Rechnung schreiben in der Schweiz: Anleitung, Vorlagen, QR-Rechnung & gesetzliche Anforderungen

1. Einleitung

Rechnungen sind wichtig. Sie gehören zu jedem Geschäft. Das gilt für Firmen, Selbstständige, Handwerker und auch für Privatpersonen. Eine gute Rechnung hilft dir, dein Geld pünktlich zu bekommen. Sie verhindert Fehler und Probleme mit der Steuerbehörde.

In der Schweiz hat das Rechnungswesen einige Besonderheiten. Seit Oktober 2022 ersetzt die QR-Rechnung die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine vollständig. Zudem gelten besondere Regeln für die Mehrwertsteuer (MWST) nach dem schweizerischen Mehrwertsteuergesetz (MWSTG).

In diesem Leitfaden erfährst du ganz einfach, wie du Rechnungen in der Schweiz erstellst. Du findest hier:

• alle wichtigen Pflichtangaben nach schweizerischem Recht
• die Unterschiede zwischen normalen Rechnungen, MWST-befreiten Rechnungen und Privatrechnungen
• einen kurzen Überblick über die QR-Rechnung und E-Rechnungen
• kostenlose Vorlagen als Word- oder PDF-Datei
• Tipps zu Software, Tools und Online-Generatoren
• wichtige rechtliche Infos wie Aufbewahrung nach OR, Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Rechnungen schnell, einfach und sicher erstellst.

2. Was ist eine Rechnung? Grundlagen

Eine Rechnung ist ein schriftliches Dokument. Es zeigt, welche Leistung oder Ware du verkauft hast. Firmen, Selbstständige, Kleinunternehmen und sogar Privatpersonen können eine Rechnung schreiben. Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, ein Leistungsnachweis und ein wichtiges Dokument für die Steuerbehörde.

Damit eine Rechnung gültig ist, braucht sie bestimmte Pflichtangaben. Diese erklären wir später genauer.

2.1 Wofür braucht man eine Rechnung?

Eine Rechnung hat mehrere Aufgaben:

• Sie zeigt Einnahmen und Ausgaben.
• Sie ist wichtig für die Buchhaltung und die Steuern.
• Sie fordert eine Zahlung an und nennt das Zahlungsziel.
• Sie beweist, dass eine Leistung oder Lieferung stattgefunden hat.

2.2 Netto, Brutto und Steuern – einfach erklärt

Viele fragen sich: Was ist der Unterschied zwischen Netto und Brutto?

• Netto = Preis ohne Mehrwertsteuer (exkl. MWST)
• Brutto = Preis mit Mehrwertsteuer (inkl. MWST)

💡 Beispiel: Eine Leistung kostet CHF 100.– netto. Mit 8,1 % MWST beträgt der Preis CHF 108.10 brutto.

In der Schweiz gibt es drei MWST-Sätze:

• Normalsatz: 8,1 % (gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen)
• Sondersatz: 3,8 % (gilt für Beherbergungsleistungen, z. B. Hotels)
• Reduziersatz: 2,6 % (gilt für Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Medikamente u. a.)

Diese Unterschiede sind wichtig. Besonders für Unternehmen unter der MWST-Befreiungsgrenze gelten besondere Regeln (Art. 10 Abs. 2 MWSTG).

2.3 Wer darf eine Rechnung erstellen?

Jede Person darf eine Rechnung schreiben, wenn sie eine Leistung erbracht hat. Dazu gehören:

• Unternehmen
• Freiberufler
• Kleinunternehmen (unter MWST-Pflichtgrenze)
• Handwerker und andere Selbstständige
• Privatpersonen, zum Beispiel bei seltenen Verkäufen

Je nach Art des Ausstellers ändern sich manche Pflichtangaben.

2.4 Klassische Rechnungen vs. QR-Rechnung

Früher gab es fast nur Papier- oder PDF-Rechnungen mit orangen oder roten Einzahlungsscheinen. Heute ist die QR-Rechnung der Standard in der Schweiz. Sie enthält einen maschinenlesbaren QR-Code mit allen Zahlungsinformationen und ist seit Oktober 2022 der einzig gültige Einzahlungsschein.

⚡ Wichtig: Eine einfache PDF ohne QR-Code ist kein Ersatz für eine QR-Rechnung, wenn du einen Einzahlungsschein benötigst. Mehr dazu folgt in Abschnitt 5.

3. Eine Rechnung schreiben – ganz einfach

Eine Rechnung zu schreiben ist einfacher, als du denkst. Du brauchst nur die wichtigsten Angaben. Dann ist alles korrekt und verständlich. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine Rechnung richtig erstellst.

