB) zuzüglich 8 Prozentpunkte (B2B). Dieser Satz ändert sich regelmäßig und wird von der luxemburgischen Regierung offiziell bekannt gegeben. Außerdem ist eine Mahnpauschale von 40 € (für B2B) gesetzlich vorgesehen.

8.6 Mahnwesen Schritt für Schritt

1. Zahlungserinnerung – freundlich, informativ
2. 1. Mahnung – klare Zahlungsaufforderung
3. 2. Mahnung – letzte Frist, ggf. mit Mahngebühren
4. Inkasso / rechtliche Schritte – nur im Notfall

✨ Tipp: Viele Buchhaltungsprogramme erledigen Erinnerungen und Mahnungen automatisch – so verpasst du keine Fristen.

Fazit: Mit klaren Fristen, gut formulierten Erinnerungen und professionellem Mahnwesen bekommst du dein Geld pünktlich, sparst Nerven und vermeidest Streit.

9. Aufbewahrungsfristen & Rechtliche Anforderungen

Rechnungen, Verträge und Buchhaltungsunterlagen sind mehr als Papierkram – sie schützen dich vor Problemen mit der Steuerverwaltung. Wenn du sie richtig aufbewahrst, hast du alles jederzeit griffbereit und bist auf der sicheren Seite.

In diesem Abschnitt erfährst du:

• Welche Dokumente du aufbewahren musst
• Wie lange die Aufbewahrungspflicht gilt
• Worauf es bei digitaler Archivierung ankommt
• Welche Pflichtangaben auf Rechnungen stehen müssen

9.1 Aufbewahrungsfristen

10 Jahre

• Alle Rechnungen, die du verschickst oder erhältst
• Buchungsbelege
• E-Rechnungen – immer im Originalformat speichern
• Alle digitalen steuerrelevanten Unterlagen

Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.
💡 Beispiel: Rechnung vom 12.03.2025 → aufbewahren bis 31.12.2035

Rechtsgrundlage: Loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés (für Handelsunternehmen) sowie die luxemburgischen Steuergesetze (Abgabenordnung – AO).

5 Jahre (MwSt)

• Rechnungen für MwSt-Zwecke müssen gemäß luxemburgischer Loi TVA mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden, für Handelsunternehmen gelten allerdings die strengeren 10-jährigen Aufbewahrungsfristen des Handelsrechts.

✨ Tipp: Im Zweifel immer die längere Frist (10 Jahre) anwenden.

Geschäftsbriefe & E-Mails

• Geschäftsbriefe, Angebote und geschäftsrelevante E-Mails: 10 Jahre (Handelsunternehmen) bzw. 5 Jahre (für MwSt-Zwecke)

9.2 Papier oder digital – beides erlaubt

Dokumente dürfen auf Papier oder digital aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass sie lesbar, unverändert und jederzeit verfügbar bleiben:

• Lesbar: Jederzeit verständlich für dich und die Steuerverwaltung.
• Unverändert: Einmal erstellte Rechnungen dürfen nicht mehr bearbeitet werden. Korrekturen erfolgen nur über Stornorechnung und neue, korrekte Rechnung.
• Nachvollziehbar: Jede Änderung muss dokumentiert sein.
• Jederzeit verfügbar: Direkt abrufbar, auch Jahre später.

✨ Praktische Tipps:

• PDFs unverändert speichern.
• E-Rechnungen im Originalformat archivieren.
• Scans von Papierdokumenten sind erlaubt, wenn die Qualität hoch genug ist.
• Digitale Archivsysteme sollten Änderungen protokollieren, Zeitstempel speichern und Zugriffe kontrollieren.

9.3 Pflichtangaben auf jeder Rechnung

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Name und Anschrift des Empfängers
• MwSt-Nummer (Numéro TVA) des Ausstellers (falls MwSt-pflichtig)
• Datum der Ausstellung
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungszeitpunkt
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Netto-, MwSt- und Bruttobetrag (oder Hinweis auf MwSt-Befreiung)
• Angewandter MwSt-Satz (17 %, 14 %, 8 % oder 3 %)
• RCS-Nummer und Rechtsform (falls im Handels- und Gesellschaftsregister eingetragen)

9.4 Besonderheiten für MwSt-befreite Kleinunternehmen (Art. 57bis Loi TVA)

• Keine MwSt ausweisen
• Pflichthinweis: „Gemäß Art. 57bis der Loi TVA enthält der Rechnungsbetrag keine Mehrwertsteuer."
• Alle anderen Pflichtangaben bleiben erforderlich (Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung etc.)

9.5 Rechnungen korrigieren

• Stornorechnung ausstellen: Die ursprüngliche Rechnung wird offiziell storniert. Immer auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.
• Neue, korrekte Rechnung erstellen: Nutze eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer. Kennzeichne sie klar als Korrektur, z. B. „Korrektur zu Rechnung 2025-004".

✨ Tipp: Jede Korrektur sollte deutlich sichtbar sein, damit Kunde und Steuerverwaltung sofort Bescheid wissen. Die alte Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden.

9.6 Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Auch Mahnungen gehören zur Buchhaltung – sie müssen entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Sie dokumentieren offene Zahlungen und helfen, Ansprüche nachzuweisen.

✨ Tipp: Mit Software kannst du Mahnungen automatisch erfassen und pünktlich verschicken.

10. Fazit – Rechnungen leicht gemacht

Rechnungen schreiben muss nicht kompliziert sein. Mit ein paar einfachen Regeln, guten Vorlagen und der richtigen Software behältst du den Überblick, sparst Zeit und vermeidest Stress.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Alle Pflichtangaben drauf: Dein Name, Anschrift, Kundendaten, eindeutige Rechnungsnummer, was geliefert oder geleistet wurde, die Beträge und der MwSt-Satz – oder bei MwSt-befreiten Unternehmen der Hinweis auf Art. 57bis Loi TVA.
• MwSt-Satz beachten: Luxemburg hat vier Sätze – 17 %, 14 %, 8 % und 3 %. Prüfe, welcher für deine Leistung gilt.
• Kleinunternehmen: Keine MwSt ausweisen, Hinweis auf Art. 57bis Loi TVA angeben. Grenze: 50.000 € Jahresumsatz (seit 1. Januar 2025).
• Digitale Rechnungen nutzen: E-Rechnungen über Peppol sind für B2G Pflicht und machen digitale Verarbeitung einfacher.
• Vorlagen & Muster helfen: Word, PDF oder Online-Tools sparen Zeit und sorgen für ein professionelles Layout.
• Klare Fristen & Mahnwesen: Gib deinen Kunden eindeutige Zahlungsfristen, verschicke Erinnerungen freundlich und Mahnungen sachlich. So kommt das Geld schneller.
• Aufbewahrungspflicht beachten: Steuerunterlagen mind. 10 Jahre aufbewahren – am besten übersichtlich archivieren.
• Software & Automatisierung: Rechnungsprogramme übernehmen wiederkehrende Aufgaben, kontrollieren Beträge und Nummern und unterstützen E-Rechnungen.

📌 Merke: Mit diesen Tipps machst du Rechnungen schreiben stressfrei, schnell und professionell – sie ersetzen aber keine persönliche Beratung durch Steuerberater oder Buchhaltungsexperten.

11. Haftungsausschluss – Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient nur zur Information.

• Er ist keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung.
• Für konkrete Fragen oder Unsicherheiten wende dich bitte an qualifizierte Fachleute (z. B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer in Luxemburg).

✨ Tipp: Druck die wichtigsten Punkte als kleine Checkliste aus oder lege eine Vorlage bereit. So wird das Rechnungen schreiben noch einfacher und schneller.