3.1 Was auf jede Rechnung gehört

Für MWST-pflichtige Unternehmen schreibt Art. 26 MWSTG folgende Pflichtangaben vor:

• Wer stellt die Rechnung aus? Name und Adresse.
• Wer bekommt die Rechnung? Name und Adresse.
  ✨ Tipp: Bei B2B innerhalb der EU oder im Export oft auch die MWST-Nummer des Empfängers.
• UID-Nummer mit MWST-Zusatz des Ausstellers (z. B. CHE-123.456.789 MWST).
• Datum der Rechnung.
• Rechnungsnummer, einmalig und fortlaufend (z. B. 2025-INV-001).
• Datum der Leistung oder Lieferung.
• Was wurde gemacht oder geliefert? Kurz beschreiben.
• Netto-Betrag (Preis ohne MWST, exkl. MWST).
• MWST-Satz (z. B. 8,1 % oder 2,6 %).
• MWST-Betrag.
• Brutto-Endbetrag (Preis inkl. MWST).
• Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlungsziel, IBAN oder QR-Code).
• Wenn mehrere MWST-Sätze vorkommen: Beträge klar getrennt ausweisen.
• Wenn im Handelsregister eingetragen: Rechtsform und HR-Nummer.

✨ Tipp: Prüfe alles noch einmal. Fehlt etwas, kann die Rechnung zurückgewiesen werden.

3.1.1 Vereinfachte Rechnungen (bis CHF 400.–)

Für Rechnungen bis CHF 400.– brutto dürfen vereinfachte Angaben gemacht werden (Art. 26 Abs. 2 MWSTG). Es reichen folgende Angaben:

• Name und Adresse des Ausstellers
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Gesamtbetrag (Brutto inkl. MWST)
• MWST-Satz oder Hinweis auf MWST-Befreiung

✨ Tipp: Ideal für kleine Aufträge, schnelle Verkäufe oder Kassenbelege.

3.2 Unterschiede je nach Absender

3.2.1 MWST-pflichtige Unternehmen / Gewerbe

• Zeigt immer Netto (exkl. MWST), MWST-Betrag und Brutto (inkl. MWST).
• Vollständige Firmenanschrift.
• Handelsregistereintrag, falls nötig.
• UID-Nummer mit MWST-Zusatz (CHE-xxx.xxx.xxx MWST) muss klar ausgewiesen sein.

3.2.2 Privatpersonen

• Keine MWST.
• Geeignet für einmalige Verkäufe oder gelegentliche private Leistungen.
• Für viele private Verkäufe reicht oft auch eine Quittung oder ein einfacher Beleg, wenn der Käufer lediglich einen Zahlungsnachweis braucht.

⚡ Wichtig: Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst oder damit Gewinn erzielen willst, musst du meist ein Gewerbe anmelden und steuerliche Pflichten beachten. Eine „Privatrechnung" reicht dann nicht mehr aus.

3.2.3 MWST-befreite Kleinunternehmen

• Nettopreis = Endpreis (kein MWST-Ausweis).
• Hinweis auf MWST-Befreiung, z. B.: „Von der MWST befreit gemäß Art. 10 Abs. 2 MWSTG".
• Keine separate MWST-Angabe.
• Alle anderen Pflichtangaben bleiben erforderlich.

3.3 So beschreibst du die Leistung richtig

Schreibe genau, was du gemacht hast. Der Kunde versteht sofort, wofür er bezahlt. Es hilft auch bei der Buchhaltung und bei der Steuerbehörde.

• „Webdesign: Startseite erstellt, Lieferung am 12.03.2025"
• „Handwerk: 12 Dachziegel ausgetauscht am 08.02.2025"
• „Beratung: 3 Stunden Coaching am 20.02.2025"
• „5 × Sommerreifen, Marke XY, Lieferung am 15.03.2025"

✨ Tipp: Datum, Menge und Art der Leistung immer genau angeben.

3.4 Häufige Fehler vermeiden

• Fehlende Rechnungsnummer
• Falscher MWST-Satz
• Keine Leistungsbeschreibung
• Hinweis auf MWST-Befreiung vergessen
• Fehlendes Leistungsdatum
• Falsche Netto- oder Bruttosumme
• Handelsregisterangaben vergessen (falls nötig)
• MWST-Sätze nicht sauber getrennt ausgewiesen
• UID-Nummer mit MWST-Zusatz fehlt

✨ Tipp: Schau die Rechnung immer noch einmal genau durch, bevor du sie verschickst.

3.5 Rechnungen korrigieren

Fehler auf Rechnungen können passieren. Wichtig ist, sie korrekt zu berichtigen, damit sowohl Kunde als auch Steuerbehörde nachvollziehen können, was geändert wurde.

So geht's richtig:

• Stornorechnung ausstellen: Die ursprüngliche Rechnung wird offiziell storniert. Immer auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.
• Neue, korrekte Rechnung erstellen: Nutze eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer. Kennzeichne sie klar als Korrektur, z. B. „Korrektur zu Rechnung 2025-004".

✨ Tipp: Jede Korrektur sollte klar sichtbar sein, damit Kunde und Steuerbehörde sofort Bescheid wissen. Die alte Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden.

4. MWST-Befreiung für Kleinunternehmen (Art. 10 Abs. 2 MWSTG)

Bist du Gründer, Freelancer oder Selbstständige/r? Dann ist die MWST-Befreiung für dich interessant.

Kurz gesagt:

• Du musst keine MWST berechnen und abrechnen.
• Du darfst keine MWST auf der Rechnung ausweisen.

Das macht Rechnungen einfacher und die Buchhaltung leichter.

4.1 Wer ist von der MWST befreit?

Gemäß Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG bist du von der Steuerpflicht befreit, wenn:

• dein jährlicher Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100 000.– liegt

Die Befreiung gilt unabhängig davon, wie lange du schon tätig bist. Du kannst dich jedoch freiwillig bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) für die MWST registrieren lassen, wenn du z. B. Vorsteuer abziehen möchtest.

Vorteile: Rechnungen ohne MWST, einfachere Buchhaltung, privatkundenfreundlichere Preise

Nachteile: Kein Vorsteuerabzug möglich, bei wachsendem Umsatz evtl. unpraktisch

Wichtige Hinweise für Rechnungen als MWST-befreites Unternehmen:

• Auch wenn du keine MWST ausweist, musst du alle anderen Pflichtangaben auf der Rechnung machen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Beträge, Zahlungsbedingungen etc.
• Auf der Rechnung sollte der Hinweis stehen: „Von der MWST befreit gemäß Art. 10 Abs. 2 MWSTG".
• Warnung: Wenn du die Umsatzgrenze von CHF 100 000.– überschreitest, musst du dich bei der ESTV anmelden und ab dann MWST abrechnen. Die Anmeldung muss innerhalb von 30 Tagen nach Überschreiten der Grenze erfolgen.
• Behalte deine Umsätze im Blick und prüfe regelmäßig, ob du die Grenze überschreitest.

✨ Tipp: Die Befreiung lohnt sich besonders, wenn du hauptsächlich Privatkunden hast, aber behalte die Grenzen und Pflichten genau im Auge.

4.2 Was gehört auf eine Rechnung ohne MWST?

Fast alles wie bei einer normalen Rechnung. Der wichtigste Unterschied:

• Keine MWST ausweisen
• Du musst einen Hinweis auf die MWST-Befreiung schreiben, z. B.:

„Von der MWST befreit gemäß Art. 10 Abs. 2 MWSTG."

Alternativ:

• „Kein MWST-Ausweis gemäß Art. 10 Abs. 2 MWSTG"
• „MWST-befreit nach Art. 10 Abs. 2 MWSTG"

⚠️ Achtung: MWST darf nie ausgewiesen werden. Wird sie versehentlich angegeben, muss sie an die ESTV abgeführt werden (Art. 27 MWSTG).

4.3 Beispielrechnung

• Leistung: Beratung am 10.02.2025, 2 Stunden
• Preis: 2 × CHF 60.– = CHF 120.– (Endpreis, ohne MWST)
• Hinweis: „Von der MWST befreit gemäß Art. 10 Abs. 2 MWSTG."
• Zahlungsziel: 30 Tage

4.4 Häufige Fehler

1. MWST versehentlich angegeben
2. Kein Hinweis auf MWST-Befreiung
3. Vorlage mit MWST-Feldern verwendet
4. Keine fortlaufende Rechnungsnummer
5. Befreiung genutzt, obwohl Umsatzgrenze von CHF 100 000.– überschritten

✨ Tipp: Prüfe immer die Rechnungsnummer und den Hinweis auf die MWST-Befreiung.

4.5 Wann lohnt sich die MWST-Befreiung?

Gut geeignet für:

• Privatkunden
• Nebengewerbe
• Kreative Berufe, Coaching, Online-Services
• Kleine Handwerksaufträge

Weniger geeignet für:

• Geschäftskunden, die Vorsteuer abziehen wollen
• Hohe Investitionen (kein Vorsteuerabzug möglich)
• Stark wachsende Unternehmen

✨ Merktipp: Wenn du kleine Umsätze und viele Privatkunden hast, ist die MWST-Befreiung meist die einfachste Wahl.

5. QR-Rechnung & E-Rechnung in der Schweiz

Die Buchhaltung wird immer digitaler. In der Schweiz ist seit Oktober 2022 die QR-Rechnung der verbindliche Standard für alle Zahlungen mit Einzahlungsschein. Die alten orangen und roten Einzahlungsscheine sind nicht mehr gültig.

In diesem Abschnitt lernst du:

• Was die QR-Rechnung genau ist
• Wer sie nutzen muss
• Welche Formate es gibt
• Wie man sie erstellt und richtig archiviert
• Was E-Rechnungen in der Schweiz bedeuten

5.1 Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist das schweizerische Standardformat für Zahlungen. Sie besteht aus einem QR-Code (Swiss QR Code), der alle relevanten Zahlungsinformationen maschinenlesbar enthält.

So erkennst du eine QR-Rechnung:

• Sie enthält einen quadratischen QR-Code mit Schweizer Kreuz in der Mitte
• Darunter stehen Empfängerdaten, IBAN und Zahlungsinformationen im Klartext
• Sie kann mit dem E-Banking oder einer Banking-App direkt eingelesen werden
• Sie basiert auf dem Swiss QR Code Standard von SIX Group

Diese Formate sind keine QR-Rechnung:

• Alte orangen oder roten Einzahlungsscheine (seit Oktober 2022 ungültig)
• Einfache PDFs ohne QR-Code-Abschnitt
• Ausländische Überweisungsformulare

5.2 Wer muss die QR-Rechnung nutzen?

Die QR-Rechnung ist in der Schweiz für alle Zahlungsverkehr mit Einzahlungsschein verbindlich:

• Seit Oktober 2022: Alle Einzahlungsscheine müssen im QR-Rechnung-Format ausgestellt werden. Die alten orangen und roten Einzahlungsscheine wurden definitiv abgelöst.
• Für Rechnungen ohne Einzahlungsschein: Eine reine PDF-Rechnung mit IBAN-Angabe ist weiterhin möglich, wenn der Empfänger selbst überweist.

Hinweis für MWST-befreite Unternehmen: Auch wenn du keine MWST abführst, solltest du für Zahlungen mit Einzahlungsschein die QR-Rechnung verwenden. Dies erleichtert deinen Kunden die Zahlung erheblich.

5.3 Aufbau der QR-Rechnung

Eine vollständige QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen:

• Empfangsschein: Links, kleineres Format, für den Empfänger bestimmt.
• Zahlteil: Rechts, mit QR-Code und allen Zahlungsangaben.

Der Zahlteil enthält immer:

• IBAN des Zahlungsempfängers
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers
• Betrag und Währung (CHF oder EUR)
• Zahlungsreferenz oder freier Text
• Swiss QR Code

⚡ Wichtig: Für die QR-Rechnung benötigst du eine IBAN bei einer Schweizer Bank (oder Postfinance). Ausländische IBANs sind im Swiss QR Code nicht vorgesehen.

5.4 E-Rechnungen in der Schweiz

Neben der QR-Rechnung gibt es in der Schweiz auch elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Sinne von strukturierten Datenaustauschformaten. Im Gegensatz zu Deutschland besteht in der Schweiz keine gesetzliche Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Dennoch werden E-Rechnungen in der Schweiz zunehmend eingesetzt, besonders im B2B-Bereich:

• eBill: Der Schweizer Standard für elektronische Rechnungen, der direkt ins E-Banking integriert ist. Empfänger können eBill-Rechnungen direkt im Online-Banking freigeben.
• EDI / XML-Formate: Für größere Unternehmen mit automatisierter Verarbeitung.
• ZUGFeRD / Factur-X: Hybridformat, in der Schweiz kompatibel, aber nicht vorgeschrieben.

5.5 Software und Tools

• Schweizer Buchhaltungssoftware mit QR-Rechnung-Export (z. B. Bexio, AbaNinja, Banana Accounting)
• Online-Tools zur QR-Rechnungserstellung
• E-Banking mit eBill-Funktion
• Cloud-Buchhaltungsprogramme mit eBill-Integration

5.6 Welches Format passt zu mir?

• Unternehmen mit Einzahlungsschein: QR-Rechnung (Pflicht)
• B2B & moderne Buchhaltung: eBill für digitale Verarbeitung
• Privat & kleine Aufträge: PDF mit IBAN-Angabe ist ausreichend, wenn kein Einzahlungsschein benötigt wird

Für GeBüV-konforme Archivierung muss die Rechnung jederzeit lesbar und unverändert verfügbar sein.

📝 Hinweis: Dies ist ein Überblick über QR-Rechnung und E-Rechnungen in der Schweiz. Regeln können sich ändern. Diese Infos ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Bei Spezialfällen professionelle Beratung durch einen Treuhänder einholen.

6. Vorlagen & Muster: Rechnungen für Kleinunternehmen und Privatpersonen

Rechnungen schreiben muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Vorlage oder dem passenden Online-Tool sparst du Zeit, Nerven und Fehler. Egal ob Word, Excel oder PDF – hier findest du praktische Vorlagen und Dienste, die du direkt nutzen kannst.

6.1 Online- & PDF-Vorlagen

• Canva: Hunderte frei verfügbare Rechnungsvorlagen, individuell anpassbar (Logo, Farben, Layout) und als PDF exportierbar. Zur Canva-Vorlagen-Seite
• Adobe Express: Professionelle Rechnungsvorlagen mit einfacher Anpassung und PDF-Download. Zur Adobe Express Vorlagen-Seite

6.2 Vorlagen für Word & Excel

• Word (Online): Flexibel, perfekt für individuelle Anpassungen und Branding. Zu den Word-Vorlagen
• Excel (Online): Ideal für Rechnungen mit mehreren Posten, Steuern oder automatischen Berechnungen. Zu den Excel-Vorlagen

6.3 Welche Vorlage passt zu mir?

Es hängt davon ab, was du brauchst. Hier eine einfache Orientierung:

Schnell und einfach

Wenn du ohne Software sofort eine fertige, professionell aussehende Rechnung erstellen willst:

• Nutze Canva oder Adobe Express.
• Vorlagen sind bereits fertig, du musst nur deine Daten eintragen.
• Ideal für einmalige Rechnungen oder seltene Nutzung.

Flexibilität & wiederkehrende Anpassungen

• Word-Vorlagen (Word Online) sind optimal.
• Du kannst Layout, Farben, Schriftarten und Logo individuell anpassen.
• Gut, wenn du regelmäßig Rechnungen für unterschiedliche Kunden erstellst.

Automatische Berechnungen / komplexe Rechnungen

• Excel-Vorlagen (Excel Online) helfen bei mehreren Posten, Steuern oder Rabatten.
• Summen und Formeln werden automatisch berechnet.
• Perfekt für kleinere Gewerbe oder Freiberufler mit komplexeren Abrechnungen.

Branding & PDF-Export

• Canva eignet sich, wenn du dein Logo, Farben und Schrift einheitlich nutzen willst.
• Exportiere deine Rechnung direkt als druckfertiges PDF.
• Alternativ: Export aus Word oder Excel als PDF.

6.4 Tipps & Hinweise für die Nutzung

Damit deine Rechnungen korrekt und professionell bleiben, achte auf folgende Punkte:

Pflichtangaben prüfen

• Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Name und Anschrift von dir und dem Kunden
• UID-Nummer mit MWST-Zusatz (falls MWST-pflichtig)
• Leistungsbeschreibung
• Beträge (exkl. MWST, MWST-Betrag, inkl. MWST)
• Hinweis zur MWST-Befreiung (falls zutreffend)
• IBAN für Zahlungen (oder QR-Code-Abschnitt)

Vorlagen anpassen

• Fülle alle Felder korrekt aus (Kundendaten, Beträge, Leistungsbeschreibung).
• Bei wiederkehrenden Rechnungen: eigene Master-Vorlage speichern und nur die individuellen Daten ändern.
• Passe MWST-Sätze auf Schweizer Werte an (8,1 %, 3,8 % oder 2,6 %).

PDF-Export & Archivierung

• Speichere fertige Rechnungen als PDF oder PDF/A.
• So bleiben sie unveränderbar und revisionssicher.
• Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (Art. 958f OR).

7. Rechnungen automatisch erstellen: Software & Tools

Rechnungen manuell zu schreiben kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mit der richtigen Software geht das viel einfacher, schneller und oft sogar kostenlos. So kannst du:

• Rechnungen in Sekunden erstellen
• Fehler vermeiden
• Daten automatisch für die Buchhaltung vorbereiten
• QR-Rechnungen direkt erstellen und verschicken
• eBill-Rechnungen für deine Kunden bereitstellen

Es gibt passende Lösungen für Einzelunternehmer, Freiberufler, Kleinunternehmen und Handwerker.

7.1 Kostenlose Programme

Perfekt, wenn du nur ab und zu Rechnungen schreibst oder gerade startest.

Was sie können:

• Fertige Vorlagen nutzen
• Kundendaten speichern
• Rechnungsnummer automatisch vergeben
• Rechnungen als PDF speichern

Vorteile:

• Keine Kosten
• Einfach zu bedienen
• Ideal für Einzelaufträge oder Nebenjobs

Einschränkungen:

• Weniger Automatisierung
• QR-Rechnungen oft nicht integriert
• Funktionen begrenzt

7.2 Profi-Software für die Schweiz

Wenn du viele Rechnungen schreibst oder regelmäßig abrechnest, lohnt sich eine professionelle Lösung. Schweizer Anbieter kennen die lokalen Anforderungen wie QR-Rechnung, MWST-Abrechnung und eBill.

Damit kannst du:

• Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen
• QR-Rechnungen direkt generieren
• Angebote und Aufträge verwalten
• Mahnungen automatisch verschicken
• MWST-Abrechnungen für die ESTV vorbereiten
• Projekte und Arbeitszeiten erfassen
• Alles mobil per App erledigen

Vorteile: Spart Zeit, reduziert Fehler und alle Daten sind zentral gespeichert.

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7.3 Handwerkersoftware

Handwerker brauchen oft spezielle Funktionen. Die Software kann:

• Material- und Leistungspositionen erfassen
• Aufmaße dokumentieren
• Texte individuell anpassen
• Wartungsverträge verwalten
• QR-Rechnungen automatisch erstellen

Vorteile: Routinearbeiten laufen schneller, Kalkulation und Dokumentation werden einfacher.

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7.4 Online-Rechnungs-Generatoren

Für einzelne Rechnungen sind Online-Generatoren ideal.

• PDF direkt im Browser erstellen
• QR-Code für Zahlungen integrieren
• Vorlagen für MWST-befreite Rechnungen oder Privatpersonen nutzen

Ideal für:

• Einzelaufträge
• Privatpersonen
• Kleine Nebenjobs

Für viele Rechnungen oder größere Unternehmen ist Profi-Software besser.

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7.5 Vorteile automatisierter Rechnungen

• Zeit sparen: weniger Handarbeit
• Fehler vermeiden: Beträge und Steuern automatisch berechnet
• Rechtssicher: Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG korrekt ergänzt
• Schneller bezahlt werden: QR-Rechnungen erleichtern Kunden die Zahlung enorm
• Alles im Blick: Rechnungen zentral gespeichert
• QR-Rechnung-fähig: erfüllt Schweizer Standard

Fazit: Automatisierte Rechnungen machen das Leben leichter. Ob kostenloser Generator, Profi-Software oder Handwerkerlösung – für jeden gibt es die passende Lösung. So sparst du Zeit, vermeidest Fehler und hast alle Rechnungen jederzeit im Griff.

8. Zahlung, Mahnung & Fristen

Eine Rechnung zu schreiben ist nur der Anfang. Damit du wirklich pünktlich bezahlt wirst, sind klare Zahlungsfristen, freundliche Erinnerungen und ein durchdachtes Mahnwesen entscheidend. Hier erfährst du einfach, wie das funktioniert.

8.1 Zahlungsfristen: Wann muss der Kunde zahlen?

In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Standardzahlungsfrist wie in Deutschland. Empfohlene Fristen sind:

• 30 Tage (am häufigsten in der Schweiz)
• 10 Tage (bei Skonto-Angeboten)
• Sofort netto
• Auf Anfrage / nach Vereinbarung

⚡ Wichtig: In der Schweiz gerät der Schuldner laut Art. 102 Abs. 1 OR erst dann in Verzug, wenn er gemahnt wird – es sei denn, ein konkreter Zahlungstermin wurde vereinbart. Steht ein klares Zahlungsziel auf der Rechnung (z. B. „zahlbar bis 30. März 2025"), gerät der Schuldner nach Ablauf dieses Datums automatisch in Verzug, ohne dass eine Mahnung nötig ist (Art. 102 Abs. 2 OR).

Beispiele für Formulierungen auf Rechnungen:

• „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum."
• „Zahlbar bis 30. März 2025."
• „10 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto."

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8.2 Zahlungseingang prüfen

Behalte immer den Überblick:

• Prüfe Rechnungsnummer und Betrag
• Buche die Zahlung in deiner Buchhaltung
• Notiere Teilzahlungen
• Achte auf verspätete Zahlungen und sende ggf. eine Erinnerung

✨ Tipp: Digitale Buchhaltungssoftware kann viele dieser Schritte automatisch erledigen.

8.3 Zahlungserinnerung schreiben

Wenn eine Rechnung überfällig ist, beginne freundlich. Eine Erinnerung ist keine Mahnung, sondern ein sanfter Hinweis.

• Rechnungsnummer und Datum nennen
• Offenen Betrag angeben
• Neue Zahlungsfrist setzen
• Höflich und freundlich formulieren

💡 Beispiel:

„Wir möchten Sie höflich an die Zahlung unserer Rechnung Nr. 2025-014 vom 02. März 2025 erinnern. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von CHF 120.– innerhalb von 10 Tagen."

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8.4 Mahnung schreiben

Bleibt die Zahlung aus, folgt die Mahnung. Diese sollte klar, sachlich und gut strukturiert sein. In der Schweiz ist die Mahnung oft Voraussetzung für den Verzug (Art. 102 OR).

Aufbau einer Mahnung:

• Betreff: „1. Mahnung" oder „Zahlungsaufforderung"
• Rechnungsnummer, Datum und Betrag
• Hinweis auf vorherige Erinnerung (falls vorhanden)
• Neue Zahlungsfrist nennen
• Androhung von Mahngebühren oder Verzugszinsen

💡 Beispiel:

„Leider konnten wir keinen Zahlungseingang zu unserer Rechnung Nr. 2025-014 feststellen. Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis zum [Datum]. Nach Ablauf behalten wir uns vor, Verzugszinsen zu berechnen und rechtliche Schritte einzuleiten."

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8.5 Verzugszinsen in der Schweiz

• Gesetzlicher Verzugszins: 5 % pro Jahr (Art. 104 Abs. 1 OR) – gilt für alle Forderungen, unabhängig von B2B oder B2C
• Ein höherer Zinssatz kann vertraglich vereinbart werden.
• Übliche Mahngebühren können zusätzlich berechnet werden, wenn sie vertraglich oder in den AGB vorgesehen sind.

8.6 Mahnwesen Schritt für Schritt

1. Zahlungserinnerung – freundlich, informativ
2. 1. Mahnung – klare Zahlungsaufforderung, setzt Verzug in Gang
3. 2. Mahnung – letzte Frist, ggf. mit Mahngebühren und Verzugszinshinweis
4. Betreibung / rechtliche Schritte – Betreibungsbegehren über das zuständige Betreibungsamt (Schweizer Schuldbetreibungsrecht)

✨ Tipp: Viele Buchhaltungsprogramme erledigen Erinnerungen und Mahnungen automatisch – so verpasst du keine Fristen.

Fazit: Mit klaren Fristen, gut formulierten Erinnerungen und professionellem Mahnwesen bekommst du dein Geld pünktlich, sparst Nerven und vermeidest Streit.

9. Aufbewahrungsfristen & Rechtliche Anforderungen

Rechnungen, Verträge und Buchhaltungsunterlagen sind mehr als Papierkram – sie schützen dich vor Problemen mit der Steuerbehörde. Wenn du sie richtig aufbewahrst, hast du alles jederzeit griffbereit und bist auf der sicheren Seite.

In diesem Abschnitt erfährst du:

• Welche Dokumente du aufbewahren musst
• Wie lange die Aufbewahrungspflicht gilt
• Worauf es bei digitaler Archivierung nach GeBüV ankommt
• Welche Pflichtangaben auf Rechnungen stehen müssen

9.1 Aufbewahrungsfristen in der Schweiz

10 Jahre

Gemäß Art. 958f Abs. 1 OR müssen folgende Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden:

• Alle Rechnungen, die du verschickst oder erhältst
• Buchungsbelege und Buchhaltungsunterlagen
• Jahresabschlüsse (Bilanz, Erfolgsrechnung)
• Alle digitalen steuerrelevanten Unterlagen
• QR-Rechnungen im Originalformat

Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
💡 Beispiel: Rechnung vom 12.03.2025 → aufbewahren bis 31.12.2035

Geschäftsbriefe und Korrespondenz

• Gemäß Art. 958f OR ebenfalls 10 Jahre aufbewahren
• Dazu zählen E-Mails, Angebote und Zahlungsaufforderungen mit geschäftsrelevantem Inhalt

Kontoauszüge

• Unternehmer: 10 Jahre (Art. 958f OR)
• Privatpersonen: freiwillig, praktisch z. B. für Garantien oder Versicherungsfälle

9.2 Papier oder digital – beides erlaubt

Dokumente dürfen auf Papier oder digital aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass sie die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllen:

• Lesbar: Jederzeit verständlich für dich und die Steuerbehörde.
• Unverändert: Einmal erstellte Rechnungen dürfen nicht mehr bearbeitet werden. Korrekturen erfolgen nur über Stornorechnung und neue, korrekte Rechnung.
• Nachvollziehbar: Jede Änderung muss dokumentiert sein. Dafür eignet sich ein digitales Archivsystem.
• Jederzeit verfügbar: Direkt abrufbar, auch Jahre später.

✨ Praktische Tipps:

• PDFs unverändert speichern.
• QR-Rechnungen im Originalformat archivieren.
• Scans von Papierdokumenten sind erlaubt, wenn die Qualität hoch genug ist (Art. 9 GeBüV).
• Digitale Archivsysteme sollten Änderungen protokollieren und Zeitstempel speichern.

Rechtlicher Rahmen: Die GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) und Art. 957 ff. OR gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen. Sie verlangen, dass Unterlagen unverändert, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar bleiben.

9.3 Pflichtangaben auf jeder Rechnung (MWST-pflichtige Unternehmen)

Gemäß Art. 26 MWSTG muss eine Rechnung enthalten:

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Name und Anschrift des Empfängers
• UID-Nummer mit MWST-Zusatz des Ausstellers (CHE-xxx.xxx.xxx MWST)
• Datum der Ausstellung
• Eindeutige Rechnungsnummer (keine Duplikate)
• Leistungszeitpunkt (Datum der Leistung oder Lieferung)
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Entgelt exkl. MWST, MWST-Betrag und Entgelt inkl. MWST
• Anwendbarer MWST-Satz (8,1 %, 3,8 % oder 2,6 %)
• Hinweis auf MWST-Befreiung, falls zutreffend

9.4 Besonderheiten für MWST-befreite Unternehmen (Art. 10 Abs. 2 MWSTG)

• Keine MWST ausweisen
• Pflichtangabe: „Von der MWST befreit gemäß Art. 10 Abs. 2 MWSTG"
• Alle anderen Pflichtangaben bleiben erforderlich (Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung etc.)

9.5 Rechnungen korrigieren

• Stornorechnung ausstellen: Die ursprüngliche Rechnung wird offiziell storniert. Immer auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.
• Neue, korrekte Rechnung erstellen: Nutze eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer. Kennzeichne sie klar als Korrektur, z. B. „Korrektur zu Rechnung 2025-004".

✨ Tipp: Jede Korrektur sollte deutlich sichtbar sein, damit Kunde und Steuerbehörde sofort Bescheid wissen. Die alte Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden. Bei digital archivierten Rechnungen müssen sowohl Original als auch Korrektur revisionssicher gespeichert werden.

9.6 Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Auch Mahnungen gehören zur Buchhaltung – sie müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Sie dokumentieren offene Zahlungen und helfen, Ansprüche bei einer allfälligen Betreibung nachzuweisen.

✨ Tipp: Mit Software kannst du Mahnungen automatisch erfassen und pünktlich verschicken.

10. Fazit – Rechnungen leicht gemacht

Rechnungen schreiben muss nicht kompliziert sein. Mit ein paar einfachen Regeln, guten Vorlagen und der richtigen Software behältst du den Überblick, sparst Zeit und vermeidest Stress.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Alle Pflichtangaben drauf: Dein Name, Anschrift, Kundendaten, eindeutige Rechnungsnummer, was geliefert oder geleistet wurde, die Beträge und der MWST-Satz – oder bei MWST-befreiten Unternehmen der Hinweis auf Art. 10 Abs. 2 MWSTG.
• MWST-befreite Unternehmen: Keine MWST ausweisen, Hinweis auf Art. 10 Abs. 2 MWSTG angeben. Grenze: CHF 100 000.– Jahresumsatz.
• QR-Rechnung nutzen: Die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 der Schweizer Standard für Zahlungen mit Einzahlungsschein. Sie erleichtert deinen Kunden die Zahlung enorm.
• Vorlagen & Muster helfen: Word, PDF oder Online-Tools sparen Zeit und sorgen für ein professionelles Layout.
• Klare Fristen & Mahnwesen: Gib deinen Kunden eindeutige Zahlungsfristen, verschicke Erinnerungen freundlich und Mahnungen sachlich. Denke daran: In der Schweiz löst erst die Mahnung den Verzug aus (Art. 102 OR), wenn kein festes Zahlungsdatum vereinbart wurde.
• Aufbewahrungspflicht beachten: Alle Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre gemäß Art. 958f OR – übersichtlich und unveränderbar archivieren.
• Software & Automatisierung: Schweizer Rechnungsprogramme übernehmen wiederkehrende Aufgaben, erstellen QR-Rechnungen automatisch und unterstützen die MWST-Abrechnung.

📌 Merke: Mit diesen Tipps machst du Rechnungen schreiben stressfrei, schnell und professionell – sie ersetzen aber keine persönliche Beratung durch Treuhänder oder Steuerexperten.

11. Haftungsausschluss – Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient nur zur Information.

• Er ist keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung.
• Für konkrete Fragen oder Unsicherheiten wende dich bitte an qualifizierte Fachleute (z. B. Treuhänder, Steuerberater oder Rechtsanwalt).

✨ Tipp: Druck die wichtigsten Punkte als kleine Checkliste aus oder lege eine Vorlage bereit. So wird das Rechnungen schreiben noch einfacher und schneller